Daten werden in vielen Bereichen unseres Lebens produziert und erfasst. Man denke nur an die vielen Kundenkarten, die jeder von uns im Portemonnaie hat und mithilfe derer Handelsunternehmen Aufschluss über das Kaufverhalten ihrer Kunden bekommen wollen.
Auch in den Einkaufs- und Finanzabteilungen von Unternehmen werden massenweise Daten produziert, da immer mehr Prozesse elektronisch ablaufen. Jede Bedarfsanforderung, Bestellung, Rechnungsverarbeitung generiert Daten und kann wertvolle Aufschlüsse für das Spend Management liefern.
„Data is the new oil. It’s valuable, but if unrefined it cannot really be used“, sagte Clive Humby bereits 2006.
Doch wie „raffiniert“ man Daten, wie macht man sie nutzbar?
Schritt 1: Ausgabentransparenz herstellen
Die erste Herausforderung auf dem Weg zur Nutzbarmachung von Daten für das Spend Management ist die Ausgabentransparenz. Daten zu den Ausgaben eines Unternehmens werden an verschiedenen Stellen erzeugt. Es gibt meist nicht die eine Person, die den Überblick über alle Ausgaben hat. Je größer ein Unternehmen, desto mehr Kostenstellenverantwortliche müssen miteinbezogen werden, um ein vollständiges Bild zu bekommen, zum Beispiel jene für den indirekten Einkauf, für Reisekosten, für Fixkosten etc. Entsprechend stecken diese Daten in mehreren verschiedenen Systemen, mit denen die Unternehmensbereiche jeweils arbeiten. Um vollständige Transparenz zu erlangen, müssen diese Datensilos aufgebrochen werden, d.h. die Verantwortlichen müssen bereit sein, „ihre“ Daten mit Ihnen zu teilen. Ausgabentransparenz zu erreichen benötigt also Zeit, Beharrlichkeit – und die Unterstützung des CFOs.
Wurden alle Daten zur Verfügung gestellt, sehen Sie sich mit vielen Datensätzen konfrontiert. Schlecht nur, dass diese alle unterschiedlich strukturiert sind, denn verschiedene Länder, Unternehmensbereiche, Abteilungen haben unterschiedliche Anforderungen an das Reporting. Ohne Konsolidierung erreichen sie keinen Überblick über das große Ganze und auch die Analyse der Daten ist so nicht möglich. Doch die manuelle Konsolidierung der Daten ist schwierig und extrem zeitaufwändig. Abhilfe können hier nur unternehmensweit standardisierte Prozesse in Einkauf und Finanzen sowie einheitliches Reporting schaffen.
Schritt 2: Daten aus Einkauf und Finanzen Sinn verleihen
Sind die Daten zusammengetragen und konsolidiert, geht es an die zweite Herausforderung: die Ausgabenanalyse. In anderen Worten: Wie verleihen Sie der Ansammlung von Daten aus Einkauf und Finanzen Sinn?
Mit einem Analysetool können Sie Ausgaben nach verschiedenen Kriterien filtern und erste Analyseergebnisse auf einen Blick erfassen, zum Beispiel:
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Tatsächliche Ausgaben, also bezahlte Rechnungen, geben Auskunft über den aktuellen Stand der Ausgaben.
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Anstehende Ausgaben, d.h. Rechnungen, die schon genehmigt, aber noch nicht bezahlt wurden, beziffern den Geldbedarf in der näheren Zukunft und zeigen das Potential für die Nutzung von Skonti.
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Durch Ausgaben, zu denen man sich durch Bestellungen bereits verpflichtet hat, kann der Geldbedarf recht weit im Voraus eingeschätzt werden. Außerdem kann zu diesem Zeitpunkt schon analysiert werden, in welchen Kategorien wie viel ausgegeben wird und welche Konditionen mit den Lieferanten bestehen.
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Regelmäßige Ausgaben, die auf Verträgen basieren, helfen ebenfalls bei der Vorhersage des Geldbedarfs in weiterer Zukunft. Zudem ermöglichen die Daten einfaches Vertragsmanagement und unterstützen bei Verhandlungen.
So entsteht ein vollständiges Bild über vergangene und geplante Ausgaben. Doch natürlich kann man bei der Analyse noch weiter ins Detail gehen.
1. Ausgabendaten des Einkaufs
Darunter fallen alle Daten aus offenen Bestellanforderungen, offenen Bestellungen und erhaltenen, unbezahlten Waren. Analysemöglichkeiten ergeben sich mit diesen Daten unter anderem in folgenden drei Feldern:
Bestellanforderungen
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Bestellweg (Katalog, Punch-out, Freitext)
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Durchlaufzeit von der Bestellanforderung bis zur Bestellung
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Anzahl der Genehmigungen pro Anforderung
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Verhältnis von Anforderungen zu Bestellungen (nach Wert/Volumen)
Bestellprozess
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Analyse der Zahlungsbedingungen
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Analyse der Ausgaben nach bestimmten Kategorien (Geographie, Warengruppe)
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Anzahl der Bestellpositionen pro Bestellung
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Genutzte Rabatte
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Durchschnittlicher Bestellwert
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Auftragsdurchlaufzeit
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Realisierungszeit
Lieferantenbewertung
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Bevorzugt genutzte Lieferanten
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Preisvergleiche
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Höhe der Ausgaben auf Basis von Verträgen
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Rechtzeitige Lieferungen
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Auftragserfüllungsrate (bestellte Anzahl vs. empfangene Anzahl)
2. Ausgabendaten der Kreditorenbuchhaltung
Die Ausgabendaten der Kreditorenbuchhaltung kommen aus bezahlten und genehmigten Rechnungen sowie Rechnungen, die sich noch in der Bearbeitung finden. Auch hier finden sich mehrere Ansatzpunkte für Analysen im Rahmen des Spend Managements:
Rechnungsverarbeitungsprozess
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Rechnungsverarbeitungszeit
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Genehmigungszeit
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Identifizierung von Engpässen im Verarbeitungsprozess
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Ursachen für die manuelle Bearbeitung (Ausnahmenbehandlung)
Daten-Abgleiche
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Anteil von Rechnungen mit zugehörigen Bestellungen („spend under control“)
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Maverick Buying-Quote
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Quote der Rechnungen, die durch erfolgreichen Abgleich automatisch verarbeitet werden
Ausgaben
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Ausgabenanalyse nach Kategorien, Kostenstellen etc.
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Analyse der Ausgaben bei den wichtigsten Lieferanten
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Analyse der Zahlungsbedingungen
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Pareto-Verteilung (X% der Ausgaben bei X% der Lieferanten)
Zahlung
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Pünktlichkeit der Zahlungen (bzw. accounts payable aging)
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Skontimöglichkeiten
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Prognose zum Cash-Bedarf
Wie ich bereits beschrieben habe, ergeben sich die Herausforderungen beim Spend Management hauptsächlich aus den bestehenden Strukturen und einer heterogenen IT-Landschaft. Also wie lässt sich das lösen? Ein durchgängig elektronischer Purchase-to-Pay-Prozess schafft Einheitlichkeit und ermöglicht einen unkomplizierten Überblick über alle Daten, die im Verlauf des Prozesses anfallen. An gute P2P-Lösungen können Sie verschiedene (ERP-)Systeme anbinden, so dass Sie über nur einen Zugriffspunkt an die Daten aus den verschiedenen Unternehmensbereichen herankommen. Ein integriertes Analytics-Modul lässt die Analyse dann zum Kinderspiel werden. Auf individuell konfigurierbaren Dashboards können Sie die für Sie wichtigen Kennzahlen darstellen lassen, um sie jederzeit im Blick zu behalten.
Sie wollen wissen, wie das in der Praxis funktioniert? Dann sprechen Sie mich über das Kontaktformular an.
