So überzeugen Sie Ihren Einkauf von einer integrierten Purchase-to-Pay-Lösung

In unserer schnelllebigen globalen Marktwirtschaft sehen sich Unternehmen einem immer größeren Wettbewerbsdruck ausgesetzt. Kosten sollen kontrolliert und neue Wachstumsmöglichkeiten identifiziert werden. Finanzielle Flexibilität ist geschäftskritisch. Daher ist es an der Zeit, dass sich Unternehmen von ihrer Ansicht über Purchase-to-Pay als einzelne Teilprozesse, die in funktional isolierten Abteilungen durchgeführt werden, verabschieden.

Stattdessen sollte der gesamte Prozess als eine Wertschöpfungskette betrachtet werden, in der Finanz und Einkauf zusammenarbeiten, um gemeinsam Unternehmensziele zu verfolgen.

Die Grundlage für eine integrierte Purchase-to-Pay-Lösung ist der Austausch elektronischer Dokumente wie Bedarfsanforderungen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen. Eingehende Rechnungen können dann mit Bestellungen, Zahlungsplänen oder Verträgen abgeglichen werden. Den größten Nutzen können Sie aus einem durchgängig elektronischen Purchase-to-Pay-Prozess ziehen, wenn möglichst viele Schritte automatisiert werden. 

Ein gemeinsamer Prozess, viele Vorteile 

Ein gemeinsamer elektronischer Prozess bietet sowohl der Buchhaltung als auch dem Einkauf viele Vorteile:

• Mehr Effizienz: Wenn Buchhaltung und Einkauf ihre Prozesse aufeinander abstimmen, können administrative Aufwände auf beiden Seiten gesenkt werden und ein höherer Automatisierungsgrad wird möglich. Findet zum Beispiel bereits bei der Bestellanforderung ein Freigabeprozess und die Kontierung statt, kann die Rechnung ohne erneutes Durchführen dieser Schritte automatisch verbucht werden. Wertvolle Arbeitszeit wird freigesetzt und Kosten werden gesenkt.

• Bessere Datenqualität: Mit einer integrierten Lösung für den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess vermeiden Sie Fehler generierende Medienbrüche. Daten müssen nicht mehrmals in verschiedene Systeme eingegeben werden und manuelle Arbeiten werden insgesamt reduziert. Die Fehlerquote sinkt und die Datenqualität steigt.

• Erhöhte Transparenz: Alle Daten und Dokumente des gesamten Prozesses werden in einem System abgebildet und lassen sich jederzeit abteilungsübergreifend einsehen. Das führt zu lückenloser Nachvollziehbarkeit der einzelnen Vorgänge und umfassender Kontrolle der Finanzströme entlang der gesamten Prozesskette.

Mehrwert für den Einkauf: So überzeugen Sie Ihre Kollegen 

Die Ausgabenkontrolle gehört zu den wichtigsten Aufgaben des Einkaufs. Der Weg dorthin führt über die Ausgabenanalyse. Damit identifiziert der Einkauf Einsparpotenzial, deckt Risiken in der Lieferkette auf und hilft bei der Verbesserung von Compliance. Doch der unternehmensweite Überblick über alle Ausgaben gestaltet sich oft schwierig. Die erforderlichen Daten müssen mühsam zusammengesucht werden. Machen Sie Ihrem Einkauf deutlich, welchen Mehrwert eine enge Zusammenarbeit mit der Buchhaltung bringt. Mit einer integrierten Purchase-to-Pay-Lösung hat der Einkauf jederzeit unmittelbaren Zugriff auf alle Rechnungsdaten und erhält unkompliziert einen Überblick über zurückliegende Beschaffungsvolumen, das eigene Zahlverhalten oder die Konditionen früherer Rechnungen.  Ausgaben können bestimmten Kategorien, Regionen oder Geschäftseinheiten zugeordnet werden. So kann der Einkauf mit Ihrer Hilfe Hebel für Verhandlungen über Einkaufskonditionen identifizieren und relevante Fragen beantworten:

• Wie hoch sind die Einkaufskosten je Lieferant? 

• Wie haben sich die Preise entwickelt? 

• Wo liegt das durchschnittliche Zahlungsziel? 

Gleichzeitig schafft eine vernetzte Purchase-to-Pay-Lösung gute Lieferantenbeziehungen und gute Lieferantenbeziehungen sind ein klarer Wettbewerbsvorteil. Elektronische Prozesse verkürzen die Durchlaufzeiten, Rechnungen können pünktlich oder mittels integrierter Finanzierungslösungen sogar früher bezahlt werden. Das sichert die finanzielle Handlungsfähigkeit Ihrer Lieferanten. Zusätzlich wird der Einkauf weiter entlastet, denn Lieferanten haben über ein Portal jederzeit Einblick in den Status ihrer Rechnung und die Kommunikation im Fall von Unstimmigkeiten wird vereinfacht.

Warten Sie nicht länger damit, Ihrem Einkauf zu verdeutlichen, wie die Buchhaltung dabei unterstützen kann, Optimierungspotenziale im gesamten P2P-Prozess aufzudecken, wertvolle Arbeitszeit freizusetzen und die Beschaffung strategischer auszurichten. Unser „Leitfaden zu vernetztem Purchase-to-Pay“ hilft Ihnen bei Ihrer Positionsbestimmung und zeigt, wie eine schrittweise Transformation zu einem integrierten Purchase-to-Pay-Prozess aussehen kann.