Robotic Process Automation – Ein Realitätscheck für die Praxis der Finanzabteilungen

Andreas Kirchberg,
Horváth & Partners

Ist Robotic Process Automation (RPA) nur ein kurzweiliger IT-Hype oder steckt darin die Zukunft der Prozessautomatisierung? Die Wahrheit liegt irgendwo dazwischen: Roboter ermöglichen wesentlich kürzere Bearbeitungszeiten, aber Ihre Einsatzmöglichkeiten sind noch teilweise begrenzt. Allerdings ist der Weg bis zur künstlichen Intelligenz nicht mehr weit. Wie Sie passende Anwendungsmöglichkeiten identifizieren und sich dem Thema RPA schrittweise nähern, erklärt Andreas Kirchberg von Horváth & Partners in seinem Gast-Beitrag in unserem Blog.

Transformation durch Digitalisierung ist einer der Kernpunkte auf der Agenda von 77% aller CFOs, laut Erhebungen von Horvath & Partners im Juli 2018. Um dem wachsenden Druck nach Effizienzsteigerungen im Finanzbereich zu begegnen, steht das Trendthema Robotic Process Automation (RPA) daher hoch im Kurs. Doch wie sieht es in der Praxis der Finanzabteilungen aus? Ist RPA nur ein vorübergehender IT-Hype oder doch die Zukunft der Automatisierung? 

Robotic Process Automation – eine kurze Erklärung

Hinter RPA stecken letztendlich Programme, die den täglichen Arbeitsablauf unterstützen und automatisieren. Die Rede ist allerdings nicht von klassischen Programmen, die nacheinander Codezeilen abarbeiten. Stattdessen imitieren die Roboter die menschliche Arbeitsweise am Computer, indem sie zum Beispiel Felder ausfüllen, bestimmte Eingaben tätigen, mit Masken arbeiten etc. Im Idealfall merkt der Computer nicht einmal, ob er von einem Menschen oder einem Roboter bedient wird. Das bedeutet: Unternehmen können routinierte Arbeitsprozesse an RPA-Programme delegieren und gewinnen dadurch Ressourcen für andere Aufgaben.

Was können die Roboter?

Viele Unternehmen schieben das Thema Digitalisierung immer noch auf, obwohl das Potenzial einer Automatisierung klar auf der Hand liegt. Denn mit neuer Software kommen neue Probleme ins Haus: Schnittstellen zu bestehenden Systemen müssen implementiert werden, Mitarbeiter sollen sich einarbeiten, die IT-Infrastruktur braucht Updates etc. Mit Robotic Process Automation ist das deutlich einfacher, denn die Roboter arbeiten mit dem bestehenden System. Neben der RPA-Software müssen Sie keine weiteren Programme installieren. Die Roboter benutzen genau dieselben Applikationen wie Ihre Mitarbeiter. 

Vorteile von RPA im Vergleich zu Mitarbeitern:

• Roboter arbeiten sehr schnell und reduzieren die Prozessdauer um bis zu 90 %.

• Roboter arbeiten rund um die Uhr und schaffen dadurch deutlich mehr Arbeit. 

• Roboter haben keine Nachmittagstiefs und machen keine Flüchtigkeitsfehler.

• Insgesamt kann der Einsatz von RPA bis zu 80 % Kosten sparen. 

Die besten Anwendungsmöglichkeiten für Robotic Process Automation

Prinzipiell können Sie RPA überall dort einsetzen, wo standardisierte Prozesse nach festen Regeln ablaufen, zum Beispiel in der Buchhaltung oder im Reporting. Je besser die Prozesse in Ihrem Unternehmer aufeinander abgestimmt sind, desto mehr Aufgaben können Roboter für Sie übernehmen. Allerdings ist RPA auch auf diese Prozesse beschränkt, denn Roboter können noch keine eigenen Entscheidungen treffen. Gerade bei mittelständischen Unternehmen tritt zudem häufig das Problem auf, dass die Roboter gar nicht vollständig ausgelastet werden. Da hilft ein Blick in andere Unternehmensbereiche, gerade wenn Sie mit verschiedenen ERP-Systemen arbeiten. Geben Sie dem Roboter verschiedene Aufgaben, bis er permanent beschäftigt ist. Dann lohnt sich der Einsatz von Robotic Process Automation. 

Beispiel aus dem operativen Einkauf

Ein RPA-Programm kann mithilfe einer Lieferantenliste und vorgefertigten Textbausteinen Angebote von Ihren Lieferanten einholen. Aber die finale Auswertung und Entscheidung übernimmt weiterhin ein Mitarbeiter, da es für diesen Arbeitsschritt selten festgelegte Kriterien gibt. 

Robotic Process Automation – Status quo in deutschen Unternehmen

Wir haben unsere Kunden von Horváth & Partners befragt und dabei festgestellt, dass sich die meisten Unternehmen – vor allem im deutschen Mittelstand – gerade noch in der Denkphase in Bezug auf RPA befinden. Immerhin über 35 % der Unternehmen haben bereits ein erstes RPA-Pilotprojekt implementiert. Fast 100 % unserer Kunden erwarten eine Steigerung der Qualität und Reduzierung der Bearbeitungszeiten durch die Roboter. Dabei befinden wir uns erst am Anfang der Entwicklung zur künstlichen Intelligenz. Aktuell liegt der Schwerpunkt im Markt auf „Minibots“, die ohne oder nur mit limitierter Entscheidungskompetenz das menschliche Verhalten nachahmen. Doch es sind schon erste Prototypen der nächsten Entwicklungsstufe im Einsatz, die Daten automatisch validieren und korrigieren können. 

Ist RPA das neue Allheilmittel der Automatisierung?

Wir sagen ganz klar: Nein! Aber RPA ist auch nicht nur ein Hype, der in ein paar Jahren wieder vorbei sein wird. Die Roboter ergänzen bestehende Automatisierungs-Tools und schließen Lücken, die für andere Programme bisher zu aufwendig waren. Für jeden Prozess müssen Sie individuell entscheiden, ob sich eine Automatisierung lohnt und welches Tool dafür in Frage kommt. Der Vorteil von Robotic Process Automation: Bereits für kleines Geld können Sie die Roboter mit einem Pilotprojekt im bestehenden System einsetzen und Ihre eigenen Erfahrungen machen. 

In 4 Schritten zur Robotic Process Automation

1. Prozesse prüfen

Im ersten Schritt sollten Sie prüfen, welche Prozesse Sie an Roboter abgeben können. Nehmen Sie hierzu Ihre innerbetrieblichen Prozesse unter die Lupe und halten Sie nach streng geregelten und sich wiederholenden Prozessen Ausschau. Nutzen Sie hierfür das Wissen Ihrer Mitarbeiter, schließlich kennen diese sich mit den Prozessen am besten aus.  

2. Pilot aufsetzen

Große Anbieter von RPA-Software stellen Testversionen zum Download zur Verfügung. Probieren Sie die Automatisierung doch einfach mal anhand eines Teilprozesses aus! Dann merken Sie schnell, ob sich Robotic Process Automation für Sie lohnt oder nicht. 

3. RPA integrieren

Wenn das Pilotprojekt erfolgreich läuft und Sie von dem Potenzial einer Automatisierung überzeugt sind, dann können Sie sich die anderen Prozesse und Teilprozesse vornehmen. 

4. Ressourcen nutzen

Im besten Fall übernehmen die Roboter immer mehr Aufgaben Ihrer Mitarbeiter und sparen dadurch Kosten und Arbeitszeit. Aber was machen Sie mit den neu gewonnenen Ressourcen? Ein Tipp: Nutzen Sie sie für die digitale Transformation Ihres Unternehmens. Anstatt neue qualifizierte Mitarbeiter auf dem hart umkämpften Arbeitsmarkt suchen zu müssen, können Sie auf das Wissen Ihrer bestehenden Mitarbeiter zurückgreifen und sie für wichtige Aufgaben innerhalb der Digitalisierung einsetzen. 

Wenn Sie das Thema weiter vertiefen möchten, können Sie sich hier die Aufnahme des Webinars  nochmal ansehen. Dabei gebe ich über RPA hinaus einen Ausblick, wie sich die Rolle des CFO durch digitale Transformation weiter verändern wird und wie Sie Ihre CFO Organisation 4.0 gestalten.

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