Wenn Eingangsrechnungen im Unternehmen verloren gehen, Zahlungsfristen überschritten werden und Mitarbeiter tausende Rechnungen im Jahr abtippen – dann ist es Zeit für eine Prozessoptimierung. Anhand eines Praxisbeispiels zeigen wir, wie die Implementierung einer Automatisierungslösung im Rechnungseingang zu mehr Kontrolle und kürzeren Durchlaufzeiten führt.
Wo ist die Rechnung abgeblieben? Bei mehreren tausend Eingangsrechnungen im Jahr kann ein Unternehmen schnell den Überblick verlieren. Vor allem wenn es für Rechnungseingang und Rechnungsverarbeitung kaum standardisierte Workflows gibt und sich die Dokumente auf dem Schreibtisch des Kollegen stapeln, der gerade zwei Wochen im Urlaub ist. So geschehen bei einem deutschen Maschinenbauer, mit dem wir einen eintägigen Innovationsworkshop durchgeführt haben. Nach ausführlicher Analyse und der Umsetzung von Optimierungsmaßnahmen kann das Unternehmen dank mehr Automatisierung im Rechnungseingang die Kontrolle über seine Rechnungsprozesse zurückerlangen und durch kürzere Durchlaufzeiten viel Geld sparen.
Ausgangssituation: Nur 30 % elektronisch verarbeitete Rechnungen
Pro Jahr landen etwa 150.000 Eingangsrechnungen bei dem Unternehmen, etwa 70% der Rechnungen haben einen Bestellbezug und könnten automatisch zugeordnet und verarbeitet werden. Allerdings werden nur rund 44.000 bestellbezogene Rechnungen über ein Dokumenten-Management-System (DMS) automatisch mit den Bestellungen abgeglichen. Die restlichen 106.000 Eingangsrechnungen gehen den aufwendigen Weg über die manuelle Verarbeitung.
Das Unternehmen ist auf vier Standorte verteilt, an denen Rechnungen in Papierform und als PDF-Dokumente ankommen. Alle Rechnungen gehen über die Hauspost an die Zentrale. Dafür werden sogar die PDF-Rechnungen ausgedruckt, wodurch bereits vorhandene elektronische Daten verloren gehen. Die weitere Bearbeitung ist abhängig von der Rechnungsart. Ist ein Bestellbezug vorhanden, werden die Informationen von der Rechnung zum Großteil mittels OCR erfasst oder manuell ins DMS eingegeben. Das DMS gleicht die Informationen automatisch mit der Bestellung ab und transferiert die Rechnung zur Bezahlung ins ERP-System. Ist die Eingangsrechnung hingegen nicht bestellbezogen, geht das Papier weiter an die Fachabteilung. Von hier aus wandert es nach Prüfung und Freigabe durch den Kostenstellenverantwortlichen und die Kreditorenbuchhaltung wiederum in einem manuellen Prozess ins ERP-System.
Schwachstellen im Rechnungsprozess des Maschinenbauers
Die Weitergabe der Papierrechnungen über die Hauspost und von Schreibtisch zu Schreibtisch birgt mehrere Risiken und potentielle Fehlerquellen in sich:
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Zunächst hat eine Eingangsrechnung dadurch eine sehr hohe Durchlaufzeit von durchschnittlich 15 Tagen. Weitere Verzögerungen, z.B. durch Falschzustellungen, sind nicht ungewöhnlich.
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Ohne eine zentrale Plattform fehlen Übersicht und Kontrolle über die einzelnen Prozessschritte. Für den Jahresabschluss müssen alle Informationen mühsam aus verschiedenen Systemen zusammengesucht werden.
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Die mangelnde Qualität der erfassten Daten durch manuelle Eingabe sowie die bestehende OCR-Lösung führen zu vermehrten Ausnahmebehandlungen.
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Fehlende Toleranz bei Abweichungen im DMS-Abgleich führt zu verringerter Automatisierung: Jeder Fall muss einzeln vom Einkauf geprüft und manuell im ERP erfasst werden.
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Für rund 45.000 Rechnungen ohne Bestellbezug ist gar kein (teil-)automatisierter Workflow vorhanden.
Ziel: Alle Rechnungen in einem System
Aus der Analyse der Ausgangssituation hat sich ein klares Ziel ergeben, auf das mit den Optimierungsmaßnahmen hingearbeitet werden soll: eine zentrale Plattform und harmonisierte Prozesse zur Verarbeitung aller Eingangsrechnungen, um den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess zu optimieren und somit den Mitarbeitern die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen sowie das Erledigen von Aufgaben im Rechnungsprozess zu erleichtern.
Für die Erreichung dieses Ziels haben wir Optimierungsmaßnahmen zunächst für folgende drei Fokusbereiche festgelegt:
1. Datenqualität:
Eine ausgezeichnete Datenqualität ist der Schlüssel zu einer möglichst hohen Automatisierungsrate. Je mehr Rechnungen bereits in elektronischer Form eingehen und nahtlos weiterverarbeitet werden, desto weniger Abweichungen treten auf. Folglich besteht der erste Optimierungsschritt in der Einführung von Baswares PDF e-Invoice für 100% elektronische Eingangsrechnungen. Lieferanten können mit dieser Lösung ihre Rechnungen ganz einfach im PDF-Format per E-Mail schicken. Der Empfänger wiederum erhält strukturierte Rechnungsdaten, die automatisch weiterverarbeitet werden können.
Zunächst werden alle strategischen Lieferanten mit hohem Rechnungsvolumen angebunden. Anschließend erfolgt die Aktivierungskampagne für die restlichen Lieferanten.
Die Optimierung der OCR-Erkennung sowie der Validierung mithilfe von Lieferanten-Stammdaten sorgt darüber hinaus für eine hohe Datenqualität von digitalisierten Papierrechnungen.
2. Durchlaufzeiten:
Der komplizierte papierbasierte Workflow lässt sich kaum beschleunigen, deshalb ist die Einführung eines elektronischen Workflows auch für Rechnungen ohne Bestellbezug die einzig praktikable Lösung für kürzere Durchlaufzeiten. Die Verarbeitung von wiederkehrende Rechnungen (zum Beispiel für Leasing-Gebühren von Dienstfahrzeugen) kann mit einem elektronischen Prozess sogar vollständig automatisiert und damit deutlich beschleunigt werden. Zudem sind mit einer vereinfachten Ausnahmebehandlung bei Rechnungen mit Abweichungen weniger manuelle Kontrollen notwendig. Mit Baswares Purchase-to-Pay-Lösung können alle diese Workflows abgebildet werden.
3. Transparenz & Kontrolle:
Durch die Vereinheitlichung der verschiedenen Eingangsrechnungsprozesse behält das Unternehmen leichter die Übersicht und kann jederzeit die Prozesse intern nachverfolgen. Durch die Implementierung einer Analysekomponente in die P2P-Lösung können Schwachstellen schnell identifiziert und der Prozess immer weiter optimiert werden.
Sind diese Grundsteine erstmal gelegt, lässt sich auch weiter in die Zukunft denken: Nach der Rechnungsverarbeitung können mit der bestehenden Lösung auch die Beschaffungsprozesse automatisiert und auf einen elektronischen Rechnungsausgang umgestellt werden.
Business Case: Lohnt sich der Aufwand?
Allein durch die optimierte Verarbeitung von Rechnungen ohne Bestellbezug können im Vergleich zum bisherigen papierbasierten Workflow 876.000 € Prozesskosten in den ersten drei Jahren eingespart werden. Der Return of Investment wird bereits im ersten Jahr der Nutzung erreicht.
Weitere Einsparmöglichkeiten ergeben sich durch kürzere Durchlaufzeiten. In der Regel werden beim Maschinenbauer die Rechnungen ohne Bestellbezug aufgrund des komplizierten Workflows zu spät bezahlt, sodass kein Skonto-Rabatt genutzt werden kann. Mit einer kürzeren Durchlaufzeit spart das Unternehmen 1,62 Mio. € durch potentielle Rabatte aus Skonto-Vereinbarungen.
Geht man einen Schritt weiter und stellt auch den Rechnungsausgang auf elektronisch um, können allein durch die Nutzung von PDF per E-Mail auch an dieser Stelle deutlich Kosten eingespart werden. Jährlich verschickt der Maschinenbauer 70.000 Ausgangsrechnungen per Post – mit 0,70 € Porto- und 0,05 € Materialkosten pro Brief, zuzüglich manuellem Aufwand. Eine Umstellung auf PDF-Rechnungen bringt Einsparungen von 0,39 € pro Rechnung, zuzüglich Prozesskosten.
Das hier aufgeführte Kundenprojekt zeigt eindrücklich, wie viel Geld optimierte Prozesse und ein hoher Automatisierungsgrad wert sind. In einem Webinar habe ich das Praxisbeispiel mit unseren Lösungsvorschlägen noch ausführlicher dargestellt – hier geht es zum Video.
So wie dem Maschinenbauer geht es vielen Unternehmen, die durch veraltete Strukturen und Papierberge jeden Tag Zeit und Ressourcen einbüßen. Mit einem kostenfreien Innovationsworkshop für Kunden und Interessenten können wir gemeinsam mit Ihnen die Prozesse in Ihrem Unternehmen analysieren und Potenzial für Optimierungen erkennen. Haben Sie Fragen oder möchten Sie weitere Informationen zu unserem Innovationsworkshop, dann nehmen Sie einfach Kontakt mit mir auf.
