Die Digitalisierung von Unternehmensprozessen ist mittlerweile keine Option mehr, sondern eine Notwendigkeit. Die E-Rechnung ist dabei ein wesentlicher Treiber. Mit dem medienbruchfreien Austausch strukturierter Daten in den Finanzprozessen wird die Basis zur Erschließung neuer Technologien und Geschäftsfelder gelegt.
Digitalisierung ermöglicht effektive, zukunftsfähige Prozesse, KPIs in Echtzeit, vernetztes Arbeiten und mobile Anwendungen, kurz: den Übergang von der old economy zur digital economy. Die E-Rechnung ist im Zuge der Digitalisierung nicht nur ein kleiner Baustein von vielen, sondern ein wesentlicher Treiber. Die Motivation zur Einführung der E-Rechnung ist zwar erstmal „nur“ die Optimierung der Arbeitsabläufe vom Empfang bis zur Buchung und Archivierung von Rechnungen, doch die damit verfügbaren strukturierten Daten schaffen Zugang zu einem weiten digitalen Kosmos.
Elektronische Rechnungen und deren automatisierte Bearbeitung sind nicht das Endergebnis der Digitalisierung, sondern Voraussetzung, um mit der fortschreitenden Digitalisierung Schritt halten zu können.
Sich wiederholende transaktionale Tätigkeiten, wie man sie vielfach in der Buchhaltung findet, eignen sich besonders gut für die Automatisierung. Denken Unternehmen über die Digitalisierung ihrer Backoffice-Funktionen nach, sind die Rechnungsprozesse folglich ein guter Ausgangspunkt. Möchte man das Potential der elektronischen Rechnung jedoch voll nutzen, kommt man nicht umhin, auch die vor- und nachgelagerten Prozesse entlang der Supply Chain in die Überlegungen miteinzubeziehen. Je mehr dieser Prozesse digitalisiert sind, desto stärker lässt sich die Rechnungsverarbeitung automatisieren. Die Vorteile davon liegen klar auf der Hand:
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schnellere Bearbeitungszyklen
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niedrigere Fehlerquoten
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reduzierte Kosten
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mehr Kapazitäten für wertschöpfende Tätigkeiten
Wie die E-Rechnung im Konkreten die Digitalisierung des Purchase-to-Pay-Prozesses befeuert, hat der Verband elektronische Rechnung (VeR) in dem Whitepaper „Die E-Rechnung: Treiber der digitalisierten Supply Chain“ detailliert dargestellt.
Vorsprung durch Daten
Ein durchgängig elektronischer Prozess von der Bestellung bis zur Bezahlung hat aber noch einen weiteren entscheidenden Vorteil: Unternehmen verfügen damit über strukturierte Daten des gesamten P2P-Prozesses, die Dank des medienbruchfreien Austauschs eine hohe Qualität aufweisen – und das ist das Gold der digital economy.
Neue Geschäftsfelder und Technologien bedeuten neue Prozesse, neue Kunden und neue Anforderungen. Das steht in Wechselwirkung mit den Finanzprozessen. Werfen wir beispielsweise einen Blick auf die Automobilindustrie. Mit dem Einzug des Internet of Things, selbstfahrenden Autos und der Veränderung von Mobilität an sich ergeben sich (nicht nur) für Automobilhersteller ganz neue Geschäftsfelder. E-Autos müssen aufgeladen und dies abgerechnet werden. Selbstfahrende Autos parken selbständig und zahlen auch das Parkticket. Das nachträgliche Hinzufügen von Fahrzeugfunktionen je nach individuellem Bedarf („Function on demand“) zieht ebenfalls einen Zahlprozess nach sich. Doch wie wird das alles organisatorisch umgesetzt? Welche neuen Zahlungsarten werden künftig eine Rolle spielen? Wie gestaltet man Micro-Payments für neue Services? All diese Aspekte müssen in den Finanzprozessen abgebildet werden. Es ist wohl überflüssig zu erwähnen, dass Unternehmen, die bei der Digitalisierung dieser Prozesse weit fortgeschritten sind, einen großen Wettbewerbsvorteil haben.
Auch in der Produktion hat sich einiges verändert. Wenn heute Roboter am 3D-Drucker Teile fräsen und in die Fertigung bringen, dann verändert das die Supply Chain und letzten Endes auch die damit einhergehenden Finanzprozesse. Konsistente Daten sind zwingende Voraussetzung für sämtliche Zukunftstechnologien der Industrie 4.0. Die derzeit hoch gehandelten digitalen Trends heißen maschinelles Lernen, robotergesteuerte Automatisierung und künstliche Intelligenz. Sie basieren auf der Auswertung strukturierter Daten, um daraus zu lernen oder Empfehlungen für künftige Handlungsschritte auszusprechen. Ohne eine hohe Datenqualität, wie sie nur mit einem medienbruchfreien Austausch geschaffen werden kann, verschließt man sich diesen Möglichkeiten.
Bisher spielte die Finanzabteilung in vielen Unternehmen eine nachgelagerte Rolle. Prozessveränderungen wurden in den Fachabteilungen ausgedacht und umgesetzt und erst im Nachhinein die Prozesse der Finanzabteilung daran angepasst. Die Finanz ist jedoch schon längst nicht mehr „nur“ der Kostenverwalter im Hintergrund, sondern ein wertschöpfender Bestandteil eines Unternehmens, der mit der E-Rechnung die Grundlage für eine weitere Digitalisierung schaffen und Lösungen mitgestalten kann. Nutzen Sie diese Chance und gestalten Sie den Wandel im Rahmen Ihrer Möglichkeiten – wir unterstützen Sie dabei gerne.
Dass die digitale Transformation mittlerweile keine Option mehr ist, sondern eine Notwendigkeit, stellt übrigens auch Bruno Koch im aktuellen Billentis-Report fest. Dieser gibt einen umfassenden Überblick über die aktuelle Entwicklung der E-Rechnung – im deutschsprachigen Raum, in Europa und global – sowie über technologische und rechtliche Neuerungen. Den ganzen Billentis-Report erhalten Sie hier zum Download.
