Das Gutschriftverfahren – Eine sinnvolle Ergänzung zur e-Invoicing Strategie?

Kaufen Sie regelmäßig bei den gleichen Lieferanten Rohstoffe und Materialien ein? Dann bekommen Sie immer wieder ähnliche Rechnungen, die Sie überprüfen und buchen müssen. Mit dem Gutschriftverfahren drehen Sie den Spieß um und beschleunigen Ihren Zahlungsverkehr. Das könnte eine wertvolle Ergänzung für Ihre e-Invoicing-Strategie sein.

Über elektronische Rechnungen im Allgemeinen und e-Invoicing im Speziellen haben meine Kollegin Margit Tschauner und ich in diesem Blog bereits berichtet. Wer sich gerade mit der automatisierten Rechnungsabwicklung beschäftigt und dafür eine e-Invoicing-Strategie entwickelt, der sollte das Gutschriftverfahren als ergänzende Komponente in Betracht ziehen. Sinnvoll kann es immer dann sein, wenn Sie langfristig mit Ihren Lieferanten zusammenarbeiten und häufig wiederkehrende, vergleichbare Einzelaufträge vergeben. Das sind auch die Gründe, warum das Gutschriftverfahren in der Automobilindustrie und im Handel weit verbreitet ist.

Gutschriftverfahren – in 5 Schritten erklärt

Das Gutschriftverfahren, im Englischen „Evaluated Receipt Settlement“ genannt,hat nichts mit der „Gutschrift“ im Sinne einer Rechnungskorrektur zu tun. Stattdessen ist es eine „umgekehrte“ Art der Abrechnung, bei der Sie als Kunde eine Gutschriftsanzeige an Ihren Lieferanten stellen und damit die herkömmliche Rechnung ersetzen. Hier sind die einzelnen Schritte für Ihre e-Invoicing-Strategie:

1. Wareneingang prüfen

Das Gutschriftverfahren beruht auf einer systemgestützten Prüfung, ob die Ware des Lieferanten eingegangen ist bzw. ob die Leistung erbracht wurde. Ist dies der Fall, wird der Wareneingang durch eine Buchung im ERP-System festgehalten.

2. Abgleich mit offenen Bestellungen und Freigabe

Der verbuchte Wareneingang wird automatisch der zugrundeliegenden Bestellung zugewiesen und diese ist damit für die Abrechnung freigegeben.

3. Gutschriftsanzeige erstellen

Im Zuge der automatischen Abrechnung erstellt Ihr System für die Bestellung eine Gutschriftsanzeige. Diese ersetzt die Rechnung Ihres Lieferanten und enthält alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben, die bereits in Ihrem System hinterlegt sind:

• Menge

• Art

• Preis der Ware / Dienstleistung

• Umsatzsteuer

• etc.

Die Gutschrift (im Englischen „Self-Billing Invoice“ genannt) ist ein formales Rechnungsdokument und somit gelten auch dieselben Regeln. Wie eine Rechnung können Sie diese Gutschriftsanzeige elektronisch archivieren, um sie später mit der Buchung auf Ihrem Konto zu verknüpfen. Bei Bedarf können Sie den Beleg auch ausdrucken.

4. Gutschriftsanzeige versenden

Je nach Vereinbarung mit Ihrem Lieferanten wird die Gutschriftsanzeige per e-Invoicing-Netzwerk oder E-Mail an ihn versendet. Dadurch beschleunigen Sie die Rechnungsabwicklung und den Zahlungsverkehr.

5. Abrechnungsbeleg buchen

Buchungstechnisch wird die Bezahlung an den Lieferanten genauso wie eine Eingangsrechnung behandelt. Gezahlt wird auf Grundlage der bereits hinterlegten Zahlungsbedingungen.

Vorteile durch das Gutschriftverfahren für Käufer und Lieferant

Grundsätzlich kann man sagen, dass sich das Gutschriftverfahren nicht für alle Beschaffungsvorgänge eignet. Aber wenn es als Ergänzung der e-Invoicing-Strategie richtig zum Einsatz kommt, kann es die Laufzeiten von Rechnungen verkürzen, Fehler durch manuelles Eingreifen verhindern, die rechnungsbezogene Kommunikation vereinfachen und auf beiden Seiten Kosten sparen. Voraussetzung für ein effektives Gutschriftverfahren sind häufige, wiederkehrende und vergleichbare Einzelaufträge, also beispielsweise auf Basis fest verhandelter Konditionen für Waren, Rohstoffe oder Bauteile. Nur unter bestimmten Voraussetzungen eignet sich das Verfahren hingegen für Dienstleistungsbestellungen.

In der Automobilindustrie und im Handel werden Gutschriften zum Beispiel beim Einkauf von Automobil-Komponenten oder Handelsware genutzt, wenn bereits eine lange Lieferantenbeziehung mit festen Konditionen besteht. Dann können beide Seiten die Vorteile des Verfahrens nutzen:

Vorteile für Sie als Käufer

• Der übliche Aufwand für die Rechnungsprüfung wird an Ihren Lieferanten übertragen. Sie übermitteln die Gutschriftsanzeige und es liegt in der Verantwortung des Lieferanten zu prüfen, ob die Gutschrift mit den vereinbarten Preisen und der gelieferten Menge übereinstimmt.

• Da Sie die Gutschrift auf Basis der vorliegenden Daten erstellen, d.h. verbuchter Wareneingang sowie verhandelte Preise, vereinfacht sich Ihr Abrechnungsprozess. Rückfragen aufgrund fehlerhafter Rechnungen entfallen damit.

• Mit der Gutschriftsanzeige stoßen Sie den Zahlungsverkehr schneller an und müssen nicht auf die Rechnung des Lieferanten warten. Dieses Verfahren ist ideal, wenn Sie die Rechnungsdaten für Ihre betriebsinterne Bilanzierung frühzeitig benötigen.

Vorteile für Ihre Lieferanten

• Der Lieferant muss keine Rechnungen mehr für Ihr Unternehmen erstellen und spart sich ggf. die Kosten für Papier und Porto.

• Das Mahnwesen wird deutlich einfacher, da Sie als Kunde durch die Gutschriftsanzeige Ihre Zahlungswilligkeit zeigen und das Geld meistens kurz darauf überweisen.

Der Weg zum effektiven Gutschriftverfahren

1. Geeignete Lieferanten identifizieren

Wichtig für die e-Invoicing-Strategie ist die Segmentierung Ihrer Lieferanten. Auf Basis verschiedener Merkmale wie Lieferantengröße, Belegvolumen, Land und Prozessbesonderheiten ordnen Sie Ihre Lieferanten verschiedenen Clustern zu. Für jedes Cluster definieren Sie Prioritäten und Prozessvarianten, um so die geeigneten Lieferanten für ein Gutschriftverfahren zu benennen.

2. Gegenseitige Vereinbarung treffen

Wenn Sie geeignete Lieferanten für das Gutschriftverfahren ausgewählt haben, ist zunächst eine gegenseitige Vereinbarung zwischen Käufer und Lieferant notwendig. Diese Vereinbarung legt fest, dass der Lieferant die Abrechnungslast im Rahmen einer individuellen Vereinbarung auf Sie als Leistungsempfänger überträgt. Dadurch verpflichtet sich der Lieferant, keine Rechnungen mehr an Sie zu schicken. Sie als Kunde verpflichten sich wiederum, die Gutschriftsanzeige zeitnah zu erstellen und die Abrechnung im vereinbarten Zeitraum durchzuführen.

3. Lieferanten elektronisch anbinden

Der nächste Schritt zu einem effizienten Gutschriftverfahren ist die elektronische Anbindung der ausgewählten Lieferanten an Ihr System. Wie beim e-Invoicing stellt sich hier die Frage der Skalierbarkeit: Wie schaffen Sie es, hunderte oder tausende Ihrer Lieferanten anzubinden, um die Gutschriftsanzeige elektronisch zu übermitteln? Bei Basware-Kunden haben sich folgende Lösungsoptionen bewährt:

• Ihre Lieferanten können über ein Empfängerportal die Gutschriftsanzeigen ganz einfach als PDF und Datensatz herunterladen oder können sich den Beleg – zusätzlich oder alternativ – per E-Mail zusenden lassen (z.B. auch im ZUGFeRD-Format).

• Lieferanten, die eine voll integrierte Lösung suchen, können natürlich auch eine Schnittstelle etablieren, um die Daten direkt im gewünschten Format in ihr System zu erhalten.

Die potenzielle Anzahl der Lieferanten, mit denen Sie das Gutschriftverfahren elektronisch abwickeln können, erhöht sich durch diese einfachen Lösungen erheblich. Der Aufwand ist für beide Seiten minimal und lohnt sich selbst bei einer geringen Belegmenge pro Lieferant.

Speziell für die Automobilindustrie erfahren Sie in unserem Whitepaper, wie Sie Ihre Zulieferer per e-Invoicing-Netzwerk an Ihr System anbinden können. Des Weiteren erarbeiten wir gerne mit Ihnen gemeinsam eine e-Invoicing-Strategie und unterstützen Sie bei der Berechnung des Business-Cases. Sprechen Sie uns an – für ein kostenloses und unverbindliches Beratungsgespräch.