Benchmarking in der Kreditorenbuchhaltung: Die wichtigsten Kennzahlen berechnen und vergleichen

Leistungskennzahlen gibt es wie Sand am Meer. Diverse Studien zeigen, dass es Unternehmen oftmals schwerfällt, die relevanten KPIs für die verschiedenen Unternehmensbereiche zu identifizieren.

Folglich werden häufig zu viele Kennzahlen überwacht. Um Erfolge zu messen und Grundlagen für Entscheidungen zu schaffen, konzentriert man sich allerdings am Besten auf wenige wichtige Kennzahlen und misst sich mit Benchmarking an Best-in-Class-Unternehmen. Mit den folgenden fünf liegen Sie sicher nicht falsch.

Kosten pro Rechnung

Mit dieser Kennzahl können Sie auf einen Blick erkennen, welche Kosten für die Bearbeitung einer Rechnung entstehen. Das hängt allerdings von vielen verschiedenen Faktoren ab, was die Berechnung etwas knifflig macht. Ausgaben, die berücksichtigt werden müssen, sind unter anderem:

• Kosten im Zusammenhang mit dem Rechnungsformat und dem Bearbeitungsworkflow, z.B. Einscannen von Papierrechnungen oder Hin- und Herschicken zwischen verschiedenen Standorten.

• Aufwände für Kopien und das Archivieren der Rechnungen

• Mitarbeitergehälter

• Verwaltungsaufwände

• Kosten für den IT Support

Schaut man sich verschiedene Studien und Benchmark Reports an, kommt man bei einem manuellen, papierbasierten Prozess auf Kosten in Höhe von $20 - 40 pro Rechnung. Mit der Umstellung auf einen elektronischen Prozess und einem hohen Automatisierungsgrad bei der Rechnungsbearbeitung kann man die Kosten deutlich senken. Best-in-class-Unternehmen kommen auf maximal $4 pro Rechnung.

Ein Tipp: Das Forschungs- und Beratungshaus PayStream Advisors bietet einen „Cost Per Invoic„Cost Per Invoice“ Kalkulatore“ Kalkulator an, der Ihnen helfen kann, die Kosten pro Rechnung in Ihrer Organisation einzuschätzen.

Durchlaufzeit

Die Durchlaufzeit misst den Zeitraum, der zwischen dem Eintreffen der Rechnung und deren Verbuchung liegt, und damit die Effizienz des Genehmigungsprozesses. Ein ineffizienter Prozess ist verantwortlich für eine niedrige Produktivität der Kreditorenbuchhaltung und belastet die Kunden-Lieferanten-Beziehung. Außerdem führt er geradewegs zu Geldverlust durch verpasste Skonti und Mahngebühren.

Im ePayables Report von 2015 nennen Ardent Partners eine durchschnittliche Durchlaufzeit von 11,4 Tagen. Kreditorenbuchhaltungen, die mehr als 80% echte elektronische Rechnungen bekommen und einen hohen Automatisierungsgrad vorweisen, können laut Erhebungen von Basware eine Durchlaufzeit von unter 3 Tagen erreichen. Dafür ist ein durchgängig elektronischer Prozess vom Einkauf bis zur Bezahlung unerlässlich.

Patrick Scheuber, stellvertretender Leiter Rechnungswesen bei der Luzerner Kantonalbank AG, kann das bestätigen (für mehr Details: zur Case Study):

„Der gesamte Prozess vom Rechnungseingang bis zur Verbuchung dauert nur noch ein bis zwei Tage. Unser Rekord liegt bei 14 Minuten!“

Anzahl der Rechnungen pro Mitarbeiter (FTE)

Diese Kennzahl wird verwendet, um die Produktivität der Kreditorenbuchhaltung zu messen. Ermittelt wird sie ganz einfach, indem man die Menge der bearbeiteten Rechnungen in einem bestimmten Zeitraum (Tag, Monat oder Jahr) durch die Anzahl der Mitarbeiter bzw. FTEs (full-time equivalents) teilt, welche diese bearbeiten.

In Unternehmen mit einem durchgängig elektronischen Purchase-to-Pay-Prozess, die rund 25%  aller Rechnungen als e-Invoice erhalten, liegt der Benchmark bei 20.000 verarbeiteten Eingangsrechnungen pro FTE pro Jahr. Bei Unternehmen mit einem Automatisierungsgrad von über 90% kann dieser Wert sogar bei ca. 90.000 Eingangsrechnungen liegen. Ein schöner Nebeneffekt: Nicht nur die Produktivität kann mit Automatisierung gesteigert werden, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit. Denn Kreditorenbuchhalter werden von Routineaufgaben befreit und haben mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten.

Anteil der Rechnungen, die mit einer Bestellung verknüpft sind

Ein wichtiger Schritt im Rechnungsverarbeitungsprozess ist die Validierung der Rechnungsdaten. Liegt eine Bestellung zur Rechnung vor, lässt sich der Abgleich voll automatisiert vornehmen. Auch die Genehmigung der Rechnung kann vereinfacht bzw. übersprungen werden, wenn bereits eine genehmigte Bestellung vorliegt. Ein echter Turbo für die Durchlaufzeiten!

Der durchschnittliche Prozentsatz von Rechnungen, die mit einer Bestellung verknüpft sind, liegt laut Ardent Partners bei 58,9%. Als Benchmark für Best-in-Class-Unternehmen gelten 73,1%. Voraussetzung dafür ist ein durchgängig elektronischer Purchase-to-Pay-Prozess mit einer hohen Datenqualität.

Ausnahmenquote

Die Datenqualität spielt auch eine entscheidende Rolle für den Anteil der Ausnahmen, also derjenigen Rechnungen, die manuell (nach)bearbeitet werden müssen. Gründe dafür sind fehlerhafte oder fehlende Informationen auf Rechnungen und Bestellungen sowie Nadelöhre im Genehmigungsprozess. In durchschnittlichen Unternehmen werden mehr als eine von sechs Rechnungen als Ausnahme behandelt. Bedenkt man, wie viel Zeit und Ressourcen die Ausnahmenbehandlung kostet, wird schnell deutlich, warum eine niedrige Ausnahmenquote das Ziel einer jeden Kreditorenbuchhaltung sein sollte. Das kann nur gelingen, wenn der Rechnungsverarbeitungsprozess hoch standardisiert ist und störungsfrei verläuft. Unternehmen, die das vorbildlich umsetzen, können Quoten zwischen 5% und 1,8 % erreichen.

Nun stellt sich nur noch die Frage, wie man die Kennzahlen unkompliziert überwachen kann. Erstaunlicherweise nutzen immer noch zu wenige Unternehmen, die Technologie, die dafür zur Verfügung stünde. Gerade mal 15% der befragten Unternehmen aus der IOFM Studie 2015  greifen auf Dashboards zurück, um sich die KPIs auf einen Blick anzeigen zu lassen. Dabei ist die Integration von benutzerfreundlichen Analytics-Tools in P2P-Lösungen mit dem richtigen Anbieter kein Problem.

Wenn Sie wissen möchten, wie das geht, sprechen Sie mich an.

Wer weitere Benchmarks im gesamten Purchase-to-Pay-Prozess sucht, dem empfehle ich folgendes Datenblatt zu P2P KPIs  (auf Englisch).