Jede Organisation muss über kurz oder lang agiler werden. Dafür benötigt man einen transparenten Procure-to-Pay Prozess. Wie Unternehmen das schnell und einfach umsetzen können, haben Jörg Schramm und Julian Pauli kürzlich gemeinsam mit Timmy Lack von Baswares Partner Wucato in einem Webinar gezeigt. Mit Basware Procurement und dem Sortiment von Wucato steht Nutzern ein umfangreiches Sortiment mit über 15 Mio. Artikeln zur Verfügung – schnell und einfach. Wir geben Ihnen hier nochmal einen Überblick über die Inhalte des Webinars.
Unternehmen bewegen sich in schwierigen Zeiten mit stetig wachsender Komplexität in allen Arbeitsbereichen. Ursachen hierfür sind unter anderem Einschränkungen des freien Handels durch die Politik von Donald Trump, die Coronapandemie und ihre Auswirkungen sowie der aktuelle Krieg Russlands gegen die Ukraine und die daraus resultierenden Wirtschaftssanktionen. Diese Faktoren setzen den Einkauf, aber auch die Rechnungsbearbeitung deutlich unter Stress. Deloitte hat in seinem CPO Survey von 2021 postuliert, dass Agilität das Gegenmittel zur wachsenden Komplexität ist – und da waren einige von den aktuellen Problemen noch gar nicht sichtbar. Unternehmen können also nur dann überleben, wenn sie agiler werden und sehr viel schneller auf Veränderungen reagieren können.
Doch wie wird ein Unternehmen agiler? Indem es Prozesse vereinfacht, optimiert und seine Ausgaben kontrolliert. Um das zu erreichen, muss es Kennzahlen messen und zwar nicht nur einige wenige oder nur für Teilbereiche, sondern alle relevanten Unternehmenskennzahlen und diese in einer Gesamtübersicht darstellen. Denn nur wenn man tagesaktuelle Kennzahlen zur Verfügung hat, kann man sich zum einen kontinuierlich verbessern, zum anderen schnell reagieren, wenn sich durch äußere Einflüsse Änderungen ergeben bzw. die Veränderungen durch die Kennzahlen frühzeitig erkennen. Wenn man darüber hinaus so viele Prozesse wie möglich automatisiert – vor allem die einfachen Prozesse – können sich die Mitarbeiter auf strategische Aufgaben konzentrieren.
Ich möchte Ihnen zeigen, wie Sie Ihren Source-to-Pay-Zyklus, also vom strategischen Sourcing über den operativen Einkauf, die Rechnungsautomatisierung bis hin zu verschiedenen Zahlungsmöglichkeiten, transparenter gestalten und dadurch mehr Agilität erlangen.
Einsparungen im Source-to-Pay-Zyklus durch Optimierung
Der Source-to-Pay-Zyklus ist ein Kreislauf, der aus mehreren Einzelprozessen besteht. Um diese abzubilden, sind in einem Unternehmen in der Regel mehrere verschiedene IT-Systeme im Einsatz, zum Beispiel ein oder mehrere ERP-Systeme und unterschiedliche Procurement-Systeme, je nachdem, ob es um die Beschaffung von Dienstleistungen, Direktmaterial oder indirektem Material geht. Egal wie viele Lösungen im Einsatz sind, für einen transparenten S2P-Zyklus ist es wichtig, dass alle integriert sind. Nur so kann man erkennen, wo man steht, und welche tagesaktuellen Veränderungen es gibt.
Anhand der Procurement-Lösung von Basware möchten wir Ihnen das beispielhaft darstellen. Werfen wir zunächst einen Blick auf die Rechnungsautomatisierung. In der Übersicht kann man den tagesaktuellen Stand der relevanten Kennzahlen sowie den Verlauf über einen definierten Zeitraum sehen. Von dort aus kann man über verschiedene Reports weiter ins Detail gehen. Besonders gerne wird von unseren Kunden der Ausnahmen-Report genutzt, denn darüber erlangt man einen guten Einblick in die Prozesse und kann Optimierungsmöglichkeiten identifizieren. Die Ausnahmen, also Rechnungen, die nicht automatisiert verarbeitet werden können, da sie keinem vordefinierten Standard entsprechen, sind mit Problemen im Prozess assoziiert. Dank des Reports können diese Probleme aufgedeckt, Unternehmensbereichen bzw. Lieferanten zugeordnet und behoben werden. Nach den Vorgaben des Unternehmens werden Optimierungspotenziale priorisiert und nach der Umsetzung mit der Analytics-Funktion unserer Lösung der Erfolg der Maßnahmen gemessen. So kann man direkt erkennen, welche weiteren Optimierungen angestoßen werden sollten oder wo man nachjustieren muss. Und schon hat man einen agilen, transparenten Prozess. Startet man mit den Best Practices einer Lösung, kann man sehr schnell Ergebnisse erzielen und den Weg zum agilen Unternehmen beschleunigen.
Ein wichtiger Aspekt beim Einsatz einer Procurement-Lösung ist die Datenqualität, also welche Daten stehen zur Verfügung, wie werden sie aufbereitet, wie funktioniert der Austausch mit Lieferanten oder anderen Unternehmenssystemen. Je besser die Datenqualität, desto stärker kann man Prozesse automatisieren und Transparenz herstellen und desto besser sind dann auch die Analysen. Daher sollte ein besonderes Augenmerk auf die Integrationsfähigkeit der Procurement-Lösung gelegt werden. Gelingt dies gut, kann dank Optimierung die Prozessdurchlaufzeit einer Rechnung – um beim Beispiel von oben zu bleiben – im Mittel von 25 auf realistische vier Tage reduziert werden und damit auch die Prozesskosten von 20 auf 3 Euro.
Wir haben Kunden auf dem Weg zu einem agilen Unternehmen in unterschiedliche Kategorien eingeteilt und beispielhaft ein paar Kennzahlen aufgelistet.
Vergleichen Sie Ihre Kennzahlen mit diesen Beispielen, so bekommen Sie einen Eindruck, wo Ihr Unternehmen ungefähr steht und wo sie eventuell noch Optimierungspotenzial haben. Vielleicht bei den Kosten der Bestellung, die hier von über 60 auf unter 10 Euro sinken oder beim Anteil Ihrer Ausgaben, die bestimmten Vorgaben aus dem Einkauf entsprechen, dem Spend under Management also.
Um aufzuzeigen, welchen Wert Basware seinen Kunden bietet, haben wir den Analyst Forrester gebeten, einige unserer Kunden zu interviewen und darauf basierend einen Business Case zu rechnen. Er zeigt im Detail auf, wo Einsparungen passieren. Forrester kommt zu dem Schluss, dass durch die Schaffung von Transparenz und die integrierten Prozesse mit Hilfe der Basware-Lösung Einsparungen von 1 bis 3 % der Ausgaben erzielt werden können.
Wie funktioniert die Nutzung des Wucato-Sortiments über Basware Procurement konkret?
Mit der Procurement-Lösung von Basware kann der komplette Procure-to-Pay-Prozess auf einer Oberfläche abgebildet werden. Je nach Funktion des jeweiligen Mitarbeiters werden ihm aber nur die für ihn relevanten Module bereitgestellt. Wichtige Aufgaben können nach Dringlichkeit sortiert direkt auf dem Startbildschirm dargestellt werden, damit Sie sie jederzeit im Blick haben. Auch die Einkaufsrichtlinien Ihres Unternehmens können über einen Link, der aufs Intranet oder auf ein pdf-Dokument verweist, direkt auf der Startseite hinterlegt werden, so dass alle Mitarbeiter einen Überblick darüber haben.
Natürlich sind die Anforderungen an eine Lösung je nach Unternehmen und Ausgabenart durchaus unterschiedlich. Baswares Procurement-Lösung bietet hier verschiedene Auswahlmöglichkeiten in einer Oberfläche. Man kann zum Beispiel Kataloge verwenden, die entweder intern zur Verfügung gestellt werden oder vom Lieferanten. Freitext-Bestellungen können generiert und Formulare hinterlegt werden, über die der Einkauf nach Kategorien unterteilt die wichtigsten Informationen abfragt. Man kann Anfragen an vorgeprüfte Lieferanten rausschicken, auch wenn der entsprechende Artikel oder die Dienstleistung nicht in einem Katalog zur Verfügung steht. Und man kann durch unsere Partnerschaft direkt das Sortiment von Wucato nutzen, deren Kataloge schon vorgeprüft sind, wo Preise bereits verhandelt wurden und das in die Basware-Lösung integriert ist.
Um benötigte Waren oder Dienstleistungen zu finden, gibt es mehrere Möglichkeiten. Einerseits kann man die Suchfunktion nutzen, in die man bestimmte Schlagwörter eingibt. Andererseits kann man die „guided buying“-Verknüpfung verwenden. So findet man einfach und intuitiv die benötigen Waren oder Dienstleistungen. Die „guided buying“-Verknüpfung funktioniert so, dass Sie gewisse Schlagwörter, Warengruppen oder besonders häufig bestellte Artikel direkt auf der Startseite hinterlegen. So können Mitarbeiter ohne Weiteres die benötigten C-Teile, Hausmeisterdienste oder Snacks für das nächste Meeting bestellen. Eine weitere Möglichkeit, wie Mitarbeiter zu den benötigten Artikeln finden, besteht darin, dass sie durch die von Ihnen definierten Kategorien navigieren – von der Hauptkategorie über Unterkategorien bis hin zum konkreten Artikel.
Entscheidet sich der Mitarbeiter für die Nutzung des Wucato-Sortiments, erfolgt der nahtlose Absprung auf die Wucato-Plattform. Auch hier gibt es nun die Möglichkeit über Kategoriennavigation oder Suchfunktion zu den benötigten Artikeln zu kommen. Des Weiteren kann man über die Lieferantenübersicht direkt einen bestimmten Lieferanten vorfiltern und bekommt dann nur dessen Kataloge angezeigt. Bei Klick aufs Lieferantenlogo erhält man zudem eine Kurzvorstellung des jeweiligen Lieferanten. Außerdem kann man eine Favoritenliste für häufig benötigte Dinge anlegen, über die Bestellhistorie Produkte auswählen und erneut bestellen und Bestellvorlagen für immer wieder gleich benötigte Zusammenstellungen, wie zum Beispiel eine Büroausstattung für neue Mitarbeiter, hinterlegen.
In 19 Kategorien hat Wucato die Produktkataloge der Lieferanten einsortiert. Geht man zum Beispiel in die Kategorie Büromaterial, finden sich 5 Kataloge. Die Produkte in den Katalogen sind versehen mit Preisen, Verfügbarkeiten, Bildern und mit Informationen zu den jeweiligen Lieferanten, damit Sie immer wissen, von wem Sie Ihre Waren und Dienstleitungen erhalten. Natürlich gibt es auch Filtermöglichkeiten. Egal, welches Produkt man sucht, hat man immer die Möglichkeiten, nach Lieferant und Marke zu filtern. Die weiteren Filter sind von der Produktart abhängig, das können Farben oder Gebindegrößen sein. Klickt man ein bestimmtes Produkt an, bekommt man alle notwendigen Informationen angezeigt. Die Darstellung der Produktseite ist immer gleich aufgebaut, links die Bilder, rechts die Beschreibungen.
Nehmen wir als Beispiel einen blauen Stift. Wenn man ein eindeutiges Produkt ausgewählt hat, bekommt der Nutzer weitere Informationen. Das sind zum Beispiel die Lieferanten-Artikelnummer die EAN-Nummer und auch die Hersteller-Artikelnummer, sowie natürlich der Preis oder eine vorhandene Rabattstaffel. Über den sogenannten EAN-Check können Sie durch Eingabe der EAN-Nummer verschiedene Lieferanten für das spezifische Produkt vergleichen. Die Ergebnisse des Checks können nach Verfügbarkeit, Verpackungseinheit oder Preis sortiert werden.
Auch über die Suchleiste kann auf der Wucato-Plattform nach Produkten gesucht. Dabei arbeitet Sie mit Auto-Vervollständigung der Suchbegriffe und auch Artikel- oder EAN-Nummern können hier eingegeben werden. Gibt man zusätzlich zum Suchbegriff noch einen Lieferanten oder eine Gebindegröße mit ein, wird direkt bei der Suche schon gefiltert, zum Beispiel „Bremsenreiniger Würth“ oder „Bremsenreiniger 500ml“. Bei Gefahrstoffen wird nach der Auswahl zusätzlich zu den üblichen Produktinformationen das Sicherheitsdatenblatt und ggf. weitere technische Informationen angezeigt.
Mit einem Klick auf den Warenkorb-Button legt man das Produkt, für das man sich entschieden hat, dann in den Warenkorb. Nach Auswahl aller benötigten Produkte und Dienstleistungen, geht man zum Abschluss der Bestellung in die Warenkorb-Ansicht. Hier bekommt man einen Überblick, welche Produkte von welchen Lieferanten stammen und ob sie vom Lieferanten direkt oder von Wucato verkauft werden.
Bei Wucato wird zwischen direkten und indirekten Lieferanten unterschieden. Indirekte Lieferanten senden ihre Waren zwar direkt an Sie, die Rechnungsstellung erfolgt aber zusammen mit Positionen von anderen indirekten Lieferanten über Wucato. Sie bekommen also eine konsolidierte Rechnung für Produkte und Dienstleistungen mehrerer Lieferanten. Die indirekten Lieferanten sind alle per Start freigeschaltet. Im Weiteren können nicht benötigte Lieferanten deaktiviert werden. Bei den direkten Lieferanten kommen sowohl die Waren als auch die Rechnung vom Lieferanten selbst. Besteht Ihrerseits bereits eine Geschäftsbeziehung mit einem Lieferanten und auch ein Rahmenvertrag, so können diese Angaben und vorverhandelte Preise mit in die Wucato-Lösung übernommen werden.
Wenn Sie schließlich auf "OCI Warenkorb senden" klicken, gelangen die Daten aus dem Wucato-Warenkorb wieder genauso nahtlos zurück zu Basware Procurement. Hier können Sie den Warenkorb oder die Bestellung weiter bearbeiten, indem Sie Kostenstellen oder eine Lieferadresse hinterlegen oder was auch immer Sie noch benötigen hinzufügen. Der Bestellabschluss erfolgt dann in der Basware-Lösung genau so, wie Sie es gewohnt sind.
Nutzen und Vorteile der Wucato-Integration in Basware Procurement
Wucato bietet ein sehr großes Lieferanten- und Produktportfolio. Hinterlegt sind über 100 namhafte Lieferanten aus dem deutschen B2B-Markt, die großen Wert auf eine gute Produktdatenqualität legen, und 19 Verkaufskategorien. Gemeinsam mit Basware kann ganz einfach innerhalb von 3-6 Monaten eine Implementierung und ein Setup der Wucato-Oberfläche erzielt werden. Mit nur einer technischen Anbindung stehen Ihnen dann eine Vielzahl an Lieferanten und Produkten zur Verfügung. Die Produktdaten werden zentral von Wucato verwaltet. So stehen Ihnen alle Informationen, wie Verfügbarkeit, Preise, technische Angaben, Sicherheitsdatenblätter und ähnliches ohne Aufwand Ihrerseits immer aktuell zur Verfügung. Statt vieler kleiner Rechnungen, erhalten Sie im Bereich der indirekten Lieferanten eine konsolidierte Rechnung vom Kreditor Wucato direkt in Ihre Basware-Lösung.
Wenn Sie mehr über Basware Procurement und die Nutzung des Wucato-Sortiments erfahren möchten, sprechen Sie uns an.
Wucato ist eine Plattform für digitale Beschaffung, wurde 2015 in Stuttgart gegründet und gehört zur Würth-Gruppe. Wucato beschäftigt derzeit 37 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am Standort und im Außendienst und bietet seinen Kunden über 20 Millionen Produkte von über 100 Lieferanten.
