Automatisierung: Das Heilmittel für die Transformation der Pharmaindustrie

Die Pharma-Branche steht unter einem besonders großen Druck, den Wert ihrer Produkte zu demonstrieren und die steigenden Kundenerwartungen zu erfüllen. Daher ringen Pharma-Unternehmen um die Optimierung der internen und externen Produktivität. In diesem Blogbeitrag skizzieren wir, wie Digitalisierung und Automatisierung manuelle, sich wiederholende Aufgaben eliminiert und 100 %ige Transparenz liefert. Dadurch können Unternehmen sich an Marktveränderungen anpassen und kontinuierliches Wachstum fördern.

Automatisierung zur Steigerung der Effizienz und Kontrolle

Die Pharmabranche steht vor ihren ganz eigenen Herausforderungen. Entsprechend nimmt sie sich auch auf ihre eigene Art und Weise dem Thema Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung an. Beträchtliches Wachstum, sowohl organisch als auch durch Fusionen und Übernahmen, führt dazu, dass die Unternehmen sich abmühen, mit wachsenden Rechnungsvolumen und anspruchsvollen Produktionsplänen Schritt zu halten - und dabei die Umwelt und Nachhaltigkeit im Auge zu behalten. Angesichts des hohen Erwartungsdrucks, bahnbrechende Impfstoffe, Behandlungen und Medikamente zu entwickeln, ist es für Pharmaunternehmen von entscheidender Bedeutung, über die notwendigen Werkzeuge zu verfügen, um dies auch weltweit umzusetzen.

Laut einer Deloitte-Umfrage aus dem Jahr 2020 glauben 52 % der Führungskräfte in der Pharmazie, dass die Transformation einzelner Funktionen mithilfe digitaler Technologien in den nächsten 5 Jahren oberste Priorität haben wird. So lange Unternehmen sich auf Papier und manuelle Prozesse verlassen, wird der Zahlungsprozess erheblich verlangsamt sein. Störungen der Lieferkette sind unvermeidlich, die Einhaltung globaler Vorschriften folglich nicht möglich. Dies kann weitere Lieferkettenrisiken sowie Strafen nach sich ziehen.

Durch die Implementierung einer zentralen Plattform wie die von Basware können Sie manuelle Aufgaben, die mit der Aggregation von Daten aus verschiedenen Quellen verbunden sind, beseitigen und einen zentralen Knotenpunkt für alle Ihre Daten schaffen. So können Ihre Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung strategischere, datengesteuerte Entscheidungen treffen und sich auf wertschöpfende Aktivitäten wie die Ausfallsicherheit der Lieferkette, Risikominderung und Lieferantenzufriedenheit konzentrieren.

Fachleute aus der Pharmabranche sagen weitere Konsolidierungen und Umstrukturierungen voraus. Daher ist es für Unternehmen entscheidend, kurz- und langfristige Automatisierungspläne zu haben und eine Automatisierungs-Roadmap für heute, morgen und die Zukunft zu erstellen.

Vollautomatische Verarbeitung und globale Compliance mit Basware AP Automation

Da der Return-on-Investment (ROI) das oberste Gebot ist, müssen die unmittelbaren Vorteile der Automatisierung schnell greifbar werden. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die elektronische Rechnungsstellung (e-Invoicing). Durch die Abschaffung von Papier und die vollautomatische Verarbeitung unterstützen e-Invoicing-Lösungen wie die von Basware eine nahtlose Fernarbeit. Zudem bieten sie vollständige Transparenz über Lieferanten und Ausgaben.

Indem dezentrale Abläufe und veraltete Prozesse eliminiert werden, läuft der Betrieb wie gewohnt weiter - unabhängig davon, was in der globalen Wirtschaft passiert. Dank Automatisierung werden langwierige, manuelle Arbeitsschritte, die Prozesse verlangsamen, Kosten in die Höhe treiben und die Produktivität beeinträchtigen, obsolet. Speziell für Pharmaunternehmen bietet die fortschrittliche Rechnungsautomatisierung:

• konfigurierbare Geschäftsregeln und individuelle Logik für Rechnungsrouting, -abgleich und -freigabe

• Verwaltung und gleichmäßige Verteilung der Arbeitslast

• Umgang mit Zusatzkosten, Versand, Fracht, Steuern, Toleranzen

• Möglichkeit für benutzerdefinierte Felder auf Dokumenten (z. B.: Stapelverfolgung)

Durch die Automatisierung der Kreditorenprozesse mit Basware kann ein Unternehmen bis zu 95% seiner Rechnungen ohne menschliches Zutun bearbeiten – im Einzelfall sogar noch mehr.

Folgende 4 Rechnungsprozesse können beispielsweise vollständig automatisiert werden, um Ihr Unternehmen der Utopie des berührungslosen Arbeitens näher zu bringen.

1. RECHNUNGSEMPFANG: Empfang aller Lieferantenrechnungen in einem zentralen System, egal, in welchem Format sie eingehen – einschließlich elektronischer EDI- und XML-Rechnungen, gemailter PDFs und sogar Papier

2. DATENEXTRAKTION: Verarbeitung aller Rechnungen, um benötigte Informationen zu extrahieren (einschließlich OCR für Papierrechnungen) und die Daten in Ihrem zentralisierten System zu speichern

3. VALIDIERUNG & GENEHMIGUNG: Bestätigung, dass die extrahierten Daten mit den Dokumenten- und Referenzdaten übereinstimmen (z. B. Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen), dann Weiterleitung zur Kontierung und endgültigen Genehmigung

4. BEZAHLUNG: Zahlungsanweisung für den Lieferanten oder Problembehandlung (z.B. bei doppelteer Belastung) vor der Freigabe der Zahlung

(Lesen Sie mehr in unserem Bericht "Backing In' zur Verbesserung des Procure-to-Pay (P2P) ROI")

Aus einer globalen Compliance-Perspektive werden Rechnungseingang, -verarbeitung, -archivierung und -besteuerung in einem sicheren, aber leicht zugänglichen, digitalen Rechnungsspeicher organisiert. Das vereinfacht es, Informationen für Prognosen oder mögliche Audits zusammenzutragen. Und dank der Integrationsfähigkeit von Basware mit mehr als 250 ERP- und Finanzsystemen, wie z. B. SAP, können Sie 100 % Ihrer Ausgabendaten präzise erfassen und so unternehmensweite Ausgaben- und Lieferantentransparenz erreichen.

In einer kürzlich durchgeführten Deloitte-Studie stuften 63 % der Führungskräfte in der Pharmabranche Forschung & Entwicklung (F&E) als eine der wichtigsten strategischen Prioritäten für die nächsten fünf Jahre ein. Um die Margen zu erhalten, die für kontinuierliche F&E erforderlich sind, setzen Unternehmen verstärkt auf Innovation und suchen nach Technologien, um die Effizienz zu steigern. Durch die vollständige Transparenz der Ausgaben können Unternehmen ihren ROI schnell quantifizieren und so zukünftige F&E-Aufwendungen und -Investitionen planen.

Wie Baswares Kunde API unternehmensweite Ausgabentransparenz erreichte

API ist eines der führenden australischen Unternehmen im Bereich Gesundheit und Pflege. Das Apothekengeschäft von API bietet Großhandelsvertrieb sowie Geschäfts- und Marketingdienstleistungen für Apotheken in ganz Australien. Die Einzelhandelssparte ist mit ihrer Einzelhandelsmarke "Priceline" führend im Gesundheits- und Pflegemarkt. Ihre Verbrauchersparte ist ein Nischenanbieter für rezeptfreie Arzneimittel und hat ihren Sitz in Neuseeland.

Vor der Zusammenarbeit mit Basware verarbeitete API jährlich fast 1,1 Millionen Rechnungen in seinen Filialen und Lagern in ganz Australien mit manuellen Methoden. Die Kreditorenbuchhaltung verarbeitete jede Woche etwa 40 Kisten Rechnungen. Diese Kisten enthielten Rechnungen und zugehörige Materialien wie Reklamationen, Liefernachweise und Kaufaufträge. Dieser Prozess war mühsam, schmerzhaft langsam und ein echter Zeitfresser. Das Ganze war nicht nur sehr kostspielig, sondern machte es für API auch fast unmöglich, einen Überblick über die Rechnungen oder die Kontrolle über die Abläufe in der Kreditorenbuchhaltung zu erlangen.

Durch die Entscheidung für Basware war API in der Lage, seine Kreditorenprozesse zu transformieren, signifikante Kosteneinsparungen zu erzielen und von der unternehmensweiten Ausgabentransparenz zu profitieren. Die Lösung von Basware wurde nahtlos in die bestehenden ERP-Systeme integriert, um die Zahlung aller Rechnungen abzuwickeln. Jetzt müssen weniger als 30 Prozent der Rechnungen mit Bestellbezug von einem Mitarbeiter geprüft und genehmigt werden. Ebenso werden Rechnungen, die nicht auf Bestellungen basieren und innerhalb der Toleranzen der API-Verträge liegen, automatisch und ohne menschliches Zutun durch das System geleitet.

"API war in der Lage, die Amortisation seiner Investition in Basware Invoice Automation in nur 10 Monaten zu erreichen, und wir konnten den Personalbedarf für die Rechnungsbearbeitung um fast 25 % reduzieren."

 Raymond Walker, Group Accounts Payable Manager bei API

(Erfahren Sie mehr in der API-Fallstudie)

Broschüre herunterladen: Basware-Lösungen für Pharmaunternehmen

Erreichen Sie mit Basware eine schnellere Wertschöpfungszeit. Beginnen Sie mit einem papierlosen Rechnungseingang und der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, um die Einhaltung globaler Vorgaben zu gewährleisten und die Verarbeitungseffizienz zu steigern. Machen Sie Ihr Finanzwesen mit fortschrittlicher Automatisierung und berührungsloser Verarbeitung zukunftssicher und nutzen Sie Analysen, um die Ausgabenkontrolle und die Ausfallsicherheit der Lieferkette zu verbessern. Lesen Sie mehr über die Vorteile der Basware-Lösungen.