Automatisierte Einkaufsprozesse aus Lieferantensicht – Praxisbeispiel Festo

An Lieferanten wird immer häufiger das Anliegen herangetragen, Einkaufs- und Rechnungsprozesse elektronisch abzuwickeln. Benjamin Schramm, Leitung E-Business und Logistik-Services der Festo Vertrieb GmbH & Co. KG, hat in seinem Vortrag auf der Basware Connect 2016 aus Lieferantensicht beschrieben, welche Anforderungen Kunden haben und welche Lösungen es dafür gibt. Zudem gab er Tipps, wie man mit den Herausforderungen bei der Einführung von e-Procurement Lösungen umgeht.

Die Festo Vertrieb GmbH & Co. KG stellt pneumatische, servopneumatische und elektrische Automatisierungstechnik für die Fabrik-und Prozessautomatisierung her und bietet ein sehr großes Produktportfolio. 33.000 Produkte mit zahlreichen Variationsmöglichkeiten zur individuellen Konfiguration stehen zur Auswahl. 300.000 Kunden werden größtenteils im Direktvertrieb betreut und können sowohl aus Katalogen als auch über Stücklisten bestellen.

Im Maschinen- und Anlagenbau sind Bestellungen über Fax noch sehr verbreitet. Doch auch hier hält die Digitalisierung Einzug und so wird an Lieferanten immer häufiger das Anliegen herangetragen, Einkaufs- und Rechnungsprozesse elektronisch abzuwickeln. Da der Kunde König ist, werden von ihm auch die Anforderungen definiert. Welche das sind und wie man mit den Herausforderungen bei der Anbindung an elektronische Prozesse umgeht, gibt im Folgenden die Erfahrungen von Benjamin Schramm wieder.

Anforderungen der Kunden

Um als Lieferant am elektronischen Einkaufsprozess des Kunden teilzunehmen, gibt es im Wesentlichen drei verschiedene Möglichkeiten. Welche davon man wählt, hängt natürlich hauptsächlich von den Anforderungen und Wünschen des Kunden ab.

1. Direktanbindung ohne Dienstleister: Hierbei handelt es sich um eine direkte Verbindung zwischen den ERP-Systemen von Kunde und Lieferant zur Übermittlung strukturierter Daten. Selbst bei gleichen ERP-Systemen ist das kein Plug’n’Play, sondern ein sehr komplexes Projekt mit einem hohen Implementierungsaufwand, das viele interne Ressourcen benötigt. Daher werden solche Anbindungen von Lieferanten nicht unbedingt bevorzugt und lohnen sich nur bei großen Kunden mit sehr hohem Beschaffungsvolumen bzw. Belegpositionen.

2. Direktanbindung mit Dienstleister: Eine andere Variante ist die Anbindung an das ERP-System des Kunden über einen Dienstleister. Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl von Anbietern. Manche übernehmen rein den technischen Aufwand der Anbindung. Das nimmt einem zwar Arbeit ab, lohnt sich aber wie Variante 1 nur bei großen Kunden. Anders ist es, wenn der Dienstleister den Lieferanten an eine Plattform anbindet, über die er strukturierte Daten an Kunden schicken kann. Mit nur einer Schnittstelle können beliebig viele Kunden erreicht werden, sofern diese an dieselbe Plattform angebunden sind, und unterschiedliche Anforderungen an Datenformate bedient werden. Das Anfangsinvestment ist zwar recht hoch, für weitere Kunden muss aber keine Anbindung mehr erfolgen, weswegen dann nur noch Transaktionsgebühren anfallen. Zudem sind kaum interne Ressourcen erforderlich.

3. Lieferantenplattform: Der Kunde stellt eine eigene Plattform zur Verfügung, auf der die Belegpositionen abgewickelt werden sollen. Dafür loggt man sich über eine Weboberfläche im Portal ein. Da hier manueller Aufwand auf die Lieferantenseite verlagert wird und dies mit automatisierten Vertriebsprozessen nicht in Einklang gebracht werden kann, wird diese Variante bei Festo nicht unterstützt.

Dienstleister und das Roaming-Verfahren

Für Festo zeigen sich gerade bei der Anbindung mit Dienstleister viele Vorteile. Neben Aufwand und Kosten für die Implementierung sowie diversen zusätzlichen Services ist das vor allem die Möglichkeit, mit einer Anbindung nicht nur einen Kunden, sondern viele zu erreichen. Und das betrifft nicht nur die Kunden, die denselben Dienstleister haben, sondern auch solche, die mit anderen Dienstleistern zusammenarbeiten – vorausgesetzt diese nehmen am Roaming-Verfahren teil.

Das Roaming ermöglicht – analog zu dem, was wir vom Mobilfunk kennen – den Austausch strukturierter Daten zwischen zwei verschiedenen Dienstleistern. Möglich wird das durch einen vom Verband elektronischer Rechnung (VeR) erarbeiteten Übertragungsstandard. Voraussetzung dafür ist, dass der Dienstleister Mitglied im VeR ist. Festo empfiehlt daher bei der Auswahl eines Dienstleisters unbedingt auf eine Mitgliedschaft im VeR zu achten. Denn Roaming reduziert die Komplexität und erhöht die Akzeptanz von elektronischen Prozessen.

Herausforderungen elektronischer Einkaufsprozesse aus Sicht von Festo

Im Laufe der Jahre und Projekte haben sich einige Herausforderungen herauskristallisiert, die sich auf die eine oder andere Weise wiederholen und die zu lösen wichtig sind für den Erfolg eines Projektes.

1. Effiziente Automatisierung nur mit strukturierten Daten: PDFs per E-Mail zu verschicken, spart zwar Porto und Papier, kann aber nicht automatisiert verarbeitet werden. Die Aufarbeitung von Papierbelegen über OCR ist aufwendig und fehleranfällig. Daher sollte man Belege bereits im strukturierten Datenformat erzeugen.

2. Medienbrüche vermeiden: Teilautomatisierte Prozesse führen meistens zu Problemen. Wenn man z.B. nur e-Invoicing macht anstatt den gesamten P2P-Prozess elektronisch zu gestalten, ergeben sich Probleme hinsichtlich der Stammdaten. Das bedeutet viel manuelles Nacharbeiten und verursacht Zahlungsverzögerungen. Von den Vorteilen automatisierter Prozesse kann nur bedingt profitiert werden. Deswegen lehnt Festo reine e-Invoicing-Projekte ab und empfiehlt, immer den gesamten P2P-Prozess im Blick zu haben.

3. Unterschiedliche Voraussetzungen – unterschiedliche Lösungen: Nicht alle Lieferanten sind gleich und somit auch nicht auf die gleiche Art und mit dem gleichen Aufwand anzubinden. Festo hat ein komplexes Produktportfolio, Inhalte kommen sowohl aus dem Materialstamm als auch aus dem Katalog. Standardprodukte werden über statische Kataloge beim Kunden eingebunden, konfigurierbare Produkte über dynamische. Und die Projekte von Festo sind gar nicht katalogfähig. Auch Kunden haben nicht immer die gleichen Voraussetzungen. So sind manche zum Beispiel nicht in der Lage, dynamische Kataloge einzubinden. Dies gilt es bei Automatisierungsprojekten zu berücksichtigen und entsprechende Lösungen zu suchen.

4. Datenqualität: Bei Festo hat sich gezeigt, dass eine zentrale Stammdatenpflege gut funktioniert. Damit hat man quasi eine Normungsstelle, die gute Datenqualität gewährleistet, und somit einen hohen Automatisierungsgrad der Prozesse ermöglicht.

Das Fazit von Festo in aller Kürze: Faxgerät war gestern, wir sind längst auf der nächsten Stufe angekommen. Natürlich bringt die Digitalisierung des P2P-Prozesses auch Hürden und Herausforderungen mit sich – aber dafür gibt es Lösungen.

Wer mehr über die Lösungen erfahren möchte, die Basware anbietet, kann sich gerne über das Kontaktformular mit uns in Verbindung setzen. Wir freuen uns auf ein persönliches Gespräch mit Ihnen.