Automatische Rechnungsverarbeitung mit Smart Coding – Noch schnellere Prozesse durch maschinelles Lernen bei der Kontierung

Vermutlich variiert der Automatisierungsgrad der Rechnungsverarbeitung selbst innerhalb Ihres Unternehmens für unterschiedliche Rechnungsarten. Wenn es zu Ihren Aufgaben gehört, die Prozesse – unabhängig von der Rechnungsart – so weit wie möglich in Richtung 100% zu automatisieren, haben wir eine gute Nachricht: Vollständige Rechnungsautomatisierung lässt sich mit Hilfe von innovativen Konzepten wie maschinellem Lernen erreichen. Erfahren Sie hier, wie Smart Coding das maschinelle Lernen für die automatische Kontierung von Rechnungen nutzt.

Was ist Smart Coding?

Smart Coding hilft Ihnen dabei, die Verarbeitungsprozesse für Rechnungen ohne Bestellbezug weiter zu automatisieren. Bei Rechnungen, die nicht durch einen Bestellabgleich, Zahlungspläne oder vordefinierte Vorlagen automatisch kontiert werden können, hilft Smart Coding die aufwendige manuelle Definition der Kontierung zu vereinfachen. Dem Benutzer werden, basierend auf einer Vielzahl von Variationen in den historischen Rechnungsdaten, die am besten passende Kontierung vorgeschlagen.  Diese kann der Benutzer annehmen oder anpassen. Jede Änderung hilft durch maschinelles Lernen die Trefferquote zu verbessern. 

Was bringt Ihnen Smart Coding?

Smart Coding beschleunigt die Rechnungsverarbeitung und verbessert die Produktivität. Und das geht so:

Üblicherweise wird die Verarbeitung von Rechnungen ohne zugehörige Bestellung mit Hilfe vorher angelegten Regeln automatisiert. Deren Erstellung und Verwaltung sind sehr arbeitsintensiv. Die richtige Zuordnung von Kosten ist für Mitarbeiter, die mit der Buchhaltung nicht vertraut sind, eine herausfordernde Aufgabe. Insbesondere, wenn es keine Bestellung gibt, von der man die Informationen übernehmen kann. Deshalb müssen die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung für die Verarbeitung solcher Rechnungen sehr viel Zeit aufwenden: Die Herkunft der Rechnung muss ermittelt, Rückfragen an Kollegen in den Fachabteilungen gestellt und auf dieser Grundlage eine Annahme getroffen werden, wie die Rechnung am besten kontiert wird. Das führt wiederum häufig dazu, dass Rechnungen ohne zugehörige Bestellung verspätet gezahlt werden.

Smart Coding automatisiert diese manuellen Prozessschritte, so dass Mitarbeiter bereits bei der Freigabe die Rechnungen ganz einfach mit nur einem Klick kontieren können und so die Rechnungsverarbeitung insgesamt stärker automatisiert wird. Diese Funktionalität nutzt im System vorhandene Daten, um vergangene Transaktionen zu analysieren und darüber letzten Endes dem Nutzer einen zuverlässigen Vorschlag zu machen, der zusätzlich mit vordefinierten Geschäftsregeln gestützt werden kann. Das vereinfacht nicht nur den Prozess für den Nutzer und spart Zeit bei der Verarbeitung von Rechnungen, sondern reduziert für die Kreditorenbuchhaltung auch den Aufwand bei der Berichtigung fehlerhafter Kontierungen am Ende des Monats. Darüber hinaus kann das System durch den Import historischer Daten aus beliebigen Systemen angelernt werden, so dass Sie nicht mit einem untrainierten System beginnen.

Wie schnell und einfach Smart Coding in der Praxis funktioniert, sehen Sie in diesem kurzen Video:

Rechnungsautomatisierung als erster Schritt in Richtung Zukunft

Alle sprechen über maschinelles Lernen und Künstliche Intelligenz (KI) – und Rechnungsautomatisierung sowie e-Procurement gehören definitiv zu den Anwendungsgebieten dieser aufstrebenden Technologien. Aber es gibt einige Dinge, um die man sich schon heute kümmern sollte, um gut vorbereitet zu sein, wenn diese Technologien zum neuen Standard werden. Smart Coding kann Ihnen dabei helfen:

1. Automatisieren Sie so viel wie möglich: Maschinelles Lernen und Künstliche Intelligenz erweitern vorhandene Systeme wie z.B. Basware P2P und automatisieren viele manuelle Prozesse. Setzen Sie sich einen hohen Automatisierungsgrad zum Ziel. Sie sollten dafür Ihre Prozesse kontinuierlich optimieren und so effizient wie möglich gestalten. Wenn Sie also Ihre Systeme und Ihre Strategie für die Zukunft entwickeln, achten Sie darauf, dass Sie eine Transparenz über Ihre Prozesse erzielen und  – wo nötig – auch die Prozesse überarbeiten, so dass Arbeitsabläufe ebenfalls optimiert werden.

2. Sammeln Sie Daten aus Ihren Rechnungsprozessen: Einer der größten Vorteile vollständiger Automatisierung ist, dass alle Daten aus den Rechnungsprozessen eines Unternehmens an einer zentralen Stelle zusammenlaufen – in Ihrer Lösung zur Rechnungsautomatisierung. Daten sind die Grundlage zukünftiger Technologien. Maschinelles Lernen und KI können im Purchase-to-Pay-Prozess ohne eine umfassende und stetig wachsende Quelle von Finanzdaten nicht wirksam funktionieren. Wenn Sie maschinelles Lernen in Ihren Anwendungen nutzen wollen, starten Sie noch heute damit, sämtliche elektronischen Daten aus Ihren Finanztransaktionen in Ihrem Purchase-to-Pay-System zu erfassen.

Wie kann Basware Sie unterstützen?

Baswares Lösung für Rechnungsautomatisierung und Purchase-to-Pay zählt zu den Fortschrittlichsten weltweit und wir erweitern und verbessern sie fortlaufend. Mit über 30 Jahren Erfahrung auf diesem Gebiet entwickeln wir Funktionalitäten, die unseren Kunden auch langfristige Effizienzvorteile sichern (mehr dazu lesen Sie im Forrester Report „The Total Economic Impact™ of Basware’s Purchase-To-Pay Cloud Solution). Durch unser größtes offenes Netzwerk bieten wir unseren Kunden die Möglichkeit,  100% Ihrer Transaktionsdaten aus Bestell- und Rechnungsprozessen zu erschließen und für die kontinuierliche Prozess-Optimierung  und nahezu vollständige Automatisierung zu nutzen. 

Alles Wichtige zum Thema Smart Coding und wie Sie es mit Ihrer Lösung von Basware einsetzen können, finden Sie auf dem Factsheet.

Übrigens:
Wenn Sie Unterstützung benötigen, um die Digitalisierungsstrategie für Ihre Finanz- und Einkaufsprozesse zu definieren, nutzen Sie unseren Innovationsworkshop. In diesem kostenfreien Termin nehmen wir uns Zeit, Potenziale für Ihr Unternehmen zu identifizieren und quantifizieren. Gemeinsam erarbeiten wir mit Ihnen eine umsetzbare Strategie hin zu vollständig digitalisierten Bestell- und Rechnungsprozessen. Alle Informationen zu Teilnahmebedingungen und Voranmeldung finden Sie hier.