6 Tipps, wie Ihr Shared Service Center die Erwartungen übertreffen kann

Vorreiter im Bereich Shared Services stehen in der Pflicht, ständig innovative Lösungen zu finden und ihr Angebot so weiterzuentwickeln, dass ihre Organisationen Effektivität, Effizienz und Leistung verbessern können.

Gibt es zu viel Innovation?

Haben wir eine Welt erreicht, in der es nicht mehr möglich ist, weiter zu automatisieren? Die Antwort ist ein klares Nein. Noch nicht.

Die erste Informationsquelle, die ich empfehle, um die Erwartungen an Ihr Shared Service Center (SSC) zu erfüllen, ist ein neuer Bericht der Economist Intelligence Unit. In dem Bericht heißt es: „30 Jahre nach der Gründung des World Wide Web hat die digitale Technologie immer noch das Potenzial, neue und disruptive Geschäftsmodelle zu schaffen und die Zugangsbarrieren zu einst so friedlichen Märkten zu sprengen.“ Die Zeit für weitere Innovationen ist heute mehr denn je gekommen, und diejenigen, die mit Shared Services zu tun haben, wissen, dass Agilität der Schlüssel ist.

AI und RPA liefern Ihnen Antworten

Während sich viele bei der Suche nach Antworten dem Sirenengesang von Künstlicher Intelligenz (KI) und Robotic Process Automation (RPA) hingeben, sind ironischerweise einige der einfachsten Prozesse in den Bereichen Finanzen und Beschaffung – zwei der am häufigsten ausgelagerten Geschäftsbereiche – nach wie vor nicht automatisiert: e-Invoicing und Beschaffungsmanagement.

Ein Bericht von Thomson Reuters enthüllte, dass obwohl 57% der CFOs der Meinung waren, gut gerüstet zu sein für einen erheblichen Umbruch in 2019, ihr tatsächlicher Vorbereitungsstand  weit darunter lag. Nur 12% der CFOs gaben an, von ihrem Vorbereitungsstand überzeugt zu sein. Während zu viele auf die glänzenden neuen Spielzeuge schielen (die zugegebenermaßen viele Vorteile bieten, sofern man seine Hausaufgaben schon gemacht hat), steht am Anfang erstmal die Frage, ob Organisationen ihre grundlegenden Prozesse derart gestaltet haben, dass sie für alles weitere gut aufgestellt sind.

Eine neue Art des Outsourcings

Was können CFOs, die sich noch nicht gut vorbereitet fühlen, tun, um sich entspannt zurückzulehnen? Die Antwort könnte in einer neuen Art des Outsourcings liegen: internes RPA und Machine Learning.

Diese neue Art des Outsourcings benötigt nicht unbedingt ein externes Shared Service Center, kann ein solches aber durchaus weiter optimieren. Machen sich SSCs diese Technologie zu Nutze, führt das zu Flexibilität, Standardisierung, technologischer Erneuerung, Best Practices, Reduzierung der manuellen Arbeit, mehrsprachigem Support und 24-Stunden-Betrieb.

Natürlich können wir menschliches Handeln bisher nur reduzieren!

Als erfahrener Anbieter von Shared Services argumentieren Sie vielleicht, dass Sie all dies bereits tun, und vielleicht haben Sie die Nase dabei vorn, aber können Sie mit Ihren Systemen nicht noch weiter gehen? Können Sie Fehler und die Notwendigkeit manueller Eingriffe noch weiter reduzieren und gleichzeitig eine Fülle von Finanzdaten sammeln sowie Risiken durch globale Compliance reduzieren? Bei Basware glauben wir nicht nur, dass dies möglich ist, sondern können es Ihnen auch beweisen.

Nehmen wir zum Beispiel Heineken. Durch die Konsolidierung ihrer Finanzfunktionen in einem einzigen Shared Service Center und die anschließende Verwendung der Rechnungsautomatisierungslösung von Basware konnten die zwar üblichen, aber dennoch signifikanten Zeit- und Kosteneinsparungen erzielt werden. Den wahren Unterschied in SSCs macht heutzutage allerdings das Ergebnis echter Automatisierung: Transparenz. Und hier hat Heineken wirklich profitiert. Das Unternehmen wollte nicht nur seine Kreditorenbuchhaltung automatisieren, sondern hat sich auch eingehend mit seinen Einkaufstools befasst. Indem Heineken einen einheitlichen Prozess vom Einkauf bis zur Bezahlung etablierte, konnte es Informationen aus der Finanz- und der Beschaffungsabteilung zusammenführen. Das Ergebnis ist, dass heute über 90% der eingehenden Rechnungen von Heineken automatisch abgeglichen werden.

Verhindert die Bindung an ERP-Lösungen Innovationen?

In einer idealen Welt würden sich alle Lösungen nahtlos integrieren, mühelos verbinden und Daten transparent austauschen. In der realen Welt erschweren disparate Systeme, unvollständige oder fehlerhafte Daten und unzusammenhängende Prozesse es, den Überblick zu behalten. Folglich versuchen viele ERP-Anbieter, ihre Kunden zu binden, indem sie behaupten, dass ihre Lösung die beste - und einzige - Möglichkeit ist, das zu gewährleisten, auch wenn in Wirklichkeit andere spezialisierte Tools die Aufgabe weitaus besser erledigen. 

Dies war die Situation bei ADT Fire and Security PLC, dem Weltmarktführer für elektronische Sicherheit, und Tyco Fire & Integrated Solutions. Um einen einzigen Kontroll- und Berichtspunkt zu erhalten, benötigten sie ein Tool, das sich nahtlos in ihr Multi-ERP-Umfeld einfügt. Sie entschieden sich für Basware, um dieses Problem zu lösen. Dadurch konnten sie nach der Implementierung des Systems nicht nur viermal so viele Rechnungen pro Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung verarbeiten, sondern auch die Durchlaufzeit der Rechnungen um 75% verkürzen - von vier Wochen auf fünf Tage - und bei gleichem Personalbestand 400.000 GBP (ca. 441.700 EUR) einsparen.

Wie sieht die Zukunft von Shared Service Centern aus?

Möglicherweise sind Sie bereits auf dem Weg dorthin. Aber wenn Sie immer noch auf der Suche nach einer Verbesserung des niedrigen Automatisierungsgrades und der Behebung ineffizienter Prozesse sowie verspäteter Zahlungen sind, senken Sie die hohen Betriebskosten, erhalten Sie bessere und genauere Berichte.  Die damit verbundene Transparenz hilft Ihnen sich an ein verändertes Geschäftsumfeld anzupassen. Dafür empfehlen wir Ihnen, die folgenden drei Schritte auszuführen:

1. Analysieren Sie den aktuellen Stand der Automatisierung Ihrer Finanz- und Beschaffungsprozesse in Ihrem SSC.

2. Suchen Sie nach Möglichkeiten, Technologien stärker zu vernetzen (die in diesem Blogbeitrag genannten Informationsquellen helfen dabei). 

3. Beschäftigen Sie sich eingehend mit den Möglichkeiten, die erweiterte Analysen in der Kreditorenbuchhaltung und in SSCs allgemein bieten. Schauen Sie sich dafür folgendes Video an:

Sie sollten bei ihren Überlegungen zudem berücksichtigen, ob die von Ihnen verwendete oder in Betracht gezogene Lösung mehrere Sprachen und Währungen sowie mehrere ERP-Systeme unterstützt und ob alle Arten von Steuern verarbeitet werden können - und das alles über Finanzen, Beschaffung sowie weitere Geschäftseinheiten hinweg.

Fliegen Sie nicht länger blind

Seit langem wird davon gesprochen, dass Technologie dem Menschen Zeit für intelligentere Aufgaben geben soll. Ohne jedoch wirklich zu wissen, was sich hinter den Kulissen abspielt, sind wir oft im Blindflug unterwegs. Es ist Zeit, die Augenbinden gegen Röntgenbrillen zu tauschen.

Echte Transparenz im SSC erhalten Sie durch:

• Vollständig papierlose Prozesse im Financial Shared Services Center – von der Beschaffung bis zur Zahlung

• Hervorragende Automatisierung in einer benutzerfreundlichen Cloud-Umgebung

• Analytics für Ihr SSC und Ihre Kunden

Basware kann Ihnen helfen. Sehen Sie sich die verlinkten Informationsquellen in diesem Blog an oder wenden Sie sich direkt an uns, wenn Sie bereit sind, den nächsten Schritt zu tun, um ein Shared Service Center aufzubauen, das alle Erwartungen übertrifft. Wir freuen uns darauf, Sie mithilfe unserer Lösung, die Finanzen und Einkauf, Automatisierung, Transparenz und Künstliche Intelligenz schlagkräftig vereint, dabei zu unterstützen, noch weiter zu gehen, als Sie es bereits getan haben – Simplify Operations, Spend Smarter ™