La facturation électronique imposera aux entreprises de transmettre les statuts des factures, c’est-à-dire l’état d’avancée de leur traitement, à leurs partenaires commerciaux ainsi qu’à l’administration fiscale. L’objectif est de permettre un suivi de bout en bout le cycle de vie des factures pour l’ensemble des parties prenantes (émetteur, récepteur et Administration) et de faciliter le pré-remplissage de la déclaration de la TVA.
Les informations relatives aux statuts de traitement des factures devront être transmises par les opérateurs de plateformes de dématérialisation partenaires (PDP), ou via le portail public de facturation (PPF), à la plateforme de l'autre partie à la transaction (PDP ou PPF) ainsi qu’à l’Administration. Le législateur a prévu que certains statuts seront obligatoires et d’autres recommandés ou libres.
Les statuts obligatoires
- Déposée : le fournisseur a déposé sa facture ou son avoir sur le portail public de facturation ou sur sa plateforme de dématérialisation partenaire.
- Rejetée : une facture pourra être automatiquement rejetée par la plateforme de l’émetteur ou du destinataire si elle n’est pas conforme (format incorrect, absence de mentions obligatoires, incohérence des données…).
- Refusée par le destinataire de la facture pour des raisons métiers.
- Encaissée : le fournisseur a reçu le paiement de la facture ou l'acheteur a reçu le paiement de l'avoir. Ce statut comprend également les données de paiement, qui serviront pour le pré-remplissage de la déclaration de la TVA.
Les statuts recommandés
- Mise à disposition : la facture est mise à disposition de l'acheteur sur le portail public de facturation ou sur sa plateforme de dématérialisation partenaire.
- Prise en charge : la facture est prise en charge par l’acheteur.
- Approuvée : la facture est totalement traitée et approuvée par l'acheteur.
- Approuvée partiellement : la facture est traitée et approuvée partiellement par l'acheteur. Ce statut peut donner lieu à un avoir.
- Paiement transmis : le règlement de la facture ou de l’avoir a été effectué.
Les statuts libres
- Émise par la plateforme : la facture a été prise en charge par la plateforme du fournisseur et est émise à destination de l'acheteur.
- Reçue par la plateforme : la facture est reçue par le portail public de facturation ou la plateforme de dématérialisation partenaire de l'acheteur mais n'est pas encore mise à disposition de son client.
- En litige : un différend est constaté sur la facture. Il peut aboutir à un refus ou à une approbation de l'acheteur.
- Suspendue : le traitement de la facture est suspendu parce qu’il manque une ou plusieurs pièces justificatives (bons de livraison, par exemple). Les données de la facture restent inchangées.
- Complétée : la facture est dite « complétée » lorsque le fournisseur a fourni les pièces justificatives relative à une facture qui avait le statut « suspendue ». Dès lors, elle peut automatiquement être à nouveau en statut « prise en charge ».
Basware se prépare depuis plusieurs mois pour devenir une des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) agréées par l’État français. Nous faisons évoluer nos solutions pour y intégrer les fonctionnalités requises par la réforme, notamment pour assurer la transmission automatique du statut des factures et leur interopérabilité avec les autres PDP et le PPF.
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