Maverick Buying – Ein Problem und seine Lösung

Als Maverick Buying wird das unkontrollierte Einkaufen an der Beschaffungsabteilung vorbei bezeichnet. Der Begriff Maverick leitet sich vom Rinderzüchters Samuel A. Maverick (1803 – 1870) ab, der seine Rinder, anders als damals üblich, nicht brandmarkte.

Im englischen Sprachgebrauch ist ein Maverick ein Non-Konformist, eine Person, die Unabhängigkeit in Denken und Handeln zeigt – durchaus positiv besetzte Charaktereigenschaften. Im Kontext der Beschaffung hat der Begriff jedoch nichts positives, sondern bereitet in erster Linie Probleme.

Prinzipiell kann man zwischen 4 Arten des Maverick Buying unterscheiden:

1. Der Einkauf läuft vollständig an der Beschaffungsabteilung vorbei, d.h. die Fachabteilungen wählen selbst Lieferanten aus, führen Verhandlungen und bestellen auf eigene Faust.
2. Der Einkauf wird in den Einkaufsprozess zu spät mit einbezogen, Vorverhandlungen haben z.B. schon stattgefunden.
3. Lieferantenlisten werden bei der Bestellung nicht beachtet, Kontingente aus Rahmenverträgen nicht ausgeschöpft.
4. Die Rechnung hängt der Bedarfsmeldung bereits an.

Eines aber ist allen Arten des Maverick Buying gemein: Es entsteht ein hoher finanzieller Schaden für das Unternehmen. Daher gilt es, das wilde Einkaufen zu unterbinden. Doch wie kann das gelingen?

Gründe für Maverick Buying

Die Gründe für Maverick Buying sind vielfältig. Oftmals fehlt es im Unternehmen an klaren Regeln für den Einkaufsprozess bzw. deren Kommunikation oder die Fachabteilungen kennen ihre Ansprechpartner im Einkauf nicht, mit denen sie über speziellen Bedarf sprechen können, der über die Lieferantenlisten nicht abgedeckt wird. Viel schwerer wiegen allerdings Gründe wie fehlendes Vertrauen in den Einkauf, Unzufriedenheit wegen mangelnder Flexibilität oder Umgehung der Regeln aufgrund langwieriger und komplizierter Prozesse. Zusammenfassen lassen sich all diese Gründe unter den beiden Stichworten Unkenntnis und Unzufriedenheit. Und genau an diesen beiden Punkten sollte man ansetzen, wenn man das Maverick Buying im Unternehmen ausmerzen möchte.

Die Gründe, die unter den Oberbegriff Unkenntnis fallen, lassen sich in der Regel recht einfach durch eine verbesserte Informationspolitik in den Griff bekommen.

Schwieriger wird es, wenn Maverick Buying aus Unzufriedenheit erfolgt. Denn eine Eliminierung der Ursachen erfordert oftmals grundsätzliche Änderungen von Strukturen und Prozessen im Unternehmen. Und auch der menschliche Faktor spielt hier eine große Rolle. Eine behutsame und klare Kommunikation der Prozesse und notwendiger Veränderungen sowie das Herausarbeiten der Vorteile des zentralen Einkaufs für die Fachabteilungen und das Unternehmen insgesamt sind hierbei die wichtigsten Eckpfeiler. Unterstützt werden kann das ganze durch die Einführung von e-Procurement. Doch wie sieht das im Einzelnen aus? 

Kommunikation

Fehlende bzw. mangelhafte Kommunikation ist wohl einer der Hauptauslöser für Probleme (nicht nur) im beruflichen Umfeld. Wer von uns hat das nicht schon erlebt? Es ist also unabdingbar, dass der Einkauf mit den Fachabteilungen spricht, sich über ihre Bedürfnisse informiert, zur Auswahl der Lieferanten austauscht und eigene Prozesse und Notwendigkeiten transparent macht.

• Warum macht es Sinn, den Einkauf über die Beschaffungsabteilung zu organisieren und auf Lieferanten mit Rahmenverträgen zurückzugreifen?

• Welche Lieferanten sind geeignet, um den Bedürfnissen der Fachabteilungen zu entsprechen?

• Und wie verfährt man in Sondersituationen, wenn man zum Beispiel ein ganz spezielles Material benötigt oder einen äußerst dringenden Bedarf hat?

Die Fachabteilungen sind die Spezialisten, was benötigte Materialien oder Dienstleistungen angeht, der Einkauf ist Spezialist für Analyse- und Auswahlverfahren, Verhandlungen und die gesamte Organisation der Beschaffung. Eine offene und klare Kommunikation zwischen dem Einkauf und den Fachabteilungen schafft Wissen, Vertrauen und ist der Schlüssel zum Erfolg.

Vorteile durch die Beschaffung über den Einkauf

Durch Transparenz und Kommunikation entsteht auch ein Verständnis für die Aufgaben und Fähigkeiten des Einkaufs. Leicht lassen sich dann die Vorteile einer konsequenten Beschaffung über den Einkauf erkennen. Diese bestehen nicht nur in Kosteneinsparungen, sondern auch in Zeiteinsparungen, die vor allem den Fachabteilungen zugutekommen. Doch eins nach dem anderen…

Durch die Bündelung von Bestellungen und das Aushandeln von Rabatten über Rahmenverträge lassen sich deutliche Preisvorteile erzielen. Einkäufer bringen viel Erfahrung und großes Geschick in Sachen Verhandlung mit und sollten dabei unbedingt federführend sein. Zudem können sie vorab bei der Analyse und Auswahl der Lieferanten durch ihr vorhandenes Know-how Risiken minimieren. Alles in allem entsteht eine größere Professionalität im gesamten Beschaffungsprozess.

Für die Fachabteilungen bedeutet der Einkauf über die Beschaffungsabteilung weniger administrativen Aufwand, es bleibt mehr Zeit für die Kernaufgaben. Und auch die Buchhaltung wird entlastet, wenn die Zeit nicht mehr darauf verwendet werden muss, sich um vagabundierende Rechnungen zu kümmern und den Kern des Übels Maverick Buying ausfindig zu machen. 

Entlastung durch e-Procurement

Weitere Entlastung für alle Beteiligten und weniger Raum für Maverick Buying schaffen elektronische Procurement-Lösungen, die in Verbindung mit e-Invoicing einen vollständig elektronischen Purchase-to-Pay-Prozess möglich machen. Die Vorteile von e-Procurement sind schnell aufgelistet:

• Kürzere Durchlaufzeiten von der Bestellanforderung bis zur Lieferung

• Einfacher Bestellprozess durch anwenderfreundliche Oberflächen

• Sicherstellung der Einhaltung von Richtlinien

• Jederzeit Überblick über Beschaffungsvorgänge und verbessertes Ausgabenmanagement

• Weniger Fehlerquellen durch Reduzierung der manuellen Bearbeitung

Gute Lösungen decken alle notwendigen Bereiche der Beschaffung ab, um von oben genannten Vorteilen zu profitieren. Mit Basware haben Sie zum Beispiel die Möglichkeit Bestellprozesse mit dem Rechnungsprozess zu koppeln und dadurch weitgehend zu automatisieren – bis hin zur vollständigen Dunkelbuchung, wenn Rechnungen automatisch gegen Bestellungen oder vereinbarte Vertragsinhalte geprüft werden. Das ermöglicht ein ausnahmebasiertes Arbeiten und spart wertvolle Zeit, die bislang für administrative Tätigkeiten aufgewendet werden musste. Der Prozess wird deutlich effizienter und schneller. Eine komfortabel und intuitiv zu bedienende Oberfläche, wie jeder sie von den gängigen E-Commerce-Webseiten kennt, führt zu einer höheren Akzeptanz und Nutzung durch die Mitarbeiter. Maverick Buying aufgrund von komplizierten Bestellprozessen wird damit Geschichte. Darüber hinaus können Kataloginhalte und Verträge einfacher verwaltet werden. Durch offene Netzwerke wie das Basware Network schließlich lassen sich auch Lieferanten problemlos an elektronische Workflows anbinden.

Sie wollen auch endlich das Maverick Buying in Ihrem Unternehmen in den Griff bekommen und denken, dass Ihnen ein durchgehender Procure-to-Pay-Prozess dabei helfen kann? Dann kontaktieren Sie uns einfach über unser Kontaktformular, und ich stehe gerne für ein unverbindliches Gespräch zur Verfügung.