Wenn es um Rechnungen geht, haben Käufer und Lieferanten gegensätzliche Interessen, die jedoch unausweichlich miteinander verbunden sind. Lieferanten gehen finanziell in Vorleistung, wenn sie Material einkaufen, Produktionsprozesse erfolgen und das Produkt an den Käufer geliefert wird.
Daher wollen Lieferanten verständlicherweise so früh wie möglich bezahlt werden. Käufer wiederum müssen das gekaufte Produkt oder Material erstmal weiterverarbeiten oder weiterverkaufen. Daher möchten sie ihre Kreditorenlaufzeit verlängern und das Geld so lange wie möglich im Unternehmen halten. Diesen Interessenskonflikt der Lieferkette gibt es seit Handel getrieben wird und nicht wenige sind der Meinung, dass das halt so sei und sich nicht vermeiden ließe.
Tatsache ist, dass späte oder gar verspätete Zahlungen in der Wirtschaft gang und gäbe sind. Ebenso sicher ist auch, dass diese Praxis große kommerzielle Auswirkungen hat. In erster Linie betrifft das Lieferanten, die daher durchaus bereit sind Geldmittel einzusetzen, um Rechnungen früher bezahlt zu bekommen. Doch nicht nur Lieferanten bekommen späte Zahlungen zu spüren. Gerade für kleinere Lieferanten kann das schnell zur Existenzbedrohung werden – und das betrifft dann auch den Rest der Lieferkette. Deswegen ist es durchaus auch im Interesse der Käufer, diese Praxis zu ändern.
Lösungen zur Optimierung der finanziellen Lieferkette gibt es viele, sie einzuführen und umzusetzen ist oft aufwändig. Lieferanten müssen ihre Kunden – wiederholt – ansprechen, Kunden die Anfragen beantworten, es werden gemeinsam Verhandlungen geführt und Vereinbarungen zur Rechnungsbegleichung getroffen. Die Vorteile, die jede Partei von solchen Vereinbarungen hat, werden schnell aufgefressen, wenn der Aufwand, sie zu treffen, zu hoch ist. Das bedeutet, die Lösungen müssen einfach umzusetzen sein, am besten sogar automatisiert erfolgen. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten:
Prozesse optimieren mit e-Invoicing: Hinter dieser Lösung steht die Frage, wie ich meine Eingangsrechnungsverarbeitung so beschleunigen kann, dass ich Lieferanten früher oder zumindest pünktlich bezahlen kann. Mit der Einführung von e-Invoicing werden Rechnungen schneller übermittelt und zügiger verarbeitet. Auch die Fehlerquote kann durch weniger manuelles Arbeiten deutlich gesenkt werden. Je höher der Automatisierungsgrad dieses Prozesses, desto früher können Rechnungen bezahlt werden.
Vernetztes Purchase-to-Pay: Erfolgt der gesamte Prozess von der Bestellung bis zur Bezahlung elektronisch und sind Unternehmen über Netzwerke mit ihren Kunden und Lieferanten verbunden, lässt sich der Prozess weiter beschleunigen. In Netzwerken wie dem Basware Commerce Network können die transaktionalen Prozesse außerdem durch Financing Services ergänzt werden.
Basware bietet über sein Netzwerk verschiedene Optionen zur Finanzierung entlang der Lieferkette an, von denen ich auf zwei näher eingehen möchte.
Basware Pay ist eine virtuelle Zahlungslösung in Zusammenarbeit mit MasterCard, die ähnlich wie eine private Kreditkarte funktioniert. Der Käufer kann mit geringem Aufwand über das Basware Commerce Network seine Lieferanten einzeln oder gesammelt zur Teilnahme an Basware Pay einladen. Meldet der Lieferant sich dafür an, wird er nach Genehmigung der Rechnungen automatisch rechtzeitig oder sogar frühzeitig bezahlt. Der Käufer bekommt erst am Monatsende eine gesammelte Abrechnung über alle Zahlvorgänge und handelt mit seiner Hausbank ein Zahlungsziel aus. Die Zahlungslösung mit der virtuellen Karte bringt für beide Seiten Vorteile:
Der Käufer kann damit die Kreditorenlaufzeit verlängern, ohne dass der Lieferant auf sein Geld warten muss.
Zudem hat der Käufer einen geringeren Aufwand bei der Handhabung der Rechnungen, was insbesondere bei vielen Lieferanten mit kleinem Rechnungsvolumen Kosten reduziert und die Effizienz steigert.
Basware Pay vereinfacht Zahlungen – auch international – und stärkt den Cashflow von Lieferanten und Käufern.
Basware Discount automatisiert dynamische Skonti. Bei herkömmlichen Skontovereinbarungen sind aufwändige, individuelle Verhandlungen im Vorfeld notwendig und Käufer haben nach Ablauf der Skontofrist keinen Anreiz mehr, die Rechnungen vor Erreichen des Zahlungsziels zu begleichen. Bei Dynamic Discounting-Programmen gibt es zu jedem Zeitpunkt im Zahlungszeitraum einen Anreiz. Käufer müssen sich außerdem nicht mit allen Lieferanten einzeln über Skonti verständigen, sondern können über das Basware Commerce Network viele gleichzeitig kontaktieren und zu Basware Discount einladen.
Wurde eine Rechnung genehmigt, berechnet die Lösung automatisch den besten Zahlungszeitpunkt und das daraus resultierende Skonto, erstellt notwendige Belege wie Gutschriften und transferiert die Rechnungsdaten schließlich zur Zahlung ins ERP-System des Käufers.
Käufer legen im Vorfeld den Skontorahmen fest und können dann von Rechnung zu Rechnung entscheiden, welche für Dynamic Discounting freigegeben werden. Auch der Lieferant kann jeweils entscheiden, bei welcher der freigegebenen Rechnungen er eine frühzeitige Zahlung in Anspruch nehmen möchte und bei welcher nicht. Dynamic Discounting ist für Käufer wie Lieferanten vorteilhaft:
Gerade in Zeiten niedriger Zinsen, können Käufer mit Dynamic Discounting ihren Überschuss an liquiden Mitteln risikoarm anlegen und gleichzeitig ihre Lieferantenbeziehungen stärken.
Lieferanten erhalten wiederum hohe Transparenz über ausstehende Rechnungen und Sicherheit hinsichtlich Zahlungseingängen.
Die Liquidität wird verbessert und Zwischenfinanzierungen, die besonders für KMU oft schwer zugänglich sind, vermieden.
Mit der Kombination aus e-Invoicing oder einem elektronischen Purchase-to-Pay-Prozesses und den Financing Services, bieten Sie Ihren Lieferanten interessante Pakete, die viele Vorteile für beide Seiten bereithalten. Gerne analysieren wir mit Ihnen zusammen Ihre Zahlungsprozesse und Ihren Lieferantenstamm, um dann die bestmögliche Lösung für Sie zu finden. Sprechen Sie uns an.
Einen schnellen Überblick über alle Financing Services von Basware erhalten Sie außerdem mit unserem Datenblatt zum Download.