Früher war es einfach Rechnungen zu verschicken: Der Sender schrieb die Rechnung, steckte sie in einen Umschlag, brachte sie zur Post und wenige Tage später hielt der Empfänger sie in seinen Händen. Seitdem die elektronische Rechnung Einzug gehalten hat, gibt es zahlreiche Möglichkeiten, wie eine Rechnung erstellt wird und zum Empfänger gelangt. Da fällt es einem schon mal schwer den Durchblick zu behalten. Früher war also alles besser – oder vielleicht doch nicht?
Die Vorteile des elektronischen Rechnungsaustausches hinsichtlich Prozesseffizienz und Kosten sind vielfach untersucht worden und unbestritten. Hartnäckigen Bedenkenträgern empfehle ich den Blogbeitrag „Ohne Wandel kein Wachstum – Wie man den 5 häufigsten Bedenken gegen eInvoicing begegnet". Um den vollen Durchblick bei den zahlreichen Möglichkeiten zum elektronischen Rechnungsaustausch zu erlangen, gebe ich Ihnen hier einen kompakten Überblick.
Groß, klein, fortschrittlich, traditionell, hohe oder geringe Rechnungsvolumina – egal wie Rechnungssender und –empfänger aufgestellt sind, für jeden gibt es die passende Lösung zum elektronischen Rechnungsaustausch.
Scannen von Papierrechnungen: Der Lieferant kann oder möchte keine elektronischen Rechnungen erzeugen? Dann lassen sich Papierrechnungen einscannen und mittels OCR im strukturierten Datenformat an den Empfänger übermitteln. Gut für den Empfänger, da dieser die Rechnung elektronisch weiterverarbeiten kann. Arbeit und Kosten beim Rechnungsaustausch spart diese Variante allerdings nicht. Im Gegenteil: ein OCR-Verfahren, das eine gute Datenqualität liefert, ist zeit- und kostenintensiv. (Die wichtigsten Vor- und Nachteile des OCR-Verfahrens lesen Sie hier.)
PDF per E-Mail: Das PDF ist ein elektronisches Dokument und der Versand der Rechnung erfolgt auf elektronischem Weg. Vor dem Gesetz gilt diese Variante folglich als elektronischer Rechnungsversand. Der Haken an der Sache ist: Der Versand einer PDF-Datei per E-Mail ist zwar einfach und günstig, aber der Empfänger muss die Rechnung genauso bearbeiten, wie eine Papierrechnung: entweder manuell abtippen oder das Rechnungsbild per OCR-Verfahren auslesen. Erst dann kann die Rechnung elektronisch weiterverarbeitet werden. Der Sender spart also Papier und Porto, eine „echte“ elektronische Rechnung ist es jedoch noch nicht. Das geht auch anders: Genauso einfach wie ein PDF per E-Mail funktioniert die Basware-Lösung PDF e-Invoice. Der Sender schickt die PDF-Rechnung an das Basware-Netzwerk. Dort wird der eingebettete Text extrahiert, in eine echte e-Invoice konvertiert und dem Rechnungsempfänger zugestellt – und zwar genau in dem Format, das dieser benötigt.
Lieferantenportal: Ein Internetzugang ist alles, was Rechnungssender bei dieser Möglichkeit benötigen. Man loggt sich einfach in das Portal ein, tippt die Rechnungsdaten in eine Maske und per Knopfdruck wird daraus eine elektronische Rechnung erzeugt, die dann an den Empfänger übermittelt wird. Da die Rechnungsdaten manuell eingegeben werden, ist diese Lösung in erster Linie für kleinere Lieferanten mit wenigen Rechnungen gedacht.
Virtual Printer: Der Virtual Printer ist eine Spezialität von Basware, die nicht mehr erfordert als einen Druckertreiber auf dem Rechner zu installieren. Lieferanten können wie gewohnt ihre Rechnung erstellen und anschließend per Druckauftrag direkt ins System des Empfängers übermitteln. Somit ist die Variante besonders dann geeignet, wenn keine Änderungen an der IT-Landschaft des Senders möglich oder erwünscht sind.
Direktverbindung: „Echte“ elektronische Rechnungen werden vom Lieferanten bereits in einem strukturierten Datenformat wie XML oder EDI erzeugt und in das ERP-System des Empfängers zugestellt. Dies kann über eine direkte Schnittstelle zwischen Sender und Empfänger erfolgen oder über ein e-Rechnungs-Netzwerk. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass es ein offenes Netzwerk ist, das viele Unternehmen und e-Invoicing-Dienstleister miteinander verbindet. Im Netzwerk erfolgt dann nicht nur der Transfer der Rechnung, sondern auch die Validierung und ggf. Konvertierung der Rechnungsdaten. Geeignet sind solche Verbindungen für Unternehmen, die regelmäßig größere Mengen Rechnungen senden oder empfangen, da der Implementierungsaufwand und die Änderungen an der IT-Infrastruktur – insbesondere bei der direkten Schnittstelle –etwas höher sind als bei den vorher genannten Varianten.
Bis auf den Virtual Printer und den Austausch über ein Netzwerk lassen sich prinzipiell alle Varianten bei entsprechendem technischem Know-How innerhalb des Unternehmens selbst realisieren. Nicht selten scheitert ein solches Vorhaben jedoch gerade am fehlenden Know-How und zu geringen personellen Kapazitäten. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, mit einem e-Invoicing-Dienstleister zusammenzuarbeiten. Und diese Konstellation hat noch einige Vorteile mehr zu bieten.