Berührungslose Rechnungsverarbeitung: Der Motor der Finanzanalyse

Wir sprachen mit Olav Maas von Basware über die Vorteile der berührungslosen Rechnungsverarbeitung, der neuesten Entwicklung in der Technologie für die automatisierte Rechnungsverarbeitung.

Nichts fühlt sich unübersichtlicher an als ausstehende Forderungen. Für viele Unternehmen ist die Bearbeitung und Bezahlung von Forderungen jedoch oft eine Herausforderung. Rechnungen in Papierform müssen von mehreren Personen im Unternehmen genehmigt werden, was zu fehlender Transparenz darüber führt, welche Rechnungen bereits bezahlt wurden. Dies zieht Spannungen mit den Lieferanten und kritische Fehler in der Buchhaltung nach sich.

Zum Glück gibt es heute effizientere Lösungen. Die automatisierte Rechnungsverarbeitung ist eine führende Finanztechnologie, welche die Bearbeitung von Verbindlichkeiten durch die Automatisierung sich wiederholender Vorgänge vereinfacht. Der nächste Schritt in diesem Automatisierungsprozess, die berührungslose Rechnungsverarbeitung, zielt darauf ab, die Notwendigkeit menschlichen Eingreifens vollständig zu eliminieren. Olav Maas, Director AP Automation, erklärt uns, warum die berührungslose Rechnungsverarbeitung die Zukunft des Finanzmanagements ist.

Abweichungen beseitigen

Was genau bedeutet berührungslose Rechnungsverarbeitung?

„Eine erste Welle von Lösungen zur automatisierten Rechnungsverarbeitung konzentrierte sich hauptsächlich auf die Frage: 'Wie soll ich eine Rechnung bearbeiten?'. Dabei ging es in erster Linie um die Straffung des Rechnungsstellungsprozesses", erklärt Maas. „Mit der berührungslosen Rechnungsverarbeitung wollen wir einen Schritt weiter gehen. Der Fokus verlagert sich auf die Frage: 'Wie optimiere ich den Prozess, so dass niemand die Rechnung überhaupt anfassen muss?'"

Diese Philosophie macht die Vorteile der berührungslosen Rechnungsverarbeitung für Finanzabteilungen sofort deutlich.

„Jeder menschliche Eingriff ist eine potenzielle Abweichung im Prozess. Diese Abweichungen führen zu Fehlern in Ihren Daten", sagt Maas. „Indem Sie menschliche Eingriffe eliminieren, können Sie auf mehr und bessere Daten zugreifen, die wiederum nützliche Erkenntnisse zur Festlegung Ihrer Finanzstrategie liefern. Mit der berührungslosen Rechnungsverarbeitung können Sie sowohl den Prozess als auch die Technologie, die den Prozess selbst steuert, feinabstimmen."

Zusammenarbeit mit dem Kunden

Es sollte nicht überraschen, dass die berührungslose Rechnungsverarbeitung eine Schlüsselkomponente von Baswares Lösungsportfolio ist. Die Basware AP Automation-Lösung umfasst vier verschiedene Ebenen. 

„Die erste Ebene besteht aus Ihren Rohdatenquellen, die Ihnen aber nichts Konkretes sagen", sagt Maas. „Daraus müssen Sie die richtigen Daten für die Analyse mit Business Intelligence (BI)-Tools extrahieren. Diese Datenextraktion ist normalerweise sehr komplex und erfordert manuelle Arbeit. Unsere Software automatisiert diesen Prozess und zeigt das Ergebnis der Datenanalyse in Form von vorgefertigten KPIs in einem übersichtlichen Dashboard an. Viele Lösungen tun dies auch, aber wir wollen über diese zweite Ebene der Daten hinausgehen - die rein visuelle Berichterstattung. Sie schaffen einen enormen Mehrwert für Kunden, indem Sie ihnen nicht nur Zugang zu vorgefertigten Daten geben, sondern ihnen auch sagen, was sie mit diesen Daten tun sollen. Auf der Grundlage der Datenanalyse liefern wir dem Kunden eine dritte Ebene von Daten, nämlich konkrete Empfehlungen für die Anpassung seiner Prozesse."

Das ist noch nicht alles, fährt Maas fort:

„In einem letzten Schritt können wir historische Daten nutzen, um vorausschauende Analysen durchzuführen. So können wir beispielsweise vorhersagen, ob eine Rechnung pünktlich bezahlt wird oder nicht. Letztendlich kann der Kunde entscheiden, was er mit diesen Erkenntnissen anfangen will. Auf diese Weise wird die berührungslose Rechnungsverarbeitung auch zu einer Zusammenarbeit zwischen uns und dem Kunden, wir geben ihm quasi einen virtuellen Datenanalysten an die Hand, mit dem er zusammenarbeiten kann. Unsere Lösungen beinhalten den gesamten Datenanalyseprozess, und das ist etwas ziemlich Einzigartiges auf dem Markt.

Vertrauen zwischen Mensch und Maschine schaffen

Olav Maas freut sich, einen weiteren Irrglauben über die Automatisierung für uns ausräumen zu können:

„Das ultimative Ziel der berührungslosen Rechnungsverarbeitung ist nicht, den Menschen komplett aus dem Prozess zu entfernen, ganz im Gegenteil. Wir wollen die Zusammenarbeit zwischen Mensch und Maschine verbessern. Da die Menschen Rechnungen nicht mehr manuell kontieren müssen, können sie sich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist: Die Umwandlung des Outputs in konkrete geschäftliche Maßnahmen und die Erzielung der gewünschten Ergebnisse. Indem man den Menschen erlaubt, sich auf das zu konzentrieren, was sie gut können, hält man die Mitarbeiter bei Laune."

Maas' Schlussfolgerung erinnert uns an ein Gespräch mit Dany De Budt, Country Manager bei Basware Benelux. Er sagte uns, dass technologischer Fortschritt aus der Interaktion zwischen Menschen und Maschinen entsteht. Und genau darum geht es bei der berührungslosen Rechnungsverarbeitung.

„Im Finanzsektor, in dem wir tätig sind, ist es entscheidend, das Vertrauen der Kunden zu gewinnen. Dieses Vertrauen ist wirklich nicht selbstverständlich: Wir können ihnen Vorschläge machen, aber sie müssen bereit sein, sie anzunehmen", sagt Maas. „Eine schlechte Analyse kann ein Unternehmen eine Menge Geld kosten. Vertrauen wird aufgebaut, indem man den Kunden die Möglichkeit gibt, mit den Technologien zu interagieren. Wenn dieses Vertrauensverhältnis erst einmal hergestellt ist, kann man die Digitalisierung gemeinsam weiter vorantreiben."

Automatisierung ist viel mehr als nur die Entlastung des Menschen von Prozessen. Sie muss die Grundlage für das Vertrauen zwischen Mensch und Maschine schaffen.

Erleben Sie die nächste Generation der automatisierten Rechnungsverarbeitung

Olav Maas macht deutlich, warum die berührungslose Automatisierung für den langfristigen Erfolg und nachhaltige Finanzoperationen unerlässlich ist. Aber es ist eine Sache, von der berührungslosen Automatisierung zu hören, und eine andere, sie zu erleben. Wenn Sie erfahren möchten, was eine erstklassige Software zur automatisierten Rechnungsbearbeitung leisten kann, sehen Sie sich hier unser dreiminütiges Video zu unserer AP Automation-Lösung an oder setzen Sie sich mit unseren Fachexperten in Verbindung, um Ihre spezifischen Anforderungen zu besprechen und eine maßgeschneiderte Beratung zu erhalten.