Facturation électronique, gestion des flux financiers, automatisation des processus achats et finance : avec l’avènement du digital, les entreprises doivent repenser leur process pour rester compétitives. Un enjeu de taille comme l’explique Nicolas Gudin, Vice-Président Basware France et Europe du Sud.
Jamais l’information n’a circulé aussi vite. De plus en plus connectées, les entreprises amorcent leur transformation dans un monde largement globalisé. Bousculées par des marchés très fluctuants et des collaborateurs toujours en quête de plus de flexibilité, elles doivent s’adapter pour optimiser le fonctionnement de leurs services. Alors que le dialogue était auparavant complexe, les fonctions achats et finance peuvent désormais, grâce à des solutions S2P sophistiquées, interagir et ainsi offrir une meilleure visibilité à l’entreprise sur sa situation d’approvisionnement et l’état de ses finances.
Savoir dans quelle proportion une entreprise achète, dans quelle entité ou filiale, dans quel pays, avec tel acheteur ou tel fournisseur identifié : autant de données essentielles qui sont maintenant facilement accessibles grâce à l’automatisation. Cependant, il faut ensuite pouvoir analyser efficacement les données issues de ces flux pour pouvoir les mettre à profit dans une démarche d’amélioration continue des process internes, pour de meilleures performances et plus de croissance de l’entreprise. Pourtant, aujourd’hui, beaucoup d’entreprises traitent encore ces données achats et financières via leur ERP - le système de gestion intégré qui réunit l’ensemble des processus opérationnels. Et bien souvent, leurs interfaces et leur gestion complexe des projets freinent l’évolution fonctionnelle et organique de l’entreprise. Une perte d’agilité qui impacte directement la qualité des données traitées. Comme l’information n’est pas consolidée, les différents acteurs concernés n’ont pas toujours toute la connaissance des achats et de l’état des dépenses en cours.
C’est pourquoi, la mise en place d’un système Source-to-Pay adapté permet de mieux gérer les achats et de contrôler les dépenses. Dès lors, le temps économisé et l’évolution des profils impliqués conduisent à une plus grande agilité dans l’entreprise et donc un meilleur rendement, tout en apportant davantage de valeur ajoutée au travail des collaborateurs. Dans le cas des factures, l’économie se traduit par le coût du traitement. Là où l’on estime celui d’une facture papier à 17 euros, le coût en électronique descend à moins de 6 euros.
Toutefois, la mise en place de ces solutions demande une certaine maturité au sein des équipes internes qui ne sont pas toujours aptes à procéder aux changements. Cet accompagnement au changement est donc essentiel pour Nicolas Gudin, Vice-Président Basware France et Europe du Sud : « Avant la mise en place de nos solutions, l’analyse des process Achats et Finance est essentielle tout autant que la conduite du changement post implémentation ». Définition et suivi d’indicateurs de performances (KPI), mise en place d’outils de mesures analytiques, gestion des flux fournisseurs : Basware propose un réseau interopérable, ouvert à toutes les parties prenantes d’une entreprise. À la fois intuitif et facilement utilisable, la solution englobe et harmonise de manière unique la dimension achat et les différents flux financiers tout en offrant des données qualifiées, véritables leviers de croissance.
Les répercussions directes de l’automatisation sont d’abord quantitatives. Comme le rapprochement des factures se fait avec un minimum d’intervention humaine, le gain de temps est donc considérable et le taux d’erreur minime : « En général, une personne peut traiter de 6 000 à 8 000 factures par an. Avec nos solutions, on passe à 50 000 factures traitées, voire plus », explique Nicolas Gudin. Qu’ils soient papiers ou électroniques, la technologie permet aujourd’hui d’appréhender directement tous les flux, et ce dans un délai très court. La centralisation des informations dans un outil unique, à l’interface claire, contribue également à une communication optimale, autant en interne qu’en externe : « Notamment via des outils facilement accessibles en mode SaaS, chacun peut suivre les factures en cours de traitement, celles traitées et celles payées », ajoute Nicolas Gudin.
Une visibilité également offerte aux fournisseurs qui leur permet d’être informés en temps réel et de s’affranchir de relances chronophages. La solution permet ainsi de ne pas prendre de retard et de rester conforme aux lois en vigueur, tout en s’évitant des amendes parfois très conséquentes. L’entreprise devient également plus vertueuse aux yeux de ses partenaires, ce qui permet de revaloriser son image tout en amenant des solutions financières comme le supply chain finance. En effet, en payant plus tôt, une entreprise peut espérer des économies accordées par ses fournisseurs.
Et, avec l’expansion de l’intelligence artificielle et du machine learning, le traitement des factures est désormais de plus en plus prédictif. Un gain de temps considérable pour les directions achats et finances qui, en plus d’être mieux connectées et structurées, pourront également mieux valoriser leurs compétences. Une valeur ajoutée certaine pour atteindre les ambitions d’une entreprise, tout en harmonie avec son fonctionnement.
Pour en savoir plus sur les solutions de facturation électronique ou d’automatisation des processus achats et finance, n’hésitez pas à contacter directement Basware.