Rapprochement commandes-factures, la clé de l’efficacité comptable

Différences de montants ou écarts de quantités, le rapprochement commandes-factures peut s’avérer complexe et chronophage pour les équipes comptables. Les solutions d’automatisation de rapprochement représentent un gain d’efficacité et une réelle opportunité de réduction des délais de paiement. Michaël Aubry, Solution Architect, revient sur les fonctionnalités avancées de la solution AP Automation de Basware qui permettent d’augmenter considérablement le taux de rapprochement.

Qu’entend-on par rapprochement automatique commandes-factures ?

Le rapprochement automatique commandes-factures consiste à éviter aux comptables d’avoir à vérifier la conformité d’une facture au bon de commande associé, dont les données de coûts et budgétaires ont déjà été approuvées. Il s’agit de supprimer toute intervention humaine dans le processus pour que la facture soit automatiquement mise en paiement.

Nombre de solutions se limitent à rapprocher des données identiques entre le bon de commande et la facture. Dès que des différences apparaissent, le rapprochement devient impossible et le comptable doit procéder à une réconciliation manuelle. La solution Basware AP Automation est considérée par les analystes internationaux comme Gartner comme la meilleure solution du marché car elle est capable d’effectuer des rapprochements complexes, allégeant les comptables de nombreuses recherches et vérifications.

Quels sont les outils proposés par Basware pour automatiser le rapprochement commandes-factures ?

Notre solution AP Automation rapproche les données de factures, de commandes et de réceptions selon une approche granulaire. Elle s’appuie sur deux algorithmes performants pour comparer les données disponibles à la ligne, en en-tête ou en pied de page afin d’aboutir à une réconciliation.

L’algorithme Best Fit Matching permet de rapprocher les données d’en-tête ou de pied de page d’une facture aux lignes du bon de commande, grâce à un algorithme comparant le montant total de la facture à des combinaisons de réceptions ou de lignes de commande (montant d’un groupe de réceptions, montant d’une réception individuelle, montant d’une ligne d’article spécifique ou montant total de la commande). Ainsi, même si les factures ont pour seules informations un numéro de PO, un montant global ou un numéro de bon de réception, la solution trouve la correspondance la plus probable pour la valider automatiquement ou la proposer au comptable, qui n’aura plus qu’à valider. 

Pour les factures électroniques (PDF, XML ou EDI), notre outil récupère à moindre coût l’ensemble des données : en-tête, pied de page et détail de la facture (nombre de lignes, références et spécificités des articles, quantités, prix unitaires, …). Dans un premier temps, le Cascade Matching permet de proposer le rapprochement des lignes d’une facture aux lignes d’un bon de commande (PO). S’il n’y a pas de correspondance parfaite entre les lignes, l’algorithme recherche des correspondances entre le montant total de la facture et les combinaisons d’articles et/ou de réceptions.

Des exemples pour illustrer l’application du Best Fit Matching et du Cascade Matching ?

Prenons l’exemple du Best Fit Matching : si le bon de commande comprend un stylo à 20 euros, un stylo à 10 euros et un stylo à 5 euros, et que le montant de la facture est de 15 euros, notre solution, sous l’impulsion du Best Fit Matching, propose automatiquement un rapprochement sur les 2 stylos à 10 et 5 euros, car seule la combinaison de ces 2 stylos correspond au montant total de la facture.

Voici un exemple de combinaison gérée par le Cascade Matching avec l’achat d’un pack incluant un ordinateur portable, une souris et une garantie, avec une ventilation par article dans la facture et un bon de commande ne mentionnant qu'une ligne avec le coût total. Dans un premier temps, le rapprochement à la ligne comparera les articles détaillés sur la facture avec le pack mentionné sur le bon de commande. Le rapprochement ne pourra pas s’effectuer car les références sont différentes. L’algorithme Cascade Matching comparera alors le total de la facture au détail de la commande. Le montant du pack commandé étant le même que le montant de la facture, la solution identifiera la correspondance et effectuera le rapprochement.

Existe-t-il d’autres moyens pour maximiser le taux de rapprochement automatique ?

Tout l’objectif de l’automatisation du rapprochement commandes-factures est de réduire au maximum le nombre de factures en échec, qui conduisent à une réconciliation manuelle. C’est pourquoi, notre solution AP Automation regorge de capacités pour maximiser les taux de rapprochements automatiques.  

Elle permet par exemple l’automatisation du traitement des commandes ouvertes, faisant l’objet de factures récurrentes et étalées dans le temps. Dès que le montant global du bon de commande est atteint, le comptable est alerté.

S'il existe plusieurs coûts supplémentaires non planifiés dans le bon de commande mais mentionnés dans une facture, par exemple, des frais de traitement et des frais de transport, ils peuvent être automatiquement alloués à un centre de coût, soit en intégralité soit selon un pourcentage défini. Vous pouvez aussi définir le coût supplémentaire maximum autorisé pouvant être automatisé.

Cela passe également par une automatisation de la gestion des exceptions. Notre solution aide le comptable à identifier et à qualifier les erreurs : quantité, prix unitaire, date de livraison, doublon, etc. Et/ou lui permet de s’orienter plus rapidement vers la personne capable de traiter l’exception.

Nous aidons également nos clients à définir des règles de tolérance, en fonction de leur politique interne, pour automatiser la mise en paiement des factures, quand les écarts entre le bon de commande et la facture sont minimes. Par exemple, tout écart inférieur à un montant préalablement défini entre le bon de commande et la facture ne sera pas pris en compte.

Les variations de devises et de taux de TVA sont également directement traitées par la solution. Pour le rapprochement d’une facture avec une commande non réceptionnée, la solution notifie l’utilisateur afin qu’il effectue la réception de sa marchandise.

Ces innovations, et le degré de granularité qu’elles offrent, permettent de réellement limiter le recours aux réconciliations manuelles en étant capables de gérer les variations qui sont généralement à l’origine des situations de blocage. Avec ces outils de rapprochement automatique commandes-factures, les délais de traitement de chaque facture entrante passent en moyenne de 15-20 jours à 2-3 jours. De quoi améliorer significativement la relation client fournisseur, en plus de tous les autres gains qu’ils apportent !