La comptabilité fournisseurs représente un poste clé au sein de l’entreprise car elle est partie prenante dans l’approvisionnement, la capacité de production et la réputation de l’entreprise. Pourtant, elle reste encore trop souvent régie par des processus lents et fastidieux qui entravent son efficacité. Face aux erreurs de saisie ou aux goulots d’étranglement, les solutions de digitalisation et d’automatisation de Basware représentent une véritable opportunité de pilotage pour l’ensemble des acteurs du processus, depuis le commanditaire jusqu’au DAF. Farid Ladjimi, Consultant Presales chez Basware revient sur les bénéfices opérationnels et stratégiques d’une telle solution.
Le processus Procure-to-Pay implique plusieurs parties prenantes, aussi bien internes à l’entreprise, comme les achats, la production ou la finance, que les fournisseurs en externe. C’est en grande partie de cette pluralité d’interlocuteurs que nait la complexité de ce processus, en apparence simple. La clé pour fluidifier ce processus est de donner de la visibilité à toutes ces parties prenantes en le digitalisant au maximum.
S’il est assez aisé de dématérialiser la partie amont du processus (demande d’achat, commande et réception), cela se complique à l’étape du traitement de la facture car le papier est encore omniprésent, et ce, qu’elle que soit la taille de l’entreprise. Avec des factures reçues au format papier et sans outil adapté, il est difficile de donner de la visibilité. Un scénario peut alors régulièrement se produire : des fournisseurs en attente d’un paiement qui tarde à arriver bloquent des livraisons, ce qui pénalise la supply chain. S’en suivent des escalades auprès du service des achats qui les répercute sur les équipes de la direction financière.
Pour la direction financière, le principal problème du traitement manuel des factures papier, c’est qu’elle se trouve dans l’incapacité de connaitre le statut des factures en temps réel, de savoir combien d’entre elles sont échues ou combien de cash elle va devoir décaisser à la fin de la semaine ou du mois, etc… Elle ne peut avoir qu’une vision partielle à partir des données saisies dans l’ERP. Pour retrouver une facture précise, et ainsi répondre à une sollicitation interne ou externe, le responsable de la comptabilité fournisseurs doit aller chercher dans les différentes bannettes papier de ses comptables. La situation se complique au sein des grandes entreprises car les factures papier n’arrivent pas toujours dans le bon service, elles peuvent aussi être perdues au cours des différentes étapes de validation, oubliées sur un bureau ou être adressées à un destinataire qui ne sait pas quelle action on attend de lui et qui laisse la facture en attente. Les comptables doivent alors rechercher la facture dans les services, confirmer la réception et souvent solliciter un complément d’information sur les différences de prix ou de quantités avant d’obtenir une validation. Les factures papier sont également synonymes d’erreurs de saisie manuelles des données et de processus lents.
L’ensemble de ces raisons, comme les contraintes réglementaires à venir, incite aujourd’hui les entreprises à se doter d’une solution de digitalisation et d’automatisation comme Basware, qui permet de centraliser les informations et d’assurer un suivi de bout en bout de leurs factures fournisseurs.
Une fois les factures digitalisées, l’outil permet au comptable d’avoir une visibilité quotidienne sur le statut de chacune d’elles. Son interface intuitive est en capacité de retrouver les factures via le numéro de bon de commande, le fournisseur ou le montant. Si une facture est en attente de validation, le comptable sait qui doit la valider et depuis combien de temps elle est en attente d’approbation. Le commanditaire dispose également de ce suivi pour renseigner ses fournisseurs et peut au besoin valider les différences entre la facture et la commande initiale. Si un plafond de dépenses est atteint ou si le l’approbateur est absent, la facture est automatiquement transmise à son responsable. Une messagerie intégrée à l’outil permet aux différents intervenants d’échanger et conserve un historique pour que tous puissent comprendre le contexte. Cette fonctionnalité accessible via mobile permet aux utilisateurs d’assurer un suivi à distance pour éviter que les délais de traitement ne s’allongent et n’aboutissent à des retards de paiement. En cas de dépassement du délai de validation, une alerte peut être adressée à l’utilisateur pour l’inciter à la traiter. La solution permet aux comptables d’assurer le suivi de facturation de différentes entités juridiques à travers l’outil. Au quotidien, l’activité des comptables est également allégée des réponses à fournir aux fournisseurs car ils peuvent consulter directement l’état d’avancement du traitement des factures via un portail qui leur est dédié.
Par ailleurs, avec Basware AP automation les comptables n’interviennent plus que sur 20 à 30% des factures, celles qui présentent des exceptions. Si une facture est conforme à la commande, elle est gérée par l’outil de traitement automatisé. Lorsqu’une exception se présente, grâce au machine learning et sur la base de l’historique des factures déjà traitées, la solution suggère au comptable des imputations probables.
Aujourd’hui la tendance est de faire monter les comptables en compétences en s’appuyant sur leur expertise métier et leurs connaissances de l’entreprise et de ses processus. L’outil les aide dans leur travail quotidien en leur libérant du temps pour des missions à plus forte valeur ajoutée comme la production d’analyses, le nettoyage des comptes de FNP* ou l’accélération du processus de clôture par exemple.
Pour les directeurs financiers, disposer d’une visibilité exhaustive sur les dépenses en cours permet d’anticiper les décaissements à venir pour un pilotage optimal du BFR. L’outil multi-devises offre la possibilité d’initier les ordres de paiement au moment où le taux de change est le plus favorable. Il permet aussi au responsable comptable de redistribuer l’activité entre les comptables en fonction du volume d’activité de chacun pour éviter que certains ne soient débordés et peinent à gérer le flux de factures entrantes.
Au-delà du gain d’efficacité opérationnelle et de la réduction des délais de traitement, une étude Billentis** montre les économies significatives qu’une solution de traitement automatisé comme Basware permet de réaliser. Le coût de traitement d’une facture baisse ainsi de 17,60 € à 6,40 € en passant du papier au format digital.
Le cycle purchase-to-pay (P2P) regorge d’informations précieuses, essentielles au pilotage des opérations. Du fait de sa transversalité, il implique de nombreux interlocuteurs et entités internes. Cette multiplicité des acteurs, des échanges et des données peut complexifier l’analyse. Le module intégré Basware Analytics permet d’exploiter de façon automatisée la donnée du P2P. Il permet un suivi consolidé et granulaire de l’activité, l’identification des goulots d’étranglement et de leurs causes, et la mise en place d’actions d’amélioration cohérentes, ciblées et suivies. Parmi les indicateurs ou fonctionnalités mis à disposition : les durées de cycle de facturation, les exceptions (par fournisseur, organisation, type de rapprochement…), des analyses prédictives pour isoler les factures à risque, le suivi des calendriers de paiement, etc. Les données peuvent être consultées n'importe où, n'importe quand, ce qui permet de servir les enjeux d’agilité et d’efficacité.
Pour en savoir davantage sur les capacités d’automatisation de la solution de Basware, nous vous recommandons de consulter les témoignages clients présentés dans l’ebook Basware AP Automation, de découvrir les analyses de Gartner sur les performances de nos solutions ou de nous contacter pour une démonstration.
* Factures non parvenues
** Source : Billentis e-Invoicing report, 2016