Souvent confondus dans l’univers du P2P, portail fournisseurs et réseau ne répondent pas tout à fait aux mêmes besoins et cas d’usages, et sont en réalité complémentaires. Tous deux permettent de gérer des volumes et des flux importants de factures entrantes, et de traiter plus efficacement les exceptions. Quelles différences entre les deux, pour quels usages, pour quels bénéfices métiers ?
Portail fournisseurs ou réseau, l’objectif est toujours le même : proposer à ses fournisseurs de soumettre leurs factures, récurrentes ou non, par voie électronique. Un dispositif qui sera d’ailleurs obligatoire à compter de 2024 pour certaines entreprises. En attendant, pour favoriser l’adoption de la facture électronique, il s’agit de simplifier au maximum les processus d’envoi, tout en garantissant une bonne performance en matière de récupération des données de factures.
Un portail fournisseurs est une interface d’échanges entre une entreprise et ses fournisseurs qui propose principalement deux fonctions : l’adressage de leurs factures par les fournisseurs d’une part, et la possibilité pour ces derniers de suivre en temps réel l’état d’avancement du processus de traitement et de paiement d’autre part.
Pour beaucoup d’entreprises, un certain nombre de fonctionnalités doivent être intégrées au portail. Et notamment la possibilité de réception automatique des factures par e-mail, d’importer directement les factures en PDF ou encore la capacité offerte aux fournisseurs de corriger eux-mêmes leurs propres données directement au sein du portail.
Dans ce contexte, le fournisseur est donc acteur principal du processus P2P. Une mise à contribution « forcée » qui peut parfois limiter le taux d’adoption de la facturation électronique.
C’est la raison pour laquelle le portail Basware s’est enrichi, au fil du temps, d’un certain nombre de fonctionnalités, utiles à la fois à l’entreprise et aux fournisseurs : campagnes d’enrichissement des données fournisseurs, enrichissement semi-automatique des données grâce à l’interfaçage avec des applications tierces (Dun & Bradstreet, Ecovadis…), campagnes d’activation de facturation électronique, recherche de fournisseurs existants, etc.
Sans compter la possibilité de créer des factures en saisie ou sur la base d’un bon de commande existant (« PO-flip »), mais également une connexion native avec le réseau Basware, dans un souci de complémentarité des deux solutions.
Avec de telles fonctionnalités sur un portail fournisseurs, la question de la pertinence de l’utilisation d’un réseau peut se poser. Pourtant, quel que soit le réseau concerné, une différence de taille est à noter : avec un réseau, il est possible de capter tous les flux de factures, quels qu’en soient l’origine et le format.
Ainsi, EDI point à point ou réseau d’interopérabilité, SmartPDF (extraction automatique de facture envoyée par e-mail), portail fournisseurs ou factures papier sont acceptables. Dès lors, le taux d’adoption de la facturation électronique est généralement bien supérieur avec un réseau, puisque la contrainte de la connexion au portail disparaît. À noter toutefois que le portail fournisseurs garde son intérêt pour permettre le suivi des statuts de factures.
Au-delà de ces fonctionnalités principales, Basware a fait le choix de proposer un réseau ouvert. Une distinction qui revêt une importance capitale, puisque le réseau permet d’étendre encore les possibilités de réception de factures, évitant par exemple d’avoir à développer un système point à point pour chaque client.
En complément, le réseau ouvert de Basware permet de se connecter directement à de nombreux autres réseaux de partenaires, pour récupérer automatiquement les informations de facturation de tous les fournisseurs déjà existants dans le réseau ou son écosystème : à ce jour en effet, le réseau Basware est connecté à 221 opérateurs de facturation dans le monde (plus de deux millions d’entreprises sont ainsi déjà nativement référencées dans le réseau Basware).
Couvrant plus de 175 pays, le réseau Basware est en mesure de vérifier la conformité légale des factures réceptionnées, mais également leur respect des règles métiers définies en interne par l’entreprise (mentions obligatoires pour la validité de la facture). Une automatisation des contrôles qui permet de garantir la fiabilité des données en entrée, et de limiter le recours au traitement manuel.
Connecté aux principales plateformes gouvernementales, le réseau Basware est en outre conforme aux systèmes de TVA de plus de 50 pays, en modèle post-audit ou clearance. En France, Basware a intégré le Forum National de la Facture Électronique, et a déjà mis en place les actions nécessaires pour devenir plateforme certifiée, lors de la mise en place de la facturation électronique obligatoire.
Pour les pays qui font le choix de ne certifier que des plateformes locales, Basware dispose des partenariats nécessaires avec des éditeurs locaux, comme c’est le cas en Italie ou dans certains pays d’Amérique latine. Une solution totalement transparente pour l’entreprise, qui peut retrouver l’ensemble des données de tous ses fournisseurs, quel que soit le pays, sur le portail Basware.