Toute dépense effectuée par une entreprise doit être enregistrée en comptabilité. Lorsque la facture n’est pas encore disponible, elle doit être provisionnée. Le processus de gestion des provisions doit être fiable, pour éviter des provisions trop faibles ou trop importantes, surtout lorsque la volumétrie des factures fournisseurs est importante. Comment gagner en visibilité et précision sur les provisions et les factures non parvenues (FNP) ?
En comptabilité générale, les provisions représentent des charges probables qu’une entreprise aura à supporter dans un avenir plus ou moins proche. Ce sont des dettes à venir qui apparaissent au passif de son bilan comptable. Leur montant est estimable, mais n’est pas forcément connu définitivement. Les provisions sont généralement évaluées à la clôture de l’exercice, lors de la réalisation du bilan comptable.
Les factures non parvenues (FNP), également appelées factures à recevoir (FAR), sont à comptabiliser en provisions. Il s’agit des factures fournisseurs qui n’ont pas été émises (et donc comptabilisées) avant la clôture de l’exercice comptable alors que la livraison des biens ou des services a bien été réalisée avant la clôture.
En fonction des choix des entreprises, les flux de comptabilisation ont une incidence sur le besoin de provision. Quels que soient les processus et l’organisation des flux mis en place, la solution Basware facilite la gestion des provisions, au travers de trois fonctionnalités d’extraction dédiées.
Dans un flux commun, la comptabilisation de la facture fournisseur dans l’ERP de l’entreprise n’est réalisée qu’une fois le processus de validation terminé. Les délais plus ou moins longs de validation des factures nécessitent que les charges imputées sur les factures en instance de validation doivent être provisionnées.
Dans ce cadre, l’extraction des données de factures, entêtes et lignes d’imputation se réalise depuis le cockpit comptable, et facilite leur exploitation et leur transformation en écritures comptables. L’intégration des provisions dans l’ERP est dans ce cas à réaliser manuellement.
Avec Basware AP Automation, Il est possible de s’appuyer sur les fonctionnalités d’exécution de tâches planifiées pour programmer des extractions automatiques des données comptables des réceptions de biens ou de services non facturées ou des factures non comptabilisées, avec une intégration du montant estimé de la facture à l’ERP, avant le flux de validation.
Dans ce cas toutefois, si la comptabilisation permet d’estimer plus facilement le besoin de provision (la dépense étant alors enregistrée dans l’ERP), il s’agit de bloquer le paiement, jusqu’à validation complète de la dépense.
Les formats d’extraction, compatibles avec l’ERP, sont à définir lors des ateliers de conception. La plateforme Basware peut se charger des écritures de provisions (envoi des fichiers à l’ERP), ou être mixte.
Avec Basware Analytics, il est possible de visualiser et d’extraire toutes les charges à provisionner sur un périmètre spécifique (par période, par niveau d’organisation, par éléments de coût…), en se basant sur les montants réceptionnés et non encore facturés dans l’ERP. Concrètement, le module de reporting de Basware permet de suivre en continu les charges à provisionner, avant de les extraire en fin de mois.
L’avantage d’utiliser Basware Analytics est de pouvoir filtrer les vues avant extraction : par fournisseur, charges non provisionnées / partiellement provisionnées, etc. Comme dans le flux standard, l’écriture des provisions dans l’ERP doit être réalisée par le client.