Les retards de paiement pèsent sur la trésorerie des entreprises et impactent leur besoin en fonds de roulement (BFR). En France, ils sont responsables du quart des défaillances d’entreprise. La facturation électronique permet d’accélérer le traitement des factures et, par conséquent, de réduire les délais de paiement. Elle répond également au besoin d'optimiser le pilotage financier de l'entreprise, notamment des postes clients et fournisseurs, afin de mieux prévoir et d'anticiper les flux de trésorerie.
Depuis qu’elles existent, les solutions d’automatisation du traitement des factures fournisseurs (AP Automation) contribuent à éliminer les retards de paiement liés aux erreurs de saisie, à la perte de documents, au défaut de fluidité dans les circuits de validation, aux délais d’approbation (et donc de mise en paiement) des factures, etc.
Grâce aux technologies d’intelligence artificielle et de machine learning, elles permettent désormais :
De capturer 100 % des données des factures (quel que soit leur format) ;
D’atteindre un taux de rapprochement automatique pouvant aller jusqu’à 87 % (avec ou sans bon de commande) ;
D’automatiser la gestion des exceptions ;
De mettre en œuvre des circuits de validation intelligents en fonction des données figurant sur les factures, pour celles qui nécessitent un traitement manuel ;
De réduire le temps nécessaire au traitement et à l'approbation des factures de plusieurs semaines à quelques jours, voire à moins de 48 heures dans certaines entreprises.
L’automatisation du traitement des factures électroniques entrantes élimine par conséquent les risques de retards de paiement (et les pénalités associées) et facilite le respect des échéances fixées par vos fournisseurs.
La facturation électronique est également clé pour faire respecter à vos clients les délais de paiement convenus avec eux. Vos factures sortantes sont reçues et traitées plus rapidement, ce qui accélère les encaissements. La possibilité d’automatiser les rappels pour les factures impayées permet de limiter les retards de paiement, et même d’anticiper d’éventuels litiges (recouvrement des impayés), coûteux pour l’entreprise.
Traitée plus efficacement, la gestion du poste client permet de limiter l’encours client, contribuant ainsi à diminuer les besoins en fonds de roulement (BFR) de votre entreprise. Laquelle bénéficie en outre d’une image de « saine gestion »auprès des banques, condition d’obtention de conditions de financement plus avantageuses.
Au-delà de la gestion des postes fournisseurs et clients optimisés, les systèmes de gestion électronique des factures garantissent aux directions financières une visibilité exhaustive des factures émises et reçues, et des paiements associés. L’ensemble des données financières sont centralisées, ce qui simplifie les capacités d’analyse (des risques notamment), facilite le suivi des encours clients et fournisseurs, et permet d’anticiper les flux de trésorerie ainsi que l’excédent ou le manque de liquidités.
La qualité de l’information financière qui découle de la digitalisation complète des processus de facturation est un atout indéniable pour prendre des décisions éclairées en matière de gestion de la trésorerie : prévision du besoin en fonds de roulement (BFR) et de sa saisonnalité éventuelle, gestion et placement (même ponctuel) des excédents de trésorerie, etc.
Enfin, le traitement accéléré des factures clients et fournisseurs ouvre la voie à de nouvelles possibilités en matière de gestion de trésorerie, et notamment à la négociation d’escomptes pour paiements anticipés.