Le traitement de la facturation à l’international est plus complexe que celui des factures domestiques. Avec la généralisation de la facturation électronique partout dans le monde, de nouvelles contraintes s’ajoutent à celles qui préexistaient. En quoi les solutions de facturation électronique et d’AP Automation apportent une réponse à l’ensemble des enjeux que doivent surmonter les entreprises qui réalisent des transactions dans plusieurs pays ?
Facturation électronique à l’international : de nombreux défis
Parmi les difficultés que les entreprises doivent surmonter quand elles envoient des factures dans des pays étrangers, citons par exemple :
- Des réglementations et lois fiscales différentes : chaque pays a ses propres lois fiscales et réglementations en matière de facturation. Cela implique des différences dans les taux et les exemptions de TVA, les mentions obligatoires, etc. À ces règles s’ajoutent désormais celles concernant les factures électroniques (format, canal d’envoi et de réception, archivage…). Une connaissance approfondie de ces réglementations est nécessaire pour être et rester en conformité.
- Des devises différentes : en raison de la fluctuation des taux de change, vos fournisseurs préfèreront être réglés dans la devise utilisée dans leur pays (euro dans l’Union Européenne, dollar aux USA, livre sterling en Royaume-Uni, yuan en Chine, etc.). En outre, selon l'endroit où les fonds sont transférés, des documents supplémentaires pour garantir la légitimité des paiements peuvent être imposés à l'entreprise qui envoie les fonds.
- La langue à utiliser : si vous envoyez une facture à un client à l'étranger, ce dernier peut vous demander de la transmettre dans la langue de son pays.
- Les mentions obligatoires et spécifiques: les informations à intégrer obligatoirement sur les factures varient d’un pays à l’autres. D’autre part, les autorités fiscales peuvent imposer des mentions spécifiques pour les transactions internationales.
- Les codes fiscaux : la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) ou la taxe générale sur les ventes (TPS) représentent une part importante des recettes publiques. Elles font l'objet d'un suivi et d'un contrôle rigoureux de la part des autorités fiscales : les codes fiscaux doivent par exemple être indiqués soit au niveau de l'en-tête de la facture, soit au niveau de la ligne.
- Les obligations douanières : une facture douanière, également appelée consulaire, peut être exigée selon les pays. Elle prend la forme d’un formulaire à compléter par l’entreprise exportatrice.
- Les audits de conformité : dans le monde, deux méthodes de contrôle sont imposées par les autorités fiscales. Le modèle post-audit, pour lequel l'audit se fait après que la facture a été émise, les entreprises devant s’assurer de l'authenticité et l'intégrité des factures. Le modèle clearance où l'autorité fiscale locale joue un rôle intermédiaire entre les parties prenantes. Contrairement au modèle post-audit, la vérification de la facture est effectuée en temps réel et non après coup : le fournisseur doit déclarer chaque facture, généralement via une plateforme spécifique, et obtenir l'approbation de l'administration avant de la transmettre à son client.
- Des frais associés : la gestion des factures internationales peut nécessiter des ressources supplémentaires en termes de personnel, les transactions internationales font généralement l’objet de commissions forfaitaires facturées par les banques, etc.
- Les risques de liés au taux de change : la fluctuation de ces taux peut affecter les marges, créant ainsi des risques financiers.
- La gestion des données client : facturer dans de nombreux pays implique une gestion sécurisée des données clients dans le respect des différentes réglementations de confidentialité et de protection des données personnelles, telles que le RGPD en Europe.
Facturation électronique et AP Automation : une solution à tous ces défis !
La mise en œuvre de solutions de facturation électronique et d’AP Automation, telles que celles éditées par Basware, permet de relever l’ensemble de ces défis. Ces solutions permettent notamment de :
- Respecter les règlementations en vigueur dans tous les pays : canal d’envoi et de réception des factures, format, taxes en vigueur, mentions obligatoires, codes fiscaux, langue, devise, règles d’archivage, respect des données personnelles, etc. Ces solutions s’appuient sur des spécialistes qui suivent en continu les évolutions réglementaires, ce qui réduit les coûts associés à la gestion de la conformité fiscale à l’échelle internationale.
- Recevoir, capturer les données et automatiser de bout en bout le traitement des factures de vos fournisseurs dans le monde entier, notamment grâce à l’utilisation des technologies d’intelligence artificielle et de machine learning.
- Automatiser le traitement des factures multidevises, la synchronisation du taux de change avec votre ou vos ERP et lancer les ordres de paiement en devises étrangères à taux de change favorables, afin de protéger votre trésorerie.
- Calculer de manière automatique le montant des taxes, évitant ainsi de potentielles amendes de la part des autorités fiscales en cas d’erreur.
- Respecter les plus hauts niveaux de sécurité, que ce soit en matière de cryptage des communications, de non-répudiation des échanges, de protection des données personnelles ou encore d’archivage des factures électroniques. Le réseau Basware est par exemple un point d’accès officiel à Peppol, ce qui permet à nos clients d’émettre, de transmettre et de recevoir des factures dans le respect des règles en vigueur dans tous les pays dans lesquels ils opèrent.
- Disposer d’une visibilité totale sur les encours clients et fournisseurs.
- Contrôler l'ensemble du processus, que ce soit pour les factures domestiques ou internationales, grâce à des pistes d'audit fiables et exhaustives.
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