D’après le baromètre Future of Finance 2021 de Deloitte, une entreprise sur quatre déclare avoir déployé une solution Purchase-to-Pay « parfaitement » en adéquation avec la généralisation de la facture électronique à venir, à partir de juillet 2024, et 40 % des organisations interrogées envisagent de changer de solution d’ici six à douze mois, pour préparer cette généralisation. Pour celles qui vont faire le choix de s’équiper ou de changer de solution P2P, quels sont les risques d’un appel d’offres mal cadré ? Le point avec Michael Aubry, solution architect, Basware France.
Quelles sont les répercussions, en phase de conception, d’un appel d’offres (AO) mal cadré ?
Un appel d’offres mal cadré mène généralement à une phase de conception délicate. En effet, les objectifs et points n’ayant pas été traités et partagés avec l’ensemble des parties prenantes, en amont du choix de la solution, devront nécessairement être abordés lors des ateliers de conception.
Dès lors, les conséquences sont logiques : ateliers additionnels, validation des spécifications plus longues, retards et décalage du projet, et donc des coûts forcément plus importants. Le pire scénario pouvant être la découverte de points bloquants, ne permettant pas de mener à bien le projet.
Quelles sont vos recommandations pour éviter ces conséquences ?
Nous recommandons, en amont du choix de la solution et donc de l’AO, un minimum d’alignement interne, quant à la direction à donner au futur projet, entre tous les acteurs impliqués :
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Le projet a-t-il vocation à prioriser l’automatisation ? Ou plutôt le contrôle budgétaire ?
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Les futurs processus sont-ils déjà pensés ?
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Les équipes achats et comptables sont-elles prêtes à changer leur mode de fonctionnement ?
De façon plus globale, il s’agit, en phase amont du projet, de définir et d’impliquer les ressources nécessaires, et de ne surtout pas hésiter à s’appuyer sur l’avis et l’expérience des utilisateurs finaux. Ce qui permet à tous d’être en accord avec les objectifs, les finalités et l’évolution des processus après implémentation. Enfin, inclure du Business Management permettra de parfaitement cadrer les besoins.
Le cas échéant, comment contournez-vous le problème ?
Si des éléments s’avèrent à manquer dans un AO reçu, nous pointons du doigt les carences. Nous nous assurons qu’il ne manque aucune information, d’une part, et que tous les objectifs restent réalistes, d’autre part. Nous aidons les entreprises à se poser les bonnes questions, et à affiner leurs besoins et leurs demandes. De cette façon, nous sommes en mesure d’apporter une réponse juste et pertinente (processus et architecture cibles), tout en étant certains de la faisabilité des ateliers et donc du projet.
En tant qu’éditeur-intégrateur, nous avons aussi un rôle d’accompagnateur de projets : nos architectes et chefs de projets, du fait de leur expérience dans le domaine de la digitalisation de la comptabilité fournisseurs, savent conseiller les entreprises et partager des bonnes pratiques tant sur la solution, son déploiement technique, fonctionnel et organisationnel que sur les implications en termes d’évolution des workflows et des ressources associées.
Six conseils pour bien cadrer le processus d’appel d’offres
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« Moins c’est mieux » : consulter un nombre restreint d’éditeurs pour pouvoir investir du temps avec les éditeurs sélectionnés, étudier de façon approfondie leurs réponses et garantir un temps d’échange de qualité avec chacun d’entre eux.
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Se focaliser sur les critères les plus déterminants et clivants, qui permettront de faire un choix, soit une dizaine environ. Les critères sont à lister puis à pondérer.
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Demander des démonstrations qui adressent les cas d’usage (et les critères de choix) les plus pertinents par rapport au contexte de l’entreprise.
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Inviter le « bon » nombre de personnes pour permettre un choix unanime. Des sessions de soutenance « généralistes » et des sessions plus spécifiques peuvent s’envisager pour gagner en efficacité et en complétude (ex. : les achats, la fiscalité, le juridique, l’intégration, …).
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Bien estimer la durée des soutenances.
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Dès la phase d’appel d’offres, se mettre dans une relation de partenariat. Attention notamment à la période d’envoi de l’appel d’offres ainsi qu’au délai demandé aux éditeurs pour analyser le cahier des charges et adresser leurs réponses. Les équipes clients doivent, elles aussi, pouvoir proposer des réponses adaptées et de qualité en cas de questions, et expliquer les éléments du business case pour aligner les objectifs.
