En 20 ans d’existence, les centres de services partagés (CSP) ont progressivement fait leurs preuves et gagné en maturité, pour devenir aujourd’hui un modèle dominant. Cet article partage cinq observations du marché sur ce modèle d’organisation qui contribue à transformer et à optimiser les processus comptables et financiers.
Les CSP ne sont pas un modèle d’organisation nouveau. Ils sont même largement arrivés à maturité pour les fonctions support, dans les grands groupes et les ETI, car ils permettent de concilier le meilleur des deux mondes : centraliser certaines tâches, tout en offrant des services de proximité aux opérationnels.
L’adoption de ce modèle d’organisation tient en réalité moins à la taille de l’entreprise qu’à sa culture, son contexte, ses objectifs stratégiques et opérationnels. La quasi-totalité des grandes entreprises l’ont adopté à des échelles variables. Pour certains analystes, des secteurs ont massivement basculé vers ce modèle, comme les télécoms, la distribution, la banque ou encore l’assurance.
Si les centres de services partagés ont bien, dans un premier temps, consisté à regrouper et mutualiser les services support paie et comptabilité / finance, la typologie des fonctions regroupées en CSP s’élargit. Aujourd’hui, toutes les fonctions support sont concernées : ressources humaines, IT, ventes, marketing, après-vente, logistique, etc. On constate par ailleurs une évolution : la première génération de CSP monofonctionnels, reposant sur un modèle transactionnel, est progressivement remplacée par des CSP multifonctionnels, voire par des Global Business Services, uniques CSP à l’échelle mondiale pour les multinationales.
Le coût peut être un levier de mise en œuvre d’un CSP. Pour assurer une gestion pérenne de son organisation, il est préférable de ne pas multiplier les collaborateurs là où il n’y a pas suffisamment d’activité. Une entreprise peut aussi décider d’avoir une croissance de ses effectifs plus lente que la croissance de son chiffre d’affaires pour préserver sa compétitivité économique. Mais si une entreprise adopte un CSP uniquement pour une question de coût, elle passera à côté des principaux bénéfices qu’offre le modèle.
Les leviers pour mettre en œuvre un centre de services partagés sont en réalité multiples : absorber les effets de seuils dus à la croissance de l’entreprise, mobiliser le terrain (point de vente, usine…) sur son seul cœur de métier, standardiser les processus en déployant des solutions logicielles, etc.
Dans le domaine de la comptabilité / finance, les CSP aident à répondre aux obligations de conformité et de contrôle. Ainsi, et à titre d’exemple, couplés à des solutions telles que celles proposées par Basware, ils homogénéisent et optimisent les processus de traitement des factures fournisseurs, tout en offrant une traçabilité de bout en bout. Ce qui réduit le nombre d’erreurs, accélère les paiements, simplifie les audits et réduit les risques de fraude. Le CSP apporte aussi une réponse au principe de ségrégation des tâches comptables : ce ne sont pas les mêmes personnes qui sont chargées de contrôler les factures ni de les payer.
L’offshoring dans le cadre du modèle CSP est généralement adopté pour des raisons de survie économique, par des entreprises réalisant de très faibles marges. Mais d’autres choisissent d’établir leur CSP en France, y compris à Paris intra-muros, pour les raisons citées plus haut. Dans de nombreux cas, le CSP est destiné à accompagner des croissances importantes en s’appuyant sur une organisation solide des services support.
En outre, l’entreprise peut choisir d’externaliser tout en conservant ses collaborateurs, ce qui représente parfois une opération financière intéressante pour les équipes. Enfin, le « province-shoring » peut être une option tout à fait pertinente en fonction du contexte de l’entreprise.
Même si ce modèle d’organisation a tendance à se généraliser, voire à se transformer, les centres de services partagés ne peuvent pas être la réponse et le modèle unique, déployable dans toutes les organisations. Pour déterminer quel modèle sera le plus pertinent, il semble important de considérer le contexte de chaque entreprise selon quatre axes : le modèle organisationnel, les processus, l’IT et les collaborateurs.
La vraie question à se poser est donc la suivante : pourquoi opter pour un CSP ? De cette réponse découleront toutes les autres : comment mettre en place le projet ? Que faut-il mutualiser ? Que faut-il conserver en local ? Comment communiquer auprès de mes équipes ? Comment faire adhérer mes équipes au projet (aide pour déménager, formation, etc.) ? Un CSP transforme l’organisation de l’entreprise, laquelle doit prendre en compte la responsabilité sociétale que cela implique.
Ce qui est en revanche indéniable, c’est que la mise en œuvre de solutions de Procure-to-Pay, comme celle proposée par Basware, gomme définitivement les inconvénients de la centralisation et de la décentralisation. Elle peut être combinée à un CSP, ou non, selon le contexte de l’entreprise. Chronologiquement, il est possible de déployer un CSP avant de mettre en place l’outillage IT, ou l’inverse.
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