Automatiser les contrôles pour prévenir la fraude financière

Selon le dernier baromètre Euler Hermes-DFCG* sur la fraude et la cybercriminalité, la direction financière demeure la cible numéro 1 des fraudeurs, avec 47 % de fraude au faux fournisseur.

L’impact sur la trésorerie s’accentue : 3% des entreprises attaquées en 2018 ont subi un préjudice supérieur à 100K €, contre 10% en 2017 et pour 5% des entreprises, la perte a dépassé les 500K €, contre 3% en 2017. Parmi les dispositifs anti-fraude les plus efficaces, les répondants citent à 56 % la réaction et prise d’initiative humaine, à 24 % le contrôle interne et à 20 % la mise en place de dispositifs techniques (en augmentation de 8 points par rapport à l’année dernière**). Le point sur les bonnes pratiques de contrôle interne et les technologies susceptibles de limiter la fraude.

La séparation des tâches : un élément clé dans la prévention de la fraude

La lutte contre la fraude repose sur trois piliers : la mise en place de processus de contrôle (organisation), la sensibilisation des collaborateurs (changement des comportements) et le déploiement de dispositifs techniques anti-fraude (technologies). Dans un contexte Purchase-to-Pay, elle doit être orchestrée à chaque étape : référencement, contractualisation, logistique (réception des marchandises, biens ou services), facturation et paiement des fournisseurs.

A toutes ces étapes, le respect des principes de séparation des tâches et de définition claire des rôles et des responsabilités de chacun sont clés pour se protéger contre la fraude. Par exemple, les personnes en charge de la saisie des RIB ne doivent pas être les mêmes que celles qui approuvent les fournisseurs. Celles qui valident les engagements de dépenses, ou qui contrôlent les factures, doivent être différentes de celles qui valident les paiements.

Les technologies au service de l’automatisation des contrôles

Au-delà de ce principe de séparation des tâches, l’évolution des technologies, et notamment la dématérialisation des circuits de validation, des factures, ainsi que les solutions d’intelligence artificielle, permettent de mettre en place des dispositifs de contrôle de plus en plus automatiques.

A l’étape du référencement des fournisseurs, elles permettent d’automatiser les vérifications pour contrôler la fiabilité des fournisseurs et la validité des pièces justificatives qu’ils fournissent. Ainsi, dès l’étape d’identification d’un fournisseur, des services comme Dun&Bradstreet permettent d’en confirmer l’existence et la solvabilité. En outre, l’enregistrement par les fournisseurs de leurs données comme le RIB dans un portail d’envoi des factures électroniques tel que celui de Basware leur permet de garder le contrôle sur leurs informations. En cas de tentative de fraude, l’équipe comptable peut ainsi être alertée de l’existence de deux RIB distincts dans les systèmes de facturation et de paiement. En procédant aux vérifications, il est possible d’éviter le règlement frauduleux.

Lors de la phase de contractualisation, elles facilitent le contrôle du respect des contrats cadres, la vérification des imputations analytiques pour éviter les dérives budgétaires ainsi que l’identification des éventuelles tentatives de contournement de la politique tarifaire. La prévention de la fraude passe ainsi notamment par la mise en place d’un référentiel de fournisseurs (catalogues internet et Punch out) et de workflow de validation des demandes d’engagement de dépenses. En cas de dépassement du budget, une solution de traitement automatisée de factures comme Basware peut adresser une alerte.

Concernant la phase logistique, les solutions P2P apportent des gains pour automatiser les contrôles sur la conformité des livraisons (quantités, prix, frais ou services non prévus) et simplifier le circuit de résolution des éventuels litiges.

Au moment de la facturation, tout l’enjeu est d’automatiser le rapprochement entre la commande, ce qui a été livré et ce qui a été facturé, et de l’affecter correctement pour le suivi budgétaire. Un dépassement du montant de la facture par rapport au bon de commande peut être soumis pour validation au workflow d’approbation initial de la demande d’achat. La dématérialisation des factures fiabilise cette étape et permet de détecter les doubles facturations, du fait de la normalisation des échanges et des données qu’elle induit. Les technologies d’intelligence artificielle apportent, quant à elles, des gains considérables pour réduire la fraude, du fait notamment de leur capacité à réaliser des rapprochements complexes facture-commande-réception à partir des données d’entête ou de lignes de factures (surfacturation, double facturation, livraison incomplète…).

Enfin, à l’étape du paiement, la piste d’audit facilite la traçabilité de l’ensemble du cycle de facturation jusqu’au paiement réalisé par les comptables.

Si vous souhaitez plus d’information sur les solutions de Basware dédiées à la comptabilité fournisseurs, n’hésitez pas à nous contacter.

* https://www.eulerhermes.fr/actualites/etude-fraude-2019.html
** https://www.eulerhermes.fr/actualites/etude-fraude-2018.html