Les derniers résultats du baromètre Future of Finance 2021 de Deloitte indiquent que 58 % des entreprises vont accélérer leurs projets de transformation digitale et de dématérialisation du processus Purchase-to-Pay.
Il s’agit de réduire les tâches manuelles chronophages pour traiter et rapprocher les factures, d’accroître la productivité des équipes comptables, de diminuer les délais de traitement, et de répondre aux réglementations fiscales locales. Pour celles qui vont faire le choix de s’équiper ou de changer de solution P2P, quelles sont les questions à se poser avant de rédiger l’appel d’offres ?
Un projet de dématérialisation des factures fournisseurs est un projet structurant et d’envergure pour une entreprise, étant donné sa transversalité, sa criticité métier et le changement qu’il induit.
L’absence de vision commune sur ses objectifs, ou sur la façon dont il doit être cadré, peut se révéler coûteux, et engendrer le non-aboutissement de l’appel d’offres, le déploiement d’une solution inadéquate, ou encore le non-déploiement de la solution choisie.
Structurante, la mise en œuvre d’une solution de dématérialisation des factures fournisseurs ne suffit pas à elle seule à faire évoluer l’organisation, la culture, les processus et les habitudes de travail. Avant de rédiger votre appel d’offres, il est indispensable de :
Définir l’ambition et les objectifs (où souhaite-t-on aller ?) avant de lister les fonctionnalités attendues.
Analyser les processus métiers existants et définir un core model qui couvre 70 à 80 % des cas d’usage.
Définir des cas d’usage qui soient compatibles avec l’organisation existante ou à venir, et avec la culture de l’entreprise.
Estimer les implications connexes du projet (trésorerie, contrôle de gestion, fiscales, RH, juridiques, IT…).
Réfléchir aux gains attendus, aux conditions de succès et déterminer les indicateurs-clés de performance (nombre de commandes/factures traitées par employé, proportion des factures digitalisées, des fournisseurs actifs, et des fournisseurs payés à échéance, délai moyen d’approbation, délai moyen de paiement, etc.).
Identifier les typologies de déploiement (par pays, site, filiale…).
Identifier les soutiens au projet en interne (sponsorship).
Repérer les freins potentiels au projet (techniques, culturels, organisationnels…) et les leviers pour les réduire.