Hochrechnungen zeigen, dass in der deutschen Wirtschaft und Verwaltung bei einem flächendeckenden Umstieg von der papierbasierten zur elektronischen Rechnung viele Milliarden Euro pro Jahr eingespart werden könnten.
Eine wichtige Voraussetzung für die Akzeptanz des elektronischen Rechnungsverkehrs ist ein einheitliches Datenformat wie ZUGFeRD. In unserem Blog wurde schon viel über ZUGFeRD geschrieben, in unseren Webinaren informiert und diskutiert. Für alle, die sich bisher noch nicht näher damit beschäftigt haben, möchte ich in meinem Artikel auf ganz grundsätzliche Fragen eingehen.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland und ist ein einheitliches Rechnungsformat, das in der Wirtschaft ebenso eingesetzt werden kann wie in der öffentlichen Verwaltung, in großen Unternehmen genauso wie in kleinen. Es ist nicht nur EU-weit, sondern auch international kompatibel und für jeden frei zugänglich. ZUGFeRD wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt, erfreut sich also breiter Unterstützung.
Technisch gesehen ist ZUGFeRD ein sogenanntes Hybridformat, denn es besteht aus 2 inhaltlich identischen Bestandteilen: einem PDF und einer eingebetteten XML-Datei. Das PDF ist die vom Menschen lesbare, visuelle Darstellung der Rechnung. Verwendet wird ein PDF/A-3, das für die Langzeitspeicherung geeignet ist, so dass die e-Rechnung auch am Ende der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist noch lesbar ist.
Die XML-Datei ist der Teil der Rechnung, der strukturierte Daten enthält, somit maschinenlesbar ist und automatisch weiterverarbeitet werden kann. Hierbei handelt es sich um das sogenannte W3CXML, das auf dem internationalen Standard UN/CEFACT Cross Industry Invoice basiert – eine wichtige Voraussetzung für die internationale Kompatibilität von ZUGFeRD.
In ZUGFeRD gibt es verschiedene Profile. Dabei handelt es sich nicht um technische Eigenschaften des Formats, sondern die Profile bestimmen den Umfang der Daten, die mit der elektronischen Rechnung übermittelt werden.
-
Basic enthält rudimentäre strukturierte Daten (Kopf- und reduzierte Positionsdaten, Freitext) und ermöglicht die Buchung und Einleitung des Zahlungsverkehrs einfacher Rechnungen.
-
Comfort enthält alle rechnungsrelevanten Pflichtfelder nach §14 des Umsatzsteuergesetzes, nach Absprache auch Bestellnummern und Kontierungsdaten. Dieses Profil erlaubt die automatisierte, systemgestützte Rechnungsprüfung.
-
Extended umfasst alle im ZUGFeRD-Datenmodell abgebildeten Daten. Die tatsächlich verwendeten Datenfelder sind jedoch vom jeweiligen Geschäftsprozess abhängig und sollten auch nicht unnötig aufgebläht werden. Branchenspezifische Erweiterungen sind in diesem Profil ebenfalls möglich.
Was müssen Sender bei der Verwendung von ZUGFeRD beachten?
Inhaltlich gilt für Rechnungen im ZUGFeRD-Format dasselbe wie für alle anderen Rechnungen, d.h. sie müssen alle Anforderungen erfüllen, die §14 des Umsatzsteuergesetzes vorschreibt, und sie müssen inhaltlich richtig sein. Besonderes Augenmerk sollte darauf gelegt werden, dass die PDF- und die XML-Datei inhaltlich absolut identisch sind, denn sonst werden sie als zwei Rechnungen gewertet und die Umsatzsteuer doppelt geschuldet.
Die wichtigste Frage, die sich dem Sender stellt, ist, wie er eine ZUGFeRD-Rechnung erzeugen kann und möchte. Prinzipiell gibt es hierfür zwei Möglichkeiten: Man macht es selbst oder man greift auf einen Dienstleister zurück. Grundsätzlich kann man das ZUGFeRD-Format ohne Hilfe eines Dienstleisters nutzen – das Format steht kostenlos zum Download zur Verfügung. Dennoch gibt es Anwendungsfälle, in denen die Unterstützung durch einen Dienstleister ratsam ist und zusätzlichen Nutzen bringt.
Im ersten Fall muss an das vorhandene Fakturierungssystem eine Erweiterung gebaut werden. Die ist zwar bei den meisten, aber nicht bei allen Systemen möglich. Hat man die ZUGFeRD-Rechnung erstellt, kann sie per E-Mail versendet, über ein Web-Portal hochgeladen oder über eine Direktverbindung mit dem Kunden zugestellt werden. Für den Versand kann auch auf einen Dienstleister zurückgegriffen werden. Der Vorteil liegt darin, dass man mit einer einzigen Verbindung zu einem Netzwerk wie dem Basware Network viele Kunden erreichen kann, die dort oder bei Partnernetzwerken angebunden sind. Der Versand über ein Netzwerk bietet auch deutlich mehr Sicherheit als per E-Mail. Basware kann zudem Rechnungen im ZUGFeRD-Format in jedes beliebige Format konvertieren. So kann der Sender problemlos unterschiedlichen Wünschen seiner Kunden gerecht werden, ohne selbst verschiedene Rechnungsformate erzeugen zu müssen.
Entscheidet man sich für die Nutzung eines Dienstleisters zur Erstellung des ZUGFeRD-Formats, so bedarf es keiner speziellen technischen Voraussetzungen. Basware kann ZUGFeRD aus jedem beliebigen Fakturierungssystem erzeugen, selbst wenn die Rechnungen bis dato in Word erstellt wurden. Die Rechnungsdaten werden einfach mit Hilfe des Virtual Printers als Druckdatenstrom an Basware geschickt, dort ins ZUGFeRD-Format umgewandelt und dem Kunden zugestellt. Ist der Sender in der Lage, strukturierte Rechnungsdaten zu erzeugen, so kann er auch über eine Schnittstelle direkt an das Basware Network angebunden werden, seine strukturierten Rechnungsdaten, z.B. im EDIFACT-Format, dorthin übermitteln und Basware übernimmt dann ebenfalls die Konvertierung und Zustellung an den Kunden.
Wie kann der Empfänger ZUGFeRD optimal nutzen?
Die Empfangswege einer ZUGFeRD-Rechnung entsprechen den Versandmöglichkeiten, d.h. Empfänger können die Rechnungen per E-Mail oder über eine Direktverbindung zum Sender bzw. zu einem Netzwerk erhalten oder über ein Web-Portal herunterladen. Wer mit einem Dienstleister zusammenarbeitet, der erhält die Rechnung immer im ZUGFeRD-Format unabhängig davon, ob sie als ZUGFeRD, EDIFACT, PDF oder Papierrechnung eingegangen ist und kann sie sofort weiterverarbeiten.
Die großen Vorteile von ZUGFeRD für Empfänger offenbaren sich dann auch bei der Verarbeitung. Das Auslesen eines PDFs oder einer gescannten Papierrechnung mittels OCR entfällt. Die XML-Datei wird unmittelbar im ERP-System erfasst und kann automatisiert weiterverarbeitet werden. Dies beschleunigt den Prozess der Rechnungsverarbeitung und senkt die Fehlerquote.
Zu beachten ist für den Empfänger, dass das passende Profil in ZUGFeRD gewählt wurde und die Rechnung alle benötigten Daten enthält. Hier ist gegebenenfalls eine vorherige Abstimmung mit dem Lieferanten notwendig.
Unabhängig vom Format der Rechnung muss auf Empfängerseite ein innerbetriebliches Kontrollverfahren durchgeführt werden, das die Herkunft und Unversehrtheit der Rechnung belegt. Üblicherweise geschieht dies durch die Rechnungseingangsprüfung. Und natürlich müssen auch ZUGFeRD Rechnungen 10 Jahre aufbewahrt werden. Da es sich um eine originär elektronische Rechnung handelt, muss diese auch elektronisch archiviert werden.
Verbreitung von ZUGFeRD in Deutschland und EU-weit
Insgesamt herrscht in Deutschland seit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011, das die elektronische der Papierrechnung gleichgestellt hat, eine große Akzeptanz von e-Rechnungen. Die Unterstützung von ZUGFeRD durch Verbände, Ministerien und Unternehmen ist hoch, die Nutzung wird vielerorts empfohlen. Auch wenn die ZUGFeRD-Verbreitung in Deutschland derzeit noch gering ist, zeigt sich doch ein großes Interesse an dem Format und die Nutzung nimmt kontinuierlich zu. Technisch hat das Format eine hohe Qualität und ist konkurrenzlos integrativ. Nicht zuletzt deswegen wird es als Norm für e-Rechnungen auf EU-Ebene diskutiert.
Welche Dienstleistungen Ihnen Basware in diesem Zusammenhang anbieten kann und wie Sie davon profitieren, erläutert das ZUGFeRD-Datenblatt zum selben Thema. Natürlich können Sie mich auch über unser Kontaktformular kontaktieren.
