E-Procurement steht für electronic Procurement, womit die operative elektronische Beschaffung gemeint ist (im Gegensatz zum e-Sourcing, das die strategische elektronische Beschaffung bezeichnet).
Papierbasierte Prozesse werden mit Hilfe eines e-Procurement-Systems von einem durchgängig elektronischen und im besten Fall automatisierten Ablauf abgelöst. Abgebildet werden in einem solchen System alle Prozessschritte der Beschaffung. Welche sind das nun im Einzelnen?
Bedarfsanforderungen werden über im System integrierte Kataloge generiert. Bei benutzerfreundlichen Systemen funktioniert das genauso einfach wie die Bestellung eines Buches in einem Online Shop, so dass Anwender problemlos damit umgehen können. Komfortabel sind Bestellungen über Bestellpläne oder Vorlagen, die man für wiederkehrende Bestellungen anlegen kann. Ein Klick und alles ist im Warenkorb.
Auch die Freigabe erfolgt auf elektronischem Wege. Unter bestimmten Umständen kann dies sogar ganz ohne manuelles Eingreifen erfolgen – natürlich unter Berücksichtigung vorher festgelegter Freigabelimits. Erfolgt bereits bei der Bedarfsanforderung die Kontierung und Freigabe auf Basis hinterlegter Geschäftsregeln, so kann die Rechnung zur Bestellung im Nachgang automatisch ohne erneuten Freigabeprozess verbucht werden.
Anschließend wird die Bestellung in das System des Lieferanten übermittelt. Am unkompliziertesten gelingt die Anbindung der Lieferanten über offene Netzwerke von e-Procurement- oder P2P-Anbietern, aber auch Direktverbindungen zwischen Geschäftspartnern sind möglich. Sollte ein Lieferant nicht in der Lage sein, strukturierte Daten, wie zum Beispiel XML-Dateien, zu empfangen, kann die Bestellung per E-Mail versendet werden.
Das Gleiche gilt andersherum für die Auftragsbestätigung.
Schließlich erfasst ein e-Procurement-System den Wareneingang und gleicht ihn mit Bestellungen sowie Rechnungen ab.
Darüber hinaus können Kataloginhalte und Verträge verwaltet sowie Verhandlungen und Auktionen elektronisch gehandhabt werden. Ausgaben und Beschaffungsvorgänge können mit einem elektronischen System problemlos nachvollzogen und besser im Blick behalten werden.
Vergleicht man den elektronischen mit dem papierbasierten Prozess, so fällt eine Reihe von Prozessschritten weg, andere Aktivitäten werden deutlich schneller. Die Prozesskosteneinsparungen können sich auf bis zu 70% belaufen. Aber das ist noch längst nicht alles. Kürzere Durchlaufzeiten von der Bestellanforderung bis zur Lieferung und ein unkomplizierter, anwenderfreundlicher Bestellprozess senken die Hürde, ein e-Procurement-System zu nutzen. Und nur wenn alle Bedarfsträger das System nutzen, können die Einhaltung von internen und gesetzlichen Richtlinien sowie das Ausschöpfen von verhandelten Kontingenten bei strategischen Lieferanten sichergestellt werden. Somit wird geschäftsschädigendem Maverick Buying ein Riegel vorgeschoben und Betrug im Einkaufsprozess vorgebeugt. Noch besser gelingt das, wenn nicht nur die Beschaffungsprozesse, sondern auch die Rechnungsprozesse elektronisch erfolgen. Darüber hinaus sorgt ein durchgängig elektronischer Purchase-to-Pay-Prozess für weitere Entlastung der Einkaufsorganisation von Routineaufgaben und lässt mehr Raum für strategisches Arbeiten.
Letztendlich gewinnt der Einkauf Transparenz über die unternehmensweiten Ausgaben: Diese können einfach nach Warengruppe, Lieferant, Bestellvolumen, Kostenstellen, Standorten usw. analysiert werden und liefern so eine valide Grundlage, um die passende Beschaffungsstrategie zu definieren.
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