Analysten und Beratungshäuser preisen Robotic Process Automation als den neuen Trend an, der unter anderem den Finanzbereich grundlegend verändern wird. Ich habe mich gefragt, was dahinter steckt und die wichtigsten Fakten für Sie zusammengetragen.
Robotic Process Automation (RPA) bezeichnet die vollautomatisierte Tätigkeit einer Maschine in Form einer Software, die dabei das menschliche Handeln nachahmt. Der Softwareroboter kann von jedem Endanwender ohne spezielle IT-Kenntnisse konfiguriert werden, um bestimmte Aktivitäten auszuführen. Er ist quasi ein virtueller Mitarbeiter, der einmal angelernt wird, um die ihm gezeigten Tätigkeiten in der Folge selbständig durchzuführen. Im Gegensatz zur herkömmlichen Automatisierung arbeitet RPA wie ein Mensch über die Nutzeroberflächen von Anwendungen, also außerhalb der bestehenden IT-Infrastruktur, an der folglich keine Änderungen vorgenommen werden müssen.
Automatisierung mit Softwarerobotern eignet sich für repetitive, hoch standardisierte und regelbasierte Prozesse, für deren Durchführung kein menschliches Ermessen notwendig ist. Die Prozesse sollten datengetrieben sein und einen elektronischen Auslöser haben. Der Zugriff auf mehrere Systeme im Laufe des Prozesses ist für Robotic Process Automation kein Problem. In der Praxis trifft man RPA vor allem bei Backoffice-Tätigkeiten und alltäglichen Routineaufgaben an.
Robotic Process Automation kommt vor allem jenen Funktionen zugute, die hohe Volumen von inhaltlich ähnlichen Vorgängen verarbeiten müssen, wie zum Beispiel im Versicherungs-, IT- oder auch Finanzbereich. Roboter können das ganze Jahr über 24 Stunden, 7 Tage die Woche arbeiten, brauchen keinen Urlaub und werden nicht krank. Außerdem kann ein Softwareroboter um ein vielfaches schneller arbeiten als der Mensch. Im Durchschnitt übernimmt er die Arbeit von 3-5 Mitarbeitern.
Gleichzeitig gewährleistet Robotic Process Automation eine stabile Qualität der Arbeit auf hohem Niveau. Selbst bei stumpfesten Wiederholungstätigkeiten gibt es keine Ermüdungserscheinungen und Flüchtigkeitsfehler.
Jeder Prozess (schritt), der von einem Softwareroboter durchgeführt wird, ist vollständig dokumentiert und kann problemlos nachvollzogen werden. Anders als bei der Auslagerung bestimmter Tätigkeiten bleiben zudem alle Daten im Unternehmen. Gerade für den Finanzbereich, der hohe Compliance-Anforderungen hat, ist das ein dickes Plus.
Einen besonderen Nutzen hat RPA für Unternehmen, die noch mit veralteten Systemen arbeiten. Denn Integrationsprojekte sind dann nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand durchführbar. Da Robotic Process Automation nicht in die bestehende IT-Landschaft integriert wird, sondern über die Nutzeroberfläche der einzelnen Anwendungen funktioniert, kann es unkompliziert umgesetzt werden. Eine Amortisation der Investitionskosten wird oft schon nach 6-9 Monaten erlangt.
Danny Wootton, Innovation Director vom IT-Service-Provider CGI, wird in der Computerwoche folgendermaßen zitiert: "RPA verändert die Art der Aufgabenstellung für die Menschen, eben weil durch die Automatisierung viele redundante Aufgaben wegfallen, wodurch viel Zeit für wertvollere und anspruchsvollere Aufgaben aufgewendet werden kann."
Um Kosten zu senken, fassen Finanzabteilungen Prozesse wie zum Beispiel die Rechnungsverarbeitung in Shared Service Centern (SSC) zusammen. Nicht selten wird als Standort ein Niedriglohnland gewählt. Allerdings stehen die Vorteile des sogenannten Offshorings immer wieder auf dem Prüfstand. Für SSC in Niedriglohnländern kann Robotic Process Automation am Unternehmensstandort eine echte Alternative sein. Die Investitionskosten sind niedrig, die Einsparmöglichkeiten werden in der Regel höher bewertet als beim Offshoring und mögliche Probleme durch unzureichend qualifizierte Mitarbeiter, Sprachbarrieren und Kulturunterschiede entfallen. Doch Shared Service Center und Robotic Process Automation müssen kein „entweder – oder“ sein. In SSC kann RPA erfolgreich eingesetzt werden, um die Effizienz und Produktivität zu steigern, menschliche Fehler zu minimieren und Arbeitskraft für wertschöpfendere Tätigkeiten freizusetzen.
Wer nach diesem Überblick tiefer in das Thema Robotic Processs Automation einsteigen möchte, dem empfehle ich folgende Artikel:
Robotics: The Next Frontier For Automation In Finance And Risk Management
Prozessautomatisierung mit Robotik. Die Zukunftstechnologie für Finanzdienstleister
Egal, ob Sie Robotic Process Automation aufgeschlossen oder eher skeptisch gegenüberstehen – Fakt ist, dass Automatisierung in jeglicher Form verstärkt in das moderne Arbeitsleben Einzug halten wird. Grundlage dafür ist jedoch das Vorliegen strukturierter, elektronischer Geschäftsdaten, was unabhängig vom Einsatz von Robotics bereits erhebliche Effizienzsteigerungen ermöglicht.
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