Erfolgreich zum Shared Service Center: Herausforderungen und Konzepte für den Mittelstand

In Konzernen gehören Shared Service Center (SSC) schon längst zum Alltag, doch auch im Mittelstand werden sie immer beliebter, besonders im Finanz- und Rechnungswesen. Das ergab eine Studie von KPMG in Zusammenarbeit mit der Universität Göttingen.  Dafür wurden 199 Unternehmen befragt, 53 Prozent gaben an, bereits Erfahrungen mit SSC gemacht zu haben.

In diesem Blogbeitrag hat mein Kollege allgemein über die wichtigsten Erfolgskriterien für den Aufbau eines SSC geschrieben. Doch natürlich gibt es unterschiedliche Herausforderungen bei der Implementierung abhängig von der Größe des Unternehmens und der Transaktionsvolumina. Folglich kristallisieren sich für mittelständische Unternehmen andere Konzepte heraus als für Großkonzerne. Doch wo genau liegen die Unterschiede und machen SSC auch im Mittelstand Sinn?

Die letzte Frage kann eindeutig mit ja beantwortet werden. Natürlich muss das Unternehmen eine kritische Größe haben, diese liegt jedoch deutlich niedriger als gemeinhin angenommen wird. Bei den befragten Firmen der oben genannten Studie scheiterte der Aufbau eines SSC nur bei 4 % an einer negativen Machbarkeitsstudie. Allerdings sind bei der Umsetzung einige Unterschiede zu großen Konzernen zu beobachten.

Ziele

Primäres Ziel bei der Einrichtung eines SSC ist für Konzerne die Einsparung von Kosten. Durch die Bündelung von Prozessen an einer zentralen Stelle können positive Skaleneffekte erreicht werden. Für mittelständische Unternehmen hingegen sind eher keine Skaleneffekte zu erwarten, da die Unternehmen dafür in der Regel zu klein und die Transaktionsvolumina zu gering sind. Die Bündelung und Zentrierung von Prozessen bietet jedoch auch dem Mittelstand die Möglichkeit heterogene Prozesse zu standardisieren und damit höhere Transparenz, eine verbesserte Prozessqualität und mehr Effizienz zu erreichen. Indirekt hat dies natürlich auch Auswirkungen auf die Kostenstruktur, generell ergibt sich im Mittelstand jedoch eine Verschiebung von quantitativen zu qualitativen Zielen.

Um diese qualitativen Vorteile eines SSC noch zu verstärken, ist es sinnvoll, Prozesse nicht nur zu standardisieren, sondern – wo möglich – auch zu automatisieren. Am Beispiel der Kreditorenbuchhaltung lässt sich das sehr anschaulich machen. Der Prozess der Rechnungsbearbeitung erfolgt in vielen mittelständischen Firmen noch papierbasiert, was im Vergleich zur elektronischen Bearbeitung zeitaufwändig und fehleranfällig ist. Werden elektronische Workflows implementiert, können Eingangsrechnungen unter anderem automatisch mit Bestellungen oder Verträgen abgeglichen werden. Bei einer Übereinstimmung werden diese Rechnungen ohne weitere Prüf- und Genehmigungsschritte als Buchungssatz an das angeschlossene ERP übertragen – ohne dass ein manuelles Eingreifen erforderlich ist. Rechnungen, bei denen kein Bestellbezug oder Vertrag zugrunde liegt, werden mittels elektronischem Freigabeworkflow direkt an den definierten Genehmiger gesendet und dieser wird über die anliegende Aufgabe benachrichtigt. Manuelle Dateneingaben von Mitarbeitern sind nicht mehr nötig, der gesamte Prozess wird beschleunigt. Zudem lässt sich der Bearbeitungsstatus einer Rechnung jederzeit einsehen.

IT-Landschaft

Das führt uns direkt zu einer der Hürden, die Mittelständler bei der Implementierung eines SSC sehen: die kostenintensive Harmonisierung der IT-Landschaft und Implementierung neuer Software. Doch auch hier gibt es gute Lösungen. Anbieter wie Basware können systemübergreifende Workflows mit einer einheitlichen Benutzeroberfläche an unterschiedliche ERP-Systeme anbinden, sowohl intern als auch extern, so dass eine Harmonisierung der ERP-Systeme nicht zwingend erforderlich ist. Und auch bei der Einführung neuer Software, z.B. zur elektronischen Rechnungsbearbeitung, lassen sich die Implementierungskosten klein halten, wenn man die Software im Software-as-a-Service-Modell nutzt, statt sie in die eigene IT-Landschaft on-premise zu integrieren. Die Anfangsinvestitionen für diese Software-as-a-Service-Lösungen fallen deutlich geringer aus als die sonst üblichen Lizenz- und Implementierungskosten. Ein weiterer Vorteil bei der Nutzung einer SaaS-Lösung ist die Vereinfachung der Fernbearbeitung durch SSC, denn durch den browserbasierten Zugriff kann das System jederzeit von jedem Standort genutzt werden. 

Standortwahl

Der Standort ist ein weiterer Faktor, der sich bei der Implementierung von SSC im Mittelstand von den Konzernen unterscheidet. Da bei Konzernen Einsparungen in der Regel zum obersten Ziel bei der Errichtung von SSC gehören, werden sie meist an Standorten mit niedrigem Lohnniveau errichtet. Der Mittelstand steht dem Off- und Nearshoring jedoch eher skeptisch gegenüber, auch wenn die Unternehmen im Ausland aktiv sind oder dort sogar Unternehmensstandorte haben. Da Transparenz und bessere Steuerungs- und Kontrollmöglichkeiten für den Mittelstand bei der Nutzung von SSC im Fokus stehen, werden sie zumeist am Stammsitz des Unternehmens angesiedelt oder zumindest an einem Standort in Deutschland (Onshoring). Die Risiken beim Offshoring werden als zu groß eingeschätzt.  Vornehmlich entstehen Schwierigkeiten durch Sprachbarrieren, unterschiedliche Arbeitskulturen oder bei der Suche nach qualifiziertem Personal, was zu Lasten der Effizienz der Arbeitsprozesse geht.

Projektdauer und –kosten

Wie die Studie von KPMG und der Universität Göttingen ergab, ist die Implementierung eines SSC im Mittelstand bei 80 % der Unternehmen innerhalb von 2 Jahren abgeschlossen. Ebenfalls kann in den meisten Fällen nach spätestens 2 Jahren ein Return on Investment erzielt werden. Für Mittelständler ist die Bereitstellung der personellen Ressourcen für Implementierungs-Projekte aufgrund der Unternehmensgröße durchaus eine Herausforderung, zudem schauen sie sehr genau auf die Kosten und Nachhaltigkeit eines Projektes. Doch gerade die Unternehmensgröße ist gegenüber den Konzernen auch der Vorteil bei der Projektdurchführung. Kleine Projektteams, flache Hierarchien und schlanke Organisationsstrukturen begünstigen eine schnelle Implementierung und haben somit einen positiven Effekt auf die Projektkosten. Doch nicht nur das. Die individuellen und meist sehr komplexen Software-Lösungen, die große Konzerne benötigen, sind für den Mittelstand in der Regel überdimensioniert. Stellt dieser im Zuge des Aufbaus eines SSC für die Kreditorenbuchhaltung auf elektronische Rechnungsverarbeitung um, kann er dafür von Paketlösungen profitieren, die ein Best Practice, also bewährte Standards, widerspiegeln. Basware bietet seinen Kunden zum Beispiel verschiedene Pakete für die elektronische Rechnungsverarbeitung an, je nach gewünschtem Automatisierungsgrad und benötigtem Funktionsumfang. Die Anschaffung und Implementierung solcher Paketlösungen ist kostengünstig und schnell realisierbar.

Wenn man als mittelständisches Unternehmen also seinen eigenen Weg zum SSC findet, anstatt die erprobten Konzepte der großen Konzerne zu übernehmen, so kann man damit durchaus erfolgreich sein. Und glücklicherweise gibt es inzwischen auch für SSCs im Mittelstand einige Praxisbeispiele, die als Vorbild dienen können.

Wenn Sie konkrete Fragen zum Aufbau eines Shared Service Centers für die Rechnungsbearbeitung haben, sprechen Sie mich einfach über unser Kontaktformular an.