„Der bestehende Prozess funktioniert doch“ – „Wir haben andere Prioritäten“ – „Das kostet zu viel“ – diese Gedanken kommen Ihnen vielleicht in den Sinn, wenn Sie darüber nachdenken, Finanz- und Einkaufsprozesse zu digitalisieren. Doch dann haben Sie sich vermutlich noch keine konkrete Vorstellung davon gemacht, was es Ihr Unternehmen tagtäglich kostet, so weiterzumachen wie bisher…
Der Billentis-Report liefert eine gute Übersicht der durchschnittlichen Vollkosten für die papierbasierte Verarbeitung von Rechnungen.
Ein durchgängig elektronischer Workflow wirkt sich unmittelbar auf die Prozesskosten aus und senkt diese im Schnitt auf 6,70 €. Das bedeutet, allein durch die elektronische Verarbeitung von Rechnungen können Einsparungen von bis zu ~10,90 € pro Rechnung erzielt werden.
Doch natürlich stehen dieser Ersparnis auch Investitionskosten gegenüber. Ein einfaches Rechenbeispiel anhand eines realen Kundenfalles aus dem Maschinenbau verdeutlicht, welches Potenzial an Prozesskostenersparnis in einem durchgängig elektronischen Prozess schlummert:
Ausgangssituation
⦁25.000 Rechnungen p.a. (5% Wachstum p.a.)
⦁70% Bestellbezug
⦁70% Papierrechnungen
⦁30% PDF Rechnungen
⦁Verarbeitung in Form von Papier
⦁SAP als ERP-System
Ziele
⦁Transparenz im Rechnungsverarbeitungsprozess
⦁Einsparung in Form von Zeit und Prozesskosten bei Prüfer und Genehmiger
⦁Potenzial der automatisierten Rechnungsverarbeitung ausschöpfen
Investitionskosten
⦁~75.000 € Implementierung (beeinflusst durch spezifisches SAP-Setup)
⦁~65.000 € laufende Kosten p.a.
⦁~8.000 € Annahme für Change Requests p.a.
Gesamtkosten bei 3 Jahren Vertragslaufzeit:
75k + 65k × 3 + 8k × 3 = 294.000 €
Softwarekosten pro Rechnung:
294.000 / (25.000 + 26.250 + 27.562) = 3,73 €
Ein Eingangsrechnungsvolumen von „nur“ 25.000 Rechnungen rechtfertigt durchaus einen genaueren Blick darauf, ob sich die Investition in eine durchgängige Purchase-to-Pay-Lösung tatsächlich lohnt. Damit sich die Anschaffung bei Gesamtkosten von rund 294.000 € über drei Jahre Vertragslaufzeit rechnet, müssen in diesem Fall mehr als 3,73 € pro Rechnung eingespart werden.
Für die Berechnung des Business Cases wurden die durchschnittlichen Kosten der papierbasierten Verarbeitung laut Billentis-Report angesetzt, da unternehmensspezifische Werte nicht vorhanden waren. Selbstverständlich lässt sich die Berechnung auch mit unternehmenseigenen Werten der tatsächlichen Ist-Situation erstellen.
Wie die Kalkulation zeigt, ist der Return on Investment bereits innerhalb des ersten Nutzungsjahres erreicht und allein in den ersten drei Jahren der Nutzung lassen sich rund 721.000 € Prozesskosten einsparen. Pro Rechnung konnten in diesem Fall ~9,15 € eingespart werden.
Mit handfesten Zahlen finden auch Sie bei anderen Fachabteilungen Gehör für die Notwendigkeit eines durchgängig elektronischen Prozesses von der Bedarfsanforderung bis zur Archivierung der Rechnung. Basware kann auch Sie bei der Berechnung Ihres P2P-Business Cases unterstützen, damit Ihr Projekt nicht im Sande verläuft. Konkrete Unterstützung bietet unser Innovationsworkshop, in dem wir gemeinsam Ihren Business Case erarbeiten und bei Ihnen vor Ort präsentieren.
Sprechen Sie mich darauf an.