Unternehmen verlieren bis zu 5% Einnahmen durch Betrug am Arbeitsplatz, 86% davon hängen mit den Prozessen der Kreditorenbuchhaltung zusammen. Schecks und Überweisungen sind aufgrund der ineffizienten manuellen Bearbeitung am anfälligsten für Betrug, aber auch elektronische Rechnungen rücken zunehmend in den Fokus von Betrügern.
Es gibt jedoch viele Möglichkeiten, dieses Problem zu bekämpfen. Eine Kombination aus verbesserten manuellen Prozessen und der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung kann sowohl die Gelegenheiten für die Veruntreuung von Geldern begrenzen als auch bereits erfolgten Betrug leichter aufdecken.
Betrug in der Kreditorenbuchhaltung fliegt oft unter dem Radar, und das aus einem bestimmten Grund. Im Wesentlichen geht es bei Kreditorenbetrug um die Veruntreuung von Vermögenswerten, vor allem durch betrügerische Ausgaben. In der Regel nehmen Unternehmen in diesem Fall vor allem ihre Mitarbeiter unter die Lupe, da diese den einfachsten Zugang und die besten Gelegenheiten haben. Aber auch Drittanbieter und sogar fremde Akteure mit diebischen Absichten können Kreditorenbetrug begehen. Manchmal arbeiten mehrere Parteien zusammen, um Geld von Firmenkonten abzuschöpfen. In anderen Fällen kann der Betrug völlig unbeabsichtigt sein, zum Beispiel wenn die Kosten für eine Dienstleistung in einer Rechnung falsch berechnet werden.
Bevor wir uns mit der Prävention von Kreditorenbetrug befassen, sollten wir die häufigsten Betrugsmethoden im Zahlungsverkehr kennen. So wird es leichter, Warnsignale zu erkennen und in Lösungen zur Minderung des Betrugsrisikos zu investieren.
Die Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) verfolgt Betrugsfälle und bietet Einblicke in die am weitesten verbreiteten Methoden in verschiedenen Branchen. Wenn es um die Kreditorenbuchhaltung geht, gibt es folgende Möglichkeiten, wie jemand Geld vom Unternehmen stehlen kann:
Rechnungsbetrug: In diesem Fall legt ein Mitarbeiter einen falschen Lieferanten an, in der Regel über eine Briefkastenfirma, um durch Rechnungsbetrug Zahlungen vom Unternehmen zu erhalten. Mitarbeiter können auch doppelte Rechnungen von echten Lieferanten verwenden, um Geld abzuschöpfen. Ziel ist es, die gestohlenen Gelder über ein gefälschtes Konto sich selbst und anderen Komplizen auszuzahlen.
Scheckbetrug: Manipulation von Schecks ist auch eine beliebte Methode, Betrug zu begehen. Zwar ist es mitunter schwierig, diese Art des Betrugs zu erkennen, dafür können Ermittler die betrügerischen Aktivitäten zu ihrer Quelle zurückverfolgen, wenn die Schecks schlecht manipuliert wurden.
Spesenbetrug: Mitarbeiter können den Prozess der Spesenabrechnung ausnutzen, indem sie ihre Ausgaben aufblähen, Kosten geltend machen, die nicht durch die Unternehmensrichtlinien abgedeckt sind, oder gefälschte Belege erstellen.
Bestechung und Schmiergelder: Eine weitere Möglichkeit ist die Bestechung von Unternehmen, die oft als Schmiergeld bezeichnet wird. In diesem Fall erhält der Mitarbeiter ein Geschenk, entweder in bar oder in anderer Form, wenn er einen bestimmten Lieferanten unter Vertrag nimmt.
Es gibt mehrere Gründe, warum Arbeitnehmer betrügen. Unzufriedenheit mit dem Gehalt oder drängende finanzielle Probleme können jemanden dazu bewegen, einen Zahlungsbetrug zu begehen.
Wenn potenziellem Kreditorenbetrug nachgegangen wird, ist es wichtig, sowohl einen internen Bericht zu erstellen als auch einen externen Prüfer hinzuzuziehen. Nach Angaben des ACFE erfahren die meisten Unternehmen durch Informanten von betrügerischen Aktivitäten. Interne Prüfungen können zwar potenzielle Betrugsfälle aufdecken, ein externer Prüfer ist jedoch weitaus wahrscheinlicher unvoreingenommen.
Wenn Sie einen Betrugsverdacht haben, sollten Sie zunächst Beweise sichern. Das bedeutet, dass Sie Schecks, Rechnungen, Verträge, Hauptbucheinträge, Kontoauszüge und andere relevante Unterlagen sammeln.
Zur weiteren Untersuchung potenzieller Betrugsfälle wäre es ratsam, ein Kontrollgremium einzurichten oder einen externen Wirtschaftsprüfer zu beauftragen, um die Unterlagen zu überprüfen. Weitere Maßnahmen können sein:
Lieferanten überprüfen
Konten ausgleichen
Transaktionen unter die Lupe nehmen
Schecks vor dem Ausstellen überprüfen
Wenn Sie die Mitarbeiter und den Prozess der Kreditorenbuchhaltung in Augenschein nehmen, ist es wichtig, dass eine unvoreingenommene Person die Lieferanten und Zahlungen überprüft. Dies kann ein externer Prüfer oder jemand aus einem anderen Bereich der Buchhaltung sein.
Die gute Nachricht ist, dass es Möglichkeiten gibt, Betrugsfälle zu verhindern. Zwar lässt sich das Betrugsrisiko nicht mit einer einzigen Maßnahme vollständig beseitigen, aber man kann es durchaus minimieren.
Einige Maßnahmen, welche Kreditorenbuchhaltungen heute zur Betrugsprävention ergreifen können, sind:
Mitarbeiterrotation: Es kann hilfreich sein, wenn die Mitarbeiter immer wieder verschiedene Aufgaben im Rahmen des Rechnungsprüfungsprozesses übernehmen, auch wenn dies zusätzliche Schulungen erfordert. Durch die Rotation der Mitarbeiter sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass ein Mitarbeiter oder ein Lieferant einen Betrugsversuch unternimmt, und es ist einfacher, Warnsignale zu erkennen.
Urlaubsvertretungen: Sorgen Sie für Vertretungsregelungen, so dass regelmäßig während der Urlaubszeit ein anderes Teammitglied die Arbeit eines Kollegen übernimmt. Ein frischer Blick bei der Überprüfung der Dokumentation kann betrügerische Aktivitäten aufdecken.
Stichprobenartige Prüfungen: Die Überprüfung des Kreditorenbuchhaltungsprozesses im Rahmen außerplanmäßiger Audits kann potenzielle Betrüger abschrecken und die Aufdeckung von Problemen erleichtern.
Automatisierung: Am besten vermeidet man Betrug im Unternehmen mit Hilfe von Technologie. In der automatisierten Kreditorenbuchhaltung werden ohne menschliches Zutun Rechnungen abgeglichen, nach doppelten Zahlungen gesucht, Fehler aufgedeckt und eine klarer Prüfpfad hinterlassen. Bei einigen Lösungen ist es sogar möglich, Genehmigungsbeschränkungen für bestimmte Konten festzulegen.
Legen Sie klare Rückerstattungsregeln fest: Betrug im Zusammenhang mit Rückerstattungen erfolgt häufig nicht mit Absicht, sondern einfach deswegen, weil Mitarbeiter die Unternehmensrichtlinien nicht kennen. In Zusammenarbeit mit der Personalabteilung sollte sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter die Unternehmensrichtlinien für Erstattungen verstehen.
Regelmäßige Aktualisierung der Lieferantenstammdaten: Langanhaltende Betrügereien setzen voraus, dass Rechnungs- oder Lieferantendaten auf irgendeine Weise gefälscht werden. Eine Möglichkeit, länger bestehende Betrugssysteme zu verhindern, ist die regelmäßige Aktualisierung der Lieferantendaten.
Richten Sie eine Anlaufstelle für Hinweisgeber ein: Manchmal fällt einem Mitarbeiter etwas Verdächtiges auf, aber er weiß nicht, an wen er sich wenden soll. Unternehmen, die für solche Fälle eine Hotline haben, profitieren davon deutlich. Die Wahrscheinlichkeit, dass ein Betrug durch einen Hinweis aufgedeckt wird, liegt bei ihnen 10 % höher als bei Unternehmen ohne Hotline.
Doch egal, wie aktiv eine Kreditorenabteilung bereits gegen Betrug vorgeht, sie sollte dennoch weiterhin auf mögliche Indikatoren dafür achten. Mit Hilfe von Technologie wird es einfach, einen möglichen Betrugsfall zu erkennen.
Um Betrug besser aufdecken zu können, verwenden zertifizierte Prüfer eine Reihe von Instrumenten. Eines der gebräuchlichsten ist das Benford‘sche Gesetz. Dieses mathematische Prinzip besagt, dass Zahlen in einer Folge wahrscheinlich Teil eines Musters sind, auch wenn sie zufällig erscheinen.
Mit anderen Worten: Für jede Zahl gibt es eine Wahrscheinlichkeit, dass sie in einem bestimmten Slot verwendet wird. Zum Beispiel beträgt die Wahrscheinlichkeit, dass die Zahl 1 an erster Stelle einer Zahlung verwendet wird, zum Beispiel € 1XX, 30,1 %. Zahlungsbetrug führt häufiger dazu, dass natürliche Muster durchbrochen werden.
Das Benford‘sche Gesetz bietet zwar keine absolute Sicherheit, aber Kreditorenbuchhaltungen haben damit ein einfaches Instrument an der Hand, mit dem sie Zahlungen überprüfen können.
In den letzten Jahrzehnten hat sich die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung enorm weiterentwickelt. Durch den Einsatz von OCR (Optical Character Recognition) zur Extraktion von Daten aus Rechnungen lassen sich nicht nur elektronische, sondern auch Papierdokumente schneller überprüfen. Außerdem hat künstliche Intelligenz den Rechnungsabgleich weitgehend automatisiert.
Diese hochmodernen Systeme zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung benachrichtigen die Benutzer sofort, wenn ein Warnsignal auftaucht – sei es eine doppelte Rechnung, eine fehlende Steuer-ID oder ein falscher Beleg. So trägt die Automatisierung dazu bei, das Betrugsrisiko zu verringern und gleichzeitig den Rechnungsprozess für das gesamte Team effizienter zu machen.